- •Часть 1. Системы управления базами данных ms access Введение
- •Свойства полей
- •Типы данных
- •Понятие ключевого поля
- •Глава 1. Построение базы данных
- •1.1. Создание базы данных
- •1.2. Создание таблиц
- •Создание таблицы учета студентов (таблица Студенты)
- •Ввод данных в таблицу «Студенты»
- •Создание таблицы «Оценка»
- •Ввод данных в таблицу «Оценка»
- •Создание таблицы «Группа»
- •Ввод данных в таблицу «Группа»
- •1.2. Изменение структуры таблицы
- •1.3. Создание связей таблиц
- •Глава 2. Оптимизация ввода информации в базу данных
- •2.1. Подстановка значений
- •Подстановка значений из таблицы
- •Подстановка из списка значений
- •2.2. Свойства полей
- •Свойство «Подпись»
- •Свойство «Обязательное поле»
- •Свойство «Индексированное поле»
- •Свойство «Значение по умолчанию»
- •Свойства «Условие на значение» и «Сообщение об ошибке»
- •Свойство «Формат поля»
- •Свойство «Маска ввода»
- •Глава 3. Запросы
- •3.1. Запросы на выборку
- •Запрос на выборку с условиями отбора.
- •Запросы на выборку с вычислениями.
- •Фио: [Фамилия] & ", " & [Имя] & " " & [Отчество]
- •101 Группа – Иванов Иван
- •Запрос на выборку с вычисления итогов.
- •Фио: [Фамилия] & " " & [Имя]
- •3.2. Запросы с параметром
- •Like [Введите первую букву фамилии] & "*"
- •3.3. Запросы на изменение
- •Запросы на создание таблицы
- •Запросы на обновление таблицы
- •Запросы на добавление
- •Запросы на удаление
- •Глава 4. Формы
- •4.1. Создание и использование Автоформ
- •4.2. Создание и использование форм
- •Глава 5. Отчеты
- •5.1. Создание и использование Автоотчетов
- •5.2. Создание и использование отчетов
- •Задания для самостоятельной работы
Свойства «Условие на значение» и «Сообщение об ошибке»
Данные свойства будут рассматриваться вместе, так как они связанны между собой.
Условие на значение – свойство определяет ограничение, накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке.
Сообщение об ошибке – свойство определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в предыдущем свойстве.
Примечание: Если это свойство не указано, будет выдано стандартное сообщение об ошибке.
Приведем несколько примеров условий на значение и соответствующих сообщений об ошибке.
Условие на значение |
Сообщение об ошибке |
<>0 |
Введите значение, отличное от нуля |
0 Or >100 |
Значение должно быть 0, либо больше 100 |
>=1 And <=10 |
Введите значение от 1 до 10 |
Like "К???" |
Значение должно содержать четыре символа и начинаться с буквы К |
Like "[0-9][0-9][0-9]" |
Значение должно состоять из трех цифр |
<=Date() |
Дата должна быть не позднее сегодняшней даты |
>=#1.01.1997# |
Дата должна быть после 1-го января 1997 г. |
Задания:
Закройте таблицу Студенты.
Откройте таблицу Оценка в режиме Конструктора.
Установите для поля Оценка свойство Условие на значение – >=2 And <=5 (больше или равно 2 и меньше или равно 5) и свойство Сообщение об ошибке – Оценка должна быть в интервале от 2 до 5 (см. рисунок).
Перейдите в режим Таблицы.
Нажмите кнопку Да.
Попытайтесь ввести оценку 6 в любой записи таблицы. Если вы все сделали правильно, то появится сообщение об ошибке.
Свойство «Формат поля»
Формат поля предназначен для вывода текста, чисел и дат в нужном виде на экран или печать.
Примечание: Формат поля не влияет на способ сохранения информации в таблице.
Для числовых, денежных, логических полей, для полей типа Дата/время и Счетчик существуют наборы стандартных (встроенных) форматов отображения. Кроме того, для этих типов полей пользователь может задать собственные (специальные) форматы.
Для текстовых полей, полей MEMO и гиперссылки встроенных форматов нет, и для них можно задать только собственные форматы.
Для полей объектов OLE форматы отображения данных определить невозможно.
Специальные форматы поля задаются с помощью одного или нескольких спецсимволов, некоторые из которых являются общими для всех типов данных, а другие отличаются для разных типов полей (текстовых, числовых, дата и др.)
Для всех типов данных можно использовать следующие символы:
-
«абв»
– символы, заключенные в кавычки, печатаются без изменения;
\
– выводит следующий символ, как константу;
[цвет]
– задает цвет, название которого указано в скобках. Допустимые имена цветов: (Черный), (Синий), (Зеленый), (Бирюзовый), (Красный), (Лиловый), (Желтый), (Белый).
Для текстовых типов данных применяют следующие спецсимволы:
-
@
– обязательный текстовый символ или пробел;
&
– необязательный текстовый символ;
<
– преобразует все символы в строчные (маленькие);
>
– преобразует все символы в прописные (заглавные).
Специальные форматы для текстовых полей могут состоять из двух разделов, разделенных точкой запятой (;). В первом разделе задается собственно формат отображения данных, во втором разделе – задается значение, которое будет отображаться в поле, если в это поле ничего не введено.
Задания:
Откройте таблицу Студенты в режиме Конструктора.
Для поля Фамилия в свойство Формат поля введите –>@;"***"[Красный].
Перейдите в режим Таблицы.
Все данные в поле Фамилия должны отображаться заглавными буквами и в нижней пустой строке находятся три красные звездочки.
Формат поля для данных типа Дата/Время можно выбрать из списка, а также задать с помощью специальных символов. Рассмотрим некоторые из них:
-
/
– разделитель компонентов даты
с
– задает встроенный Полный формат даты
d
– номер дня месяца, состоящий из 1 или 2 цифр (1-31)
dd
– номер дня месяца, состоящий из 2 цифр (01-31)
ddd
– сокращенное название дня недели (Пн-Вс)
dddd
– полное название дня недели (понедельник – воскресенье)
m
– номер месяца, состоящий из 1 или 2 цифр (1-12)
mm
– номер месяца, состоящий из 2 цифр (01-12)
mmm
– первые три буквы названия месяца (янв-дек)
mmmm
– полное название месяца (Январь-Декабрь)
q
– номер квартала в году (1-4)
у
– номер дня в году (1-366)
уу
– последние две цифры номера года (01-99)
уууу
– полный номер года (0100-9999)
Задания:
Откройте таблицу Оценка в режиме Конструктора.
Для поля Дата сдачи в Формат поля введите dd\ mmm\ уу (Внимание! Все буквы английского алфавита).
Перейдите в режим Таблицы.
Даты сдачи должны отображаться в виде – 01 янв 01.
Перейдите в режим Конструктора.
Для поля Дата сдачи в Формат поля введите dddd", "dd\ mmmm\ yyyy
Перейдите в режим Таблицы и посмотрите, как изменился формат вывода данных.
Перейдите в режим Конструктора и самостоятельно измените формат так, чтобы дата сдачи отображалась в виде – 01.01.07 г.
Формат поля для данных типа Числовой и Денежный можно выбрать из списка, а также можно определять самостоятельно с помощью специальных символов:
-
0
– выводится цифра или 0;
#
– выводитcя цифра или ничего не выводится;
$ + () -
– перечисленные символы отображаются без изменений
%
– процентный формат. Число умножается на 100 и к нему добавляется символ процента.
Специальные форматы могут включать в себя от одного до четырех разделов, отделенных друг от друга точкой запятой (;). В первом разделе описывается формат положительных чисел, во втором – формат отрицательных чисел, в третьем – формат нулевых значений, в четвертом – формат пустых значений.
Задания:
Откройте таблицу Студенты в режиме Конструктора.
Для поля КодГруппы в свойство Формат поля введите – 0;"Не должно быть отрицательным"[Красный];"Не должно быть нулевым"[Лиловый]
Перейдите в режим Таблицы.
Попробуйте в поле КодГруппы ввести отрицательное значение или нулевое. Должны появляться соответствующие надписи.
Для Логического типа данных свойство Формат поля позволяет выбрать из списка встроенных форматов: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.