Основные особенности языка документов

Современный русский литературный язык, сложившийся на базе русской пись­менности и литературы, распадается на множество речевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом и полом говорящих, их социальным про­исхождением и положением, уровнем образования и местом проживания, профессией и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место занимает сфера общения, в которой оказывается человек, - что уместно в одной ситуации общения, недопусти­мо в другой. Наша речь меняется в зависимости от того, с кем, когда, по какому пово­ду и с какой целью мы говорим. Еще Цицерон писал: « В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то, что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколько разновидностей, каждая из которых предназначена для об­щения в определенной сфере деятельности человека.

Разновидности литературного языка, связанные с функционированием языка в той или иной ситуации, называются стилями речи (от греч. stylos - ''палочка для пись­ма"). А стилистикой называется наука о языке и речи, изучающая языковые средства всех уровней с точки зрения наиболее целесообразного и общественно принятого их использования в зависимости от цели и обстоятельств общения (В.Г.Костомаров).

В настоящее время принято разграничивать следующие разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь и три функциональных стиля книж­но-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризуется особой функ­циональной направленностью речи. Например, в языке литературы это прежде всего создание художественных образов; ведущей функцией устной речи является непо­средственное речевое общение; основная функция публицистики — политическое воз­действие на слушателя и читателя; в научной речи важен обмен научной информацией; а официально-деловой стиль речи существует для передачи информации на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи - это разновидность современного рус­ского литературного языка, которая реализуется в сфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. А язык документов является обязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловому общению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля, сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования к содержанию служебного доку­мента и его речевому оформлению. И прежде всего язык служебного документа дол­жен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. На­пример, недопустимо использование просторечных, диалектных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве примера можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: "беспредел" вместо "беззаконие", "надо делиться" вместо "распределять", "разборка" вместо "сведение счетов", "отмывать деньги" вместо "легализовать", "крыша"вместо "защита", "крутой"вместо "жесткий".

Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстра­лингвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингвистические осо­бенности служебного документа.

ЭКСТРАЛИНГВИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ

ДОКУМЕНТА

1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа явля­ется его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предпо­лагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекват­ность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются с помощью самых различных лингвистических средств, о которых мы будем говорить далее. Но на один фактор, оказывающий существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следу­ет обратить внимание.

Создавая документ как источник письменной информации, государственному служащему необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всего сразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не полно­стью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения изменить, перефразиро­вать сказанное, подкрепить свою мысль жестами, использовать смысловые паузы, правильно расставить логические акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете информацию с по­мощью документа, то при этом нет немедленной обратной связи или возможности из­менить послание. Адресату придется самому разбирать, расшифровывать, интерпре­тировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, своего понимания. Поэтому следует всегда иметь в виду, что документ должен состав­ляться очень тщательно. Его автор должен продумывать каждое слово, не допуская возможности истолковать написанное иначе, чем задумано. Только тогда будет дос­тигнуто адекватное восприятие и понимание текста документа.

2. Коллегиальность. Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимо­сти от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим документ, адресантом (отправите­лем) становится "коллективный субъект", который направляет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Например, коллективный отпра­витель - Государственная Дума или какое-либо Министерство направляют свои решения, постановления, инструкции и другие документы также коллективному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии, федеральные служ­бы и другие государственные учреждения и организации.

Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию.

Большинство официальных документов визируется и подписывается нескольки­ми конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.

В целом в официальном документе выражаются интересы общественные, колле­гиальные, коллективные. Автором документа является, как известно, лицо не физиче­ское, а юридическое, коллективное (организация, предприятие, учреждение, объеди­нение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными су­ществительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например: Администрация ходатайствует... Коллегия решила... Арбитраж не возражает...

Итак, официальным отправителем и получателем документа почти всегда явля­ются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей. Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляется по точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, в определенную ор­ганизацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного об­щения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к исполь­зованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для при­нятия конкретного решения. Всего существует около 60 видов управленческих доку­ментов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и суще­ствующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности. Например, у письма как вида организационно-распорядительного документа известно до 20 подвидов различных по тематике и предназначенных для использования в различных управленческих ситуаций.

5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения ис­пользуется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заклю­чать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информа­цию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовые акта, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или учреждением бу­дет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое со­общение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстра­стную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновение в подготовитель­ные материалы и затем в сам документ ложной информации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотя бы раз допустит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь материал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность и убедительность информации связа­на с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность документа зависит от того, насколько он обоснован. Не обязательно использовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на своевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязанные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает крат­кость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости не допустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения. Управленческая информация — официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между адресантоми адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, органи­заций, предприятий, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого лич­ный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль изложения материа­ла, без эмоционально-экспрессивной или политической оценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логический стиль изложения мате­риала полностью соответствуют принципу внепартийности и внеконфессиональности самой государственной службы.

ЛИНГВИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТА

Рассмотренные нами экстралингвистические свойства управленческой инфор­мации и предъявляемые к ней требования должны быть определенным образом выра­жены в языке документа.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработа­лись такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию.

Чем же отличается язык документов от других разновидностей языка? Какие лингвистические средства используются наиболее широко в деловых бумагах?

Язык служебных документов существенным образом отличается от языка худо­жественной литературы, публицистики, разговорной речи, от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей.

Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования со­держания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуаци­ях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в дело­вой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

Языковая стандартизация документа существенно повышает его информатив­ность, заметно облегчает его восприятие и оценку адресатом, что способствует боль­шей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документах словесных формул, трафаре­тов, штампов столь велико, что некоторые специалисты вообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должност­ные оклады устанавливаются, а не даются; выговор объявляется; порицание выно­сится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посыла­ется; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языка слово штамп - stampa -печать, оттиск, иными словами, то, что постоянно и без изменения воспроизводится в различных условиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулы речевого этикета. При­ветствия, прощания, благодарности, соболезнования, поздравления и другие стандарт­ные этикетные штампы, используемые в стандартных ситуациях.

Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица.

В публицистике употребляются такие, например, словесные клише: важные собы­тия, международная жизнь, печатный орган, прибыть с официальным визитом и др.

Хотя использование словесных клише продиктовано функциональной целесообраз­ностью, порой они являются антиподами выразительности. Если, имея в виду художест­венную литературу или средства массовой информации, говорить об образности, об инди­видуальной манере автора, то в этом случае стандартизация противопоказана, она обедня­ет и незаслуженно упрощает современный русский литературный язык.

Мы часто являемся свидетелями того, как канцелярский штамп из официальной речи проникает в разговорную. По определению К.И.Чуковского, такие включения в живую речь называются канцеляритом. Они чужды обиходно-бытовой речи, делают ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге «Живой как жизнь» К.И. Чуковский приводит различные примеры подобных штампов: Я приобрела (вме­сто купила) для сына настольную игру. В одном доме со мной проживает (вместо живет) известный поэт. Моя подруга получила жилплощадь (вместо квартиру).

Мы и сейчас можем услышать эти и подобные фразы. Канцелярский штамп про­должает активно вторгаться в разговорную речь. Например, в деловой документаль­ной речи распространены такие словосочетания: осуществить проезд, полет, рекон­струкцию, строительство. Там они закономерны и выглядят естественно, но если сказать: Наконец-то я осуществил ремонт в квартире, то это прозвучит противоесте­ственно и смешно.

Традиционность употребления одних и тех же конструкций, строгость и едино­образие выражений, необходимые деловой речи, способствуют ускорению и облегче­нию понимания, предостерегают от возможных ошибок, удобны для машинной обра­ботки. Об употреблении языкового стандарта в официальной речи проф. А.А.Реформатский писал: "...в официальных документах не очень то можно вольни­чать словом, а извольте писать согласно принятой форме".

Однако существует мнение, что языковые клише недопустимы и в деловой речи, что стандартизация документа - это обеднение делового литературного языка. Но на самом деле плох не канцелярский штамп как таковой, а злоупотребление «канцеляри­том» там, где он неуместен, - в публицистике, в художественной литературе, в оби­ходном общении. В официально-деловом стиле речи, напротив, развитие стандартиза­ции, проявляемое через языковые штампы, соответствует общим закономерностям эволюции современного общества: все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации.

Итак, стандартизация языка документа - явление закономерное, которое проявляет­ся на всех языковых уровнях: слова, словосочетания, предложения и целостного текста.

Обратимся к различным проявлениям языкового стандарта в служебном документе.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ ЛЕКСИКИ

Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагает использование в нем слов только в одном из значений, при­нятых в официально-деловой письменной речи. Необходимо также, чтобы каждому понятию соответствовал только один термин. Напомним, что, по С.И.Ожегову термин это слово или устойчивое словосочетание, являющееся названием определенного по­нятия, употребляемого в различных областях специальной деятельности, а понятие -это логически оформленная общая мысль о предмете. И здесь очень важное значение имеет использование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи.

Это слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие сто­летия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоя­щий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторые из этих слов устаревают и за­ меняются современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных терминов слов - официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установление и др.

Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, особое место зани­мают существительные с префиксом-не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постоянно пополняется неологизмами. Однако не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературно­го языка. Например, иногда в деловой речи употребляется слово « неимение», которое легко заменить в документе на общепринятое слово «отсутствие».

3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.

В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области. Той предметной области, которой по­священ документ. Эта терминологическая лексика точна и однозначна, поэтому она удобна в употреблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего, юридические, финансовые и дипломатические термины, употребляемые в до­кументах. Например, для заключения договора используется юридическая терминоло­гия: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа - термино­логия из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, ди­стрибьютер, крилинг, лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.

4. Специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо дей­ствием или отношением, должностью или званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жизненных и деловых ситуациях может быть: истцом и от­ветчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

Кроме отдельных слов в деловой речи стандартизированы и целостные словосо­четания (языковые формулы). Широкое употребление языковых формул -устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, -одна из особенностей деловой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи - следствие регламенти­рованности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тема­тической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что...; в соответствии с договоренностью...; выражаем глубокую признательность за...; про­веркой установлено, что...

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используе­мых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким образом, одной из функций языковой формулы в тексте документа является выражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые ком­поненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами, определяющими видовую при­надлежность документа. Только по одному словосочетанию контроль за выполнением возлагается на... становится ясно, о каком виде документа говорится, - это, безуслов­но, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосо­четание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро восприни­мать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.

Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. В качестве примеров приведем устойчивые словосочетания из разных ви­дов документов. Это языковые конструкции типа: вступать в законную сипу; обжало­ванию не подлежит; без уважительной причины; в установленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцатилетнего возрас­та; предварительное рассмотрение и др. Список подобных наиболее употребимых устойчивых словосочетаний может быть с легкостью продолжен государственным служащим постоянно имеющим дело с документами.

От чего зависит выбор того или иного языкового оборота?

Правильный выбор устойчивого словосочетания из числа возможных определя­ется, во-первых, степенью его употребительности (частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации, а также его граммати­ческой правильностью с учетом особенностей официально-делового стиля. В языке документов к наиболее частотным устойчивым словосочетаниям относятся следую­щие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например: составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие, играть роль, иметь значение.

В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, наблюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вто­рая часть смыслового целого воспринимается как более значимая. Поэтому в словосо­четаниях существительное плюс глагол существительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего.

Устойчивые глагольно-именные словосочетания еще называют "расщепленны­ми" сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний можно образовать параллель­ные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм в этих словосочетаниях смысловой акцент, как мы уже отмечали, переносится с глагола на существительное, и для документа такой перенос является значимым: помочь - оказать помощь, рекон­струировать — произвести или осуществить реконструкцию, расследовать - про­вести расследование, проконтролировать — обеспечить контроль, содействовать — оказать содействие, ошибиться - допустить ошибку и др. Существительное в этих словосочетаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целях улучшения (ограничения, экономии); в сипу (обстоятельств); в отношении(лиц, граждан, исполнителей); по линии (профсою­за, комитета ) и др.

Интересно, что в разговорной речи эти предлоги заменяются на другие. Например:

В деловой речи: В разговорной речи:

"Суд прекращает дело за прими- "Суд прекращает дело, потому

рением участников спора" что они помирились"

"В целях подготовки юношей к "Чтобы подготовить юношей..."

военной службе..."

"В силу природных условий..." "Из-за дождя..."

"По достижении 18 летнего возраста "Когда исполнилось 18 лет..."

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение упот­реблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обес­печивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ПОСТРОЕНИИ ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в документе и на уровне це­лостного предложения. Четкая структура предложения, правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованное™, которые проявляются на уровне фразы в тексте докумен­та.

В русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т.е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках. Именно поэтому порядок слов оказывается большое влияние на понимание текста. Вот как шутил А.П.Чехов, показывая это влияние: Желаю Вам всевозможных бед, пе­чалей и напастей избежать. В этом предложении нарушен прямой порядок слов, гла­гол стоит в конце предложения - комический эффект очевиден.

В устной речи для того, чтобы подчеркнуть какое-либо значимое слово или часть фразы, можно использовать акцентное выделение голосом этого фрагмента. И тогда неправильный (свободный) порядок слов в предложении компенсируется, взаи­мопонимание между участниками диалога достигается.

В деловой письменной речи нет такой возможности, поэтому только правиль­ный (прямой) порядок слов в предложении помогает читающему установить истин­ный смысл высказывания.

Напомним, что правильный порядок слов - это когда подлежащее (субъект дей­ствия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия. Например: Город с 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. В данном случае субъектом действия является завод, поэтому слово "завод" должно стоять в начале предложения. Правильный вариант. Новый завод полностью обеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением. После исправления становится по­нятным, кто и кого обеспечит молочными продуктами.

Так же в русском языке действуют определенные правила расположения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический прин­цип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вво­дится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения. При составлении документа следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, понимание текста.

Например:

На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на первый квартал 1999г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объем работ по изготовлению опыт­ного образца переносится на основании письма заказчика.

В обоих предложениях основная информация находится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания в первом предложении является указание срока, на который переносится изготовление опытного образца. Во втором предложении целью высказывания является обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном приня­то называть нанизыванием падежей.

Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например, ...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов тамо­женного контроля....

СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТЕКСТА

Языковой материал.содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирую­щую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетек­стовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммы и т. п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. По мне­нию известного документалиста П.В. Веселова, унификация текста документа оправ­дана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документ, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важней­ших, нестандартных аспектах информации.

Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стан­дартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты со­общения (по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз Интенсивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает "узаконенный" вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространст­венно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью. Например, личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными мате­риалами по теме моего исследования.

Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксиче­ски оформленных частей предложения или предложений, соответствующих офици­ально-деловому стилю речи.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причи­ны, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояс­нения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету. Трафарет - традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация ото­бражается.

Справка№ Выдана

в том, что

Справка дана для представления ___________

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной инфор­мацией документа и местом, отведенном для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, "РФ", "Москва" и т.п.