Языковые требования к оформлению некоторых реквизитов документов

При подготовке управленческих документов, с помощью которых фиксируются решения административных и организационных вопросов органов государственной власти, предприятий, организаций и объединений независимо от органозационно-правовой формы этих структур и вида их деятельности, необходимо учитывать требования, предъ­являемые государственным стандартом к оформлению реквизитов документов.

Общие требования к оформлению документов включают в себя требования как к неязыковому, так и к языковому оформлению реквизитов управленческих документов.

В данной главе рассмотрим требования к оформлению только тех реквизитов документов, в работе над которыми у авторов возникают некоторые языковые трудно­сти. При этом будем останавливаться как на языковых, так и на неязыковых особенно­стях каждого реквизита.

Заголовок к тексту

Заголовок - краткое изложение основного содержания документа. При состав­лении заголовка необходимо помнить следующее:

1. Заголовок должны иметь все документы формата А4, так как заголовки облегчают и ускоряют регистрацию документов.

2. Документы, оформленные на бланках формата А5, и письма-ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь.

3. В заголовке к тексту дается указание на содержание документа, поэтому заголовок согласуется с наименованием вида документа.

4. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о реорганизации Академии или Приказ о создании аттестационной комиссии.

Заголовок может отвечать на вопрос: чего (кого)? Например, в протоколе: Засе­дание оргкомитета по вопросам... или в должностной инструкции: Должностная ин­струкция секретаря-референта.

Текст документа

Содержание управленческих действий в документах передается через текст, ко­торый является основной содержательной частью документа. При составлении текста документа есть много важных моментов языкового и неязыкового характера, которые необходимо знать:

1. Текст служебного документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных документах).

2. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Необходимо помнить, что тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной вла­сти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного объекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

3. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Анкета — унифицированный текст, в котором представлена характеристика одного объекта по определенным признакам.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. В анкете постоянной информацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики.

Наименования признаков выражают существительными в именительном падеже.

Например, в приказе о поощрении:

Табельный номер

Фамилия

Имя

Отчество

Должность

Структурное подразделение

Мотив поощрения

Вид поощрения

Дата поощрения

Основание .

Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаго­лом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ('"имеете", "владеете " или '"были", "находились " и т.д.).

Например, вопросы в анкете-заявлении о выдаче паспорта звучат следующим образом:

Какие награды имеете?

Какими языками владеете?

Не призваны ли Вы на военную службу?

Не уклонялись ли Вы от исполнения обязательств, наложенных судом? И т.д.

Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименова­ниями признаков.

Таблица - унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую ин­формацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организаци текста используется в тех случаях, когда требует­ся получить или отразить информацию по однотипным вопросам.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным словом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже, единственном числе.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согласо­ванная информация.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояс­нения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

4. При разработке структурной схемы сложных документов (уставов, правил, инструкций и т. п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например: 1.2.1.; 1.2.2.; 1.2.3.

5. В тексте документа, подготовленного на основании документов других орга­низаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты первичного документа: название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок к тексту.

6. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет ", "решил ").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их струк­турных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым ", "прошу вы­ делить "):

• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИСТ считает возможным ").

7. Управленческие ситуации часто повторяются, и это дало возможность унифи­цировать тексты для некоторых видов организационно-распорядтельной документа­ции и создать трафаретные тексты.

Трафаретные, типовые тексты - это информационно емкие тексты, которые по­лучают все более широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты — это тексты, содержащие постоянную информацию и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией.

По трафарету составляются различные виды справок, некоторые виды писем. Поскольку трафареты печатают типографским путем, применение этих текстов значительно сокращает время на подготовку документов. Исполнитель должен только до­полнить переменной информацией трафаретный текст.

Содержательная часть документа чаще всего бывает пред­ставлена связным текстом, а при необходимости имеет фор­му таблицы или анкеты. Для служебных документов воз­можно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хра­нения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к тек­стам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

• объективность и достоверность информации;

• составление по возможности простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

• структурирование текста документа, деление его на та­кие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

• широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих си­туаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служеб­ных документов, т.к. при составлении текстов документов ис­пользуется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетании (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотре­ние и утверждение..., проверкой установлено, что...);

• ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

• использование отглагольных существительных (оказать со­действие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов;

• использование сокращенных слов;

• использование универсальных слов с неопределенным значением;

• исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

• исключение заимствованных слов, имеющих аналог в рус­ском языке (продлить, а не пролонгировать), и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Составление организационно-распорядительных документов

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными (ОРД). В эту группу входят организационная, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, документация по личному составу, по предложениям и обращениям граждан.