1.3 Інвентаризація виробничих запасів, незавершеного виробництва, грошових коштів.

Інвентаризація виробничих запасів провадиться згідно з Інструкцією про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою Мінфіном України.

Інвентаризація — перелік, перерахування, зважування, перемірювання в натурі виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання, та зіставлення наявності з даними бухгалтерського обліку.

Основними завданнями інвентаризації запасів є виявлення фактичної наявності та дотримання умов зберігання; виявлення запасів, які не використовуються, перевірка реальності відображення вартості запасів у балансі підприємства.

Інвентаризація виробничих запасів провадиться за місцем зберігання та за матеріально відповідальними особами. Дата здійснення повної або часткової (вибіркової) інвентаризації встановлюється керівником підприємства. Ним же затверджується і склад інвентаризаційної комісії, строки проведення інвентаризації та оформлення її результатів.

Матеріальні запаси під час інвентаризації записуються в описи (типові форми) за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту та кількості (рахунком, вагою або мірою).

На виявлені в процесі інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких указуються причини, ступінь і характер пошкодження матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування.

Тара вписується до опису за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, потребує ремонту тощо).

На тару, що стала непридатною, інвентаризаційною комісією складається акт на списання із зазначенням причин псування.

Під час інвентаризації МШП, наданих в особисте користування працівникам, припускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням відповідальних за ці предмети осіб, стосовно яких відкриті особові картки, із проставлянням підпису в описі.

У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від даних книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає порівняльну відомість, в якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік лишків і нестач унаслідок пересортування; здійснюється розрахунок природної нестачі (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника робляться уточнювальні записи, наприклад, знайдено арифметичну помилку або інші неточності в роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації.

Якщо вартість нестач перевищуватиме вартість лишків, то різниця має бути віднесена на винних матеріально відповідальних осіб.

Взаємний залік лишків і нестач унаслідок пересортування може бути допущений тільки щодо товарно-матеріальних цінностей одного і того самого найменування і в кількості за умови, що лишки та нестачі утворилися за один і той самий період, що підлягав перевірці, та в тієї самої матеріально відповідальної особи.

За результатами проведеної інвентаризації складається протокол, в якому зазначаються стан складського господарства, результати проведеної інвентаризації, пропозиції про залік нестач і лишків при пересортуванні, списування нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі та втрати від псування цінностей, запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат надалі. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений у 5-денний термін керівником підприємства.

Результати інвентаризації після затвердження керівником відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому проведена (закінчена) інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. У пояснювальній записці до річного звіту підприємства, установи наводяться відомості про результати проведених протягом року інвентаризацій.

Відповідно до статті 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації матеріальних цінностей, а також невжиття заходів з відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок, безгосподарності тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Ті самі дії, здійснені особою, яка протягом року підлягала адміністративному стягненню, зумовлюють накладення штрафу від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Інвентаризація незавершеного виробництва має на меті визначити обсяги і фактичну собівартість його відповідно до порядку, встановленого Положенням про склад витрат по виробництву і реалізації продукції (робіт, послуг) і розробленими на його основі галузевими інструкціями.

У частині промислових підприємств, наприклад, необхідно:

- Визначити фактичну наявність заділів (деталей, вузлів, агрегатів) і незакінчених виготовленням та складанням виробів, що знаходяться у виробництві;

- Виявити неврахований брак;

- Визначити фактичну комплектність незавершеного виробництва (заділів) і забезпеченість збірки деталями;

- Виявити залишок незавершеного виробництва за анульованими замовленнями, а також по замовленнях, виконання яких призупинено;

- Визначити фактичну собівартість перебувають у провадженні заділів (деталей, вузлів, агрегатів) і незакінчених виготовленням та складанням виробів.

Перед початком інвентаризації необхідно здати на склади всі непотрібні цехам матеріали, покупні деталі і напівфабрикати, а також усі деталі, вузли і агрегати, обробка яких на даному етапі закінчена.

Знаходяться в цехах заділи незавершеного виробництва та напівфабрикати повинні бути приведені в порядок, що забезпечує правильність і зручність підрахунку їх кількості.

Перевірка залишків зачепила незавершеного виробництва (деталей, вузлів, агрегатів) проводиться шляхом фактичного підрахунку, зважування, перемірювання.

Описи складаються окремо по кожному цеху (дільниці, відділенню) із зазначенням найменування заділів, стадії чи ступеня їх готовності, кількості або об'єму, а по будівельно-монтажних робіт - із зазначенням обсягу робіт: по незакінчених підприємствам, їх черг, об'єктам, пусковим комплексам, розрахунки за якими здійснюються після повного їх закінчення без проміжних платежів; по незакінчених частинам конструктивних елементів та видів робіт.

Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають у робочих місць, що не піддавалися обробці, до опису незавершеного виробництва не включаються, а инвентаризуются особливо і фіксуються в окремих описах.

Остаточно забраковані деталі в склад незавершеного виробництва не включаються.

По незавершеному виробництву, який представляє собою неоднорідну масу або суміш (у відповідних галузях промисловості), в інвентаризаційних описах, а також у слічітельних відомостях наводяться два кількісних показники: кількість цієї маси або суміші та кількість сировини або матеріалів (за окремими найменуваннями), що входять до її склад. Кількість сировини або матеріалів визначається технічними розрахунками у порядку, встановленому галузевими інструкціями.

Наявність і об'єм незавершеного капітального будівництва встановлюються при інвентаризації шляхом перевірки в натурі оплаченої його частини. В актах інвентаризації вказується найменування об'єкта та обсяг виконаних робіт по цьому об'єкту по кожному окремому виду робіт, конструктивних елементів, устаткування і т.п.

Інвентаризаційна комісія повинна перевірити:

- Чи не значиться у складі незавершеного капітального будівництва обладнання, передане в монтаж, але фактично не розпочате монтажем;

- Стан законсервованих і тимчасово припинених будівництвом об'єктів.

За цим об'єктам, зокрема, необхідно виявити причини і підстави для їх консервації.

На закінчені будівництвом об'єкти, фактично введені в експлуатацію повністю або частково, приймання і введення в дію яких не оформлено належними документами, складаються особливі акти. Окремі акти складаються також на закінчені, але чомусь не введені в експлуатацію об'єкти. В актах необхідно вказати причини затримки оформлення здачі в експлуатацію вказаних об'єктів.

На припинені будівництвом об'єкти, а також на проектно-вишукувальні роботи з нездійсненого будівництва, що підлягають списанню з балансу, складаються акти, в яких наводяться дані про характер виконаних робіт та їх вартості із зазначенням причин припинення будівництва.

Для цього повинна використовуватися відповідна технічна документація, акти здачі робіт, етапів, журнали обліку виконаних робіт на об'єктах будівництва та інша документація.

Інвентаризація незаконних капітальних ремонтів будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об'єктів проводиться шляхом перевірки стану робіт в натурі.

На незакінчений капітальний ремонт складається акт, в якому зазначаються назва об'єкта, що ремонтується, найменування і відсоток виконання робіт, кошторисна і фактична вартість виконаних робіт.

Інвентаризаційна комісія за документами встановлює і включає в опису суму, що підлягає відображенню на рахунку витрат майбутніх періодів.

Порядок обліку, розподілу і включення до собівартості продукції або робіт зазначених витрат встановлюється у відповідних інструкціях.

Інвентаризація грошових коштів, цінностей і бланків суворої звітності в касі установи та розрахунків. При інвентаризації каси установи слід керуватися Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (із змінами). Для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності грошових коштів, цінних паперів, чекових книжок, поштових марок, оплачених путівок тощо, які знаходяться в касі установи, застосовується Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей. До початку інвентаризації в касі установи комісія записує останні номери прибуткового та видаткового касового ордерів, чекової книжки тощо. Комісія шляхом повного перерахунку перевіряє наявність у касі усіх грошових коштів, цінних паперів, лімітованих чекових книжок, поштових марок тощо. Для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності бланків документів суворої звітності та виявлення кількісних розходжень їх з обліковими даними застосовується Інвентаризаційний опис бланків документів суворої звітності. За наявності бланків документів суворої звітності, що нумеруються одним номером, складається комплект із вказівкою кількості документів у ньому.

Інвентаризація реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валютних та поточних рахунків, розрахунків з бюджетом, підзвітними особами, робітниками і службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами полягає у звіренні документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Комісія встановлює терміни виникнення заборгованості за цими рахунками, реальність заборгованості і винних осіб, якщо пропущені терміни позовної давності.

Усім дебіторам установи-кредитори повинні передати дані про їхню заборгованість, які пред’являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальної заборгованості. Дебітори зобов’язані протягом десяти днів з дня отримання документального підтвердження підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.

На рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми. Якщо до кінця звітного періоду не вдалось усунути виниклих розбіжностей або не встановлено розбіжностей, то розрахунки з дебіторами і кредиторами показуються кожною зі сторін у своєму балансі в сумах, які виходять з їх бухгалтерських записів і визнані нею правильними.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:

-              правильність розрахунків із банками, з фінансовими, податковими органами, державними цільовими фондами, з вищестоящою установою, іншими установами, а також зі структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси;

-              заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обґрун-тованість сум заборгованості з недостач і крадіжок та вжиті заходи про стягнення цієї заборгованості;

-              правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської та депонентської заборгованості, включаючи суми кредиторської і депонентської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув. Суми кредиторської і депонентської заборгованості, строк позовної давності яких минув, підлягають списанню з бухгалтерського обліку за порядком, визначеним Державним казначейством України;

-              реальність заборгованості робітникам і службовцям із заробітної плати, з розрахунків із робітниками і службовцями про безготівкові перерахунки;

-              чи вжито заходів для стягнення дебіторської заборгованості у встановленому порядку.

Для відображення результатів інвентаризації розрахунків за дебіторською та кредиторською заборгованістю, що знаходиться на обліку установи на момент звітного періоду (інвентаризації), призначений Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

В акті вказуються найменування про інвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованості, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув.

Акт складається інвентаризаційною комісією на підставі виявлених залишків сум за документами, які відображаються на відповідних субрахунках, підписується і передається до бухгалтерії.

До акта слід додати довідку, в якій наводяться найменування та адреси дебіторів і кредиторів, сума заборгованості, за що обліковується заборгованість, з якого часу і на підставі яких документів. Довідка складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.

За сумами дебіторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, у довідці вказуються особи, винні в пропущенні цих термінів.

Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік.

Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Заборгованість слід відображати поза балансом не менше п’яти років з часу списання для спостереження за можливістю її справляння у випадку зміни майнового стану боржника.