Организация работы архива должна соответствовать его рабочим целям.

Документы в архив передаются по специальному графику, составляемому архивом и согласованному с руководством компании. При приеме дел в архив обязательно должен присутствовать руководитель архива и ответственный сотрудник структурного подразделения, сдающего данное дело. Архив рассчитан не только на хранение документов, но и на периодическое обращение к ним. Именно поэтому отдельное внимание стоит уделить правилам выдачи документации работникам организации, других компаний и государственных органов. Любой документ должен выдаваться по специальному документу - «требованию». Выдача документа и срок возможного пользования им регистрируется в книге выдаче дел. Максимальный срок пользования архивным документом составляет: -до 1 месяца для сотрудников данной компании, -до 3 месяцев для сотрудников сторонних организаций и государственных органов. Организация работы архива - сложный процесс, требующий неукоснительного соблюдения всех правил.

18.Создание архива организации предполагает проведение сложнейших бизнес-процессов, которые лучше всего поручить профессиональным архивариусам. Скорее всего, создать полноценный архив организации в достаточно быстрые сроки будет под силу только специалистам этого дела. Подготовительным этапом в процессе создания архива организации становятся инвентаризация и систематизация всей документации компании. Инвентаризация документов предполагает проверку всех бумаг на формальную, фактическую и юридическую правильность. После чего отбираются документы, не требующие хранения, эти документы отправляют на уничтожение. Затем составляется перечень документов, которые необходимо восстановить. И лишь после этого все бумаги систематизируются в соответствии с требованиями архивного законодательства и пожеланиями фирмы-заказчика.

После проведения подготовительных работ приступают непосредственно к созданию архива организации. Руководитель компании должен принять решение о том, где будет расположен архив - непосредственно на территории компании, в собственных или арендуемых помещениях, или на территории независимой архивной организации, с которой будет необходимо заключить договор о хранении документов. В настоящее время трудно представить полноценную работу любой современной компании, у которой нет собственного электронного архива. Поэтому параллельно с созданием материального архива организации необходимо заняться и созданием его цифрового аналога.

19. В архиве составляется годовой план работы, план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. По итогам работы архивов составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.

20.-

21. .. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);

печатей и штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов.

22. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации. В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель архивной фирмы. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации лил организациям – правопреемникам. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделений со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию. Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.

23.-

24.-

25.-

26. Для определения ценности документов и их архивации в АО создается экспертная комиссия, возглавляемая одним из участников общества. Хранение документации осуществляется согласно п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» непосредственно по месту нахождения исполнительного органа АО в соответствии со сроками, которые были установлены действующим федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Постоянному содержанию в головном офисе подлежат:

• пакет уставных и учредительных документов;

• положения о филиалах или представительствах;

• правоустанавливающие документы на движимое и недвижимое имущество, находящееся на балансе АО;

• аффилированные списки;

• протоколы собрания акционеров и заседания совета директоров;

• решения и отчеты о выпуске ценных бумаг;

• годовые отчеты и материалы, предоставляемые акционерам на ежегодных отчетных собраниях;

• бюллетени для голосования членов АО, а также доверенности или их копии;

• решения исполнительного органа;

• описи бумаг, переданных в комплектацию архива или подлежащих ликвидации;

• судебные решения;

• иные документы, утвержденные действующим ФЗ, решением общего собрания акционеров, исполнительного органа или наблюдательного совета.

Согласно вступившего в законную силу «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», общество должно хранить в течение определенного срока бухгалтерские документы - договора (кредитные, финансово-хозяйственные, операционные). При этом Перечень не регламентирует место их хранения, следовательно, дела АО данной категории могут быть переданы в комплектацию архивов.

27.-

28. –

29.-

30.-