1.Документы архивного фонда рф отнесенные к гос.Собств, до передачи на постоянное хранение,временно,в пределах сроков,установленных федер арх службы хранятся в органзации.

В оответствии с положением об архивном фонде РФ(1994) для архивных документов ряда фед органов власти и иных организаций на основании соглашений,заклчаемых указанными органами с фед архивной слжбой, устанавливаются спец сроки и порядок временного и депозитарного хранения докуентов.

В целях современного приема арх документов от структурынх подразделений или других источников коплектования,обеспечивания их учета,сохранности,упорядочения и использования в соответст с правилами и подготовки передачи документов на постоянное хранение в орг создается архив

В зависимости от объема документов архив оздается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение, в составе службы доу,осуществляющее прием и хранение арх документов с целью использования.

2.Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения докуентов и отбора их для включения в состав архивного фонда рф.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащие хранению.

3. Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем. Комплектование архива включает:

• Определение источников комплектования архива;

• Определение состава документов, подлежащих приему в архив;

• Прием-передачу документов в архив.

• Источниками комплектования архива являются организации и физического лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.

• Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива. Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

4. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура ел является основой для составления описей для постоянного и временного( свыше 10л) хранения и основным документов в делопроизводтве, а в архиве органзации используется для учета дел временного(до 10 включитело) хранения.

Поздразделется на тповую примерную и индвидуальную

Типовая- устанавливает состав дел заводимых делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом

Примерная- устанавливливает примерный соста дел заводимых в делопроизводстве организаций,на которые она распространяется с указаними их ндексов и носит рекомендательный характер

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для оставления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся ими заголовки дел которые предполагается завести в делопроизводстве организации конкретизиованные с учетом их специфики.

5. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дубликатные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организации при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; - дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

6. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или перелет дела - нумерацию листов дела - составление листа-заверителя - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, переплетаются в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к переплету металлические скрепления из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробах.

7. Для обеспечения комплектования архива организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного , временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись составляется отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: - порядковый номер дела по описи - индекс дела - заголовок дела - даты дела - количество листов в деле - срок хранения дела. При составлении описи структурного подразделения соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером - порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дел обозначаются словами «ТО же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью - графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: - приказы по личному составу - списки личного состава - карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел) - личные дела - лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате) - невостребованные трудовые книжки - акты о несчастных случаях. Указанные виды документов, образующихся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации , передающей документы на государственное хранение, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с государственным архивом и утверждению с руководителем организации. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел и утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел за этот период государственным архивом.

8.-

9.Документы размещаются в порядке,обеспечивающем их омплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом их размещения

Расстановка средств хранения осущ в соответ с нормами.

-рассояние между рядами стелаей (главный поход) 110 см

- расстояние( проход) меду стеллажами 75 см – рассояние между наружной стеной здания и стеллажами пареллельно стене 75 см

10.Дела выдаются из хранилища:

• для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

• для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. – в рабочие помещения сотрудникам архива);

• для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

2.3.2. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

Дела (оригиналы или копии документов) выдаются из хранилищ с письменного разрешения:

• руководства архива – при выдаче особо ценных дел, для передачи документов во временное пользование вне архива, для экспонирования на выставках, при передаче на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;

• заведующего архивохранилищем (отделом) – при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям для работы в читальном зале.

2.3.3. Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

• десять дней – для сотрудников архива, исполняющих запросы;

• один месяц – для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;

• три месяца – для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней, Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.

11. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящихся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется: - установление физического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; - выявление и устранение недостатков в учете документов; - выявление отсутствующих документов и организация их розыска; - выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: - после перемещения дел в другое помещение; - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; - при смене лица, ответственного за архив; - при реорганизации или ликвидации организации. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившим проверку работником с указанием его должности. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел. Дела причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. Указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.

12. В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

13. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный фонд получившей их организации. На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации дел. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

14.-

15. Учетные базы данных ведутся для: - Составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета; - Подготовка в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов; - Оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени. Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета – фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах. Учетные БД действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов. Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов. Обобщенные показатели документов централизованного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД. Учетные БД заполняются на основе учетных документов архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД, разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов. В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную БД.

16.-

17. Любая организация, в независимости от её размеров, вынуждена хранить большое количество документов, созданных за весь период своей деятельности. Именно поэтому правильная организация работы архива компании является залогом её грамотного функционирования.

В большинстве фирм организация работы архива является обязанностью сотрудников отдела делопроизводства. Однако некоторые организации предпочитают создать отдельное структурное подразделение для этих целей. Грамотная организация работы архива компании требует соблюдения определенных правил.

Во-первых, для качественного функционирования архива необходимо выделить под его расположение отдельную площадь, отвечающую нормам хранения документации.

Во-вторых, при создании архива фирмы начальник архива или лицо, его заменяющее, назначается на эту должность или снимается с неё приказом непосредственно руководителя организации.

В-третьих, при образовании архива необходимо придерживаться и полностью следовать законодательным нормам об архивном деле, принятым в Российской Федерации.