2. Документооборот для структурного подразделения

2.1 Основные документальные связи подразделения (перечень отправляемых подразделениям документов)

Основные документальные связи подразделения (перечень получаемых (отправляемых) подразделением документов представляет собой:

Таблицу, в которой указан перечень получаемых подразделением А документов (№ п/п. код формы документа, наименование формы документа, от кого получает (наименование подразделения, должности), когда получает (срок, периодичность)
Таблицу, в которой указан перечень передаваемых подразделением А документов (№ п/п. код формы документа, наименование формы документа, кто получает (наименование подразделения, должности), когда получает (срок, периодичность) или таблицу, состоящую из двух частей:
Перечень получаемых документов (№ п/п. код формы документа, наименование формы документа, срок, периодичность)
Перечень передаваемых документов (№ п/п. код формы документа, наименование формы документа, срок, периодичность)

По вертикали указан перечень подразделений, указанных на структуре.

Достоинства

Простота, указанного перечня документов данным подразделением всеми другими подразделениями организации, срок получения (представления) документа.

Недостатки

Отсутствие операций выполняемых над документами и их исполнителей, отсутствие маршрута движения документов.

Основные документальные связи подразделения представлены в табл. 6.12 и табл.6.13

Таблица 6.12

Основные документальные связи подразделения А

Подразделение А получает:

№ п/п	Код формы документа	Наименование формы документа	От кого получает (наименование подразделений, должностей)	Когда (период, срок)
1
2
3
….

Подразделение А передает:

№ п/п	Код формы документа	Наименование формы документа	Кому передаёт (наименование подразделений, должностей)	Когда (период, срок)
1
2
3
….

Таблица 6.13

Основные документальные связи подразделения А

получает			передает
№ п/п	Наименование документа	Срок (период)	№ п/п	Наименование документа	Срок (период)
Подразделение Б
1	……………..	ежед.	1	……………..	ежед.
2	.……………	ежем.	2	.……………	ежем.
3	……………..	ежекв.	3	……………..	ежекв.
4	………………	ежег.	4	………………	ежег.
…	……………..	……..	…	……………	…….
Подразделение В
1	……………..	ежед.	1	……………..	ежед.
2	………………	ежем.	2	………………	ежем.
3	………………	ежекв.	3	………………	ежекв.
4	………………	ежег.	4	………………	ежег.
…	……………..	……..	…	……………	…….
Перечисляются все подразделения обозначенные на структуре

Примечание: перечисляются все подразделения, обозначенные на структуре предприятия

2.2 Распределение ответственности и полномочий специалистов и руководителей подразделения

Распределение ответственности и полномочий специалистов и руководителей подразделений представляет собой матрицу, в которой по вертикали указываются процессы, по горизонтали наименование должностных лиц, внутри матрицы указываются полномочия (обязанности, по выполнению процессов должностными лицами)

Достоинства – простота

Недостатки – отсутствие маршрута движения.

Таблица 6.14

Распределение ответственности и полномочий между специалистами и руководителями

	Процессы	Распределение ответственности и полномочий специалистов и руководителей ОМТС								Группа управления запасами
		Должностные лица								Должностные лица
		Начальник ОМТС	Заместитель начальника ОМТС по комплектации оборудования	Ведущий экономист по МТС технологической группы ОМТС	Экономист по взаиморасчетам	Экономист по планированию исполнению бюджета	Экономист по МТС	Инженер группы комплектации оборудования	Вед. специалист по работе с лесопром. комплексом	Ведущий экономист	Экономист	Экономист
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	1	2	3
1	Определение по плановым периодам потребности ОАО в сырье, материалах, химикатах, оборудовании, запасных частях, топливе для выполнения производственной программы, ремонтно-эксплуатационной и др. нужд, а также для создания необходимых производственных заданий и инвестиционных программ
2	Изучение возможности и целесообразности установления коммерческих связей по поставкам материально-технических ресурсов, согласование условий и заключение договоров с поставщиками
3	Выявление возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, изучение оперативной информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок, организация закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи
4	Обеспечение завоза материально-технических ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, регулирование поставок в соответствии с ходом производственного процесса
5	Организация количественного контроля поступающих ресурсов, обеспечение их хранения на складах ОАО, соответствующей подготовки и своевременной выдаче для производственного потребления
6	Контроль за рациональным использованием материальных ресурсов, соблюдением норм расхода материалов
7	Разработка совместно с подразделениями ОАО мероприятий по рациональному использованию материальных ресурсов, сокращению потерь, максимальному использованию деловых производственных отходов и вторичного сырья, контроль за выполнением этих мероприятий.
8	Совершенствование организации МТС, внедрение организационной техники и автоматизированных систем управления снабжением.
9	Обеспечение учета движения материально-технических ресурсов на складах ОАО.
10	Осуществление контроля за своевременным выполнением поставщиками обязательств по договорам, предъявлением претензий к поставщикам за нарушение ими обязательств и условий договора
11	Составление установленной отчетности
12	Планирование процесса приобретения материально-технических ценностей
13	Составление бюджета и финансового плана на плановый период по ОМТС и контроль его исполнениея
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	1	2	3
14	Р абота с дебиторской и кредиторской задолженностью
15	Участие в годовых инвентаризациях
16	Реализация не ликвидных и сверхнормативных ТМЦ
17	Выявление неликвидных и сверхнормативных запасов
18	Расчет и корректировка нормативных параметров управления запасами
19	Формирование и контроль исполнения программы по выявлению резервов снижения уровня нормативных запасов
20	Участие в плановых и выборочных инвентаризациях
21	Ежегодный отчет по результатам анализа запасов

	Исполнители Документы	Ген. Директор	Канцелярия			Отдел			Экспертная комиссия
	Исполнители Документы	Ген. Директор	Заведующий	Регистрация	Машинистки	Начальник	Стар. инспектор	Инспектор	Председатель	Эксперт	Секретарь
1	Письмо запрос.
2	Инструкция
3	Приказ
4	Протокол