6. Основы документооборота
6.1 Понятие документооборота
В соответствии с ГОСТР 51141-98 под «документооборотом» принимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления. Однако данное определение недостаточно и необходимо рассмотреть другие (уточняющие) понятия документооборота.
«Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними соответствующих подразделений и должностных лиц» 3
«Под документооборотом понимается последовательность прохождения документа через исполнителей от момента его составления до момента сдачи на хранение или передачи во внешние организации.4
«Документооборот – это движение (маршрут движения) документов в аппарате управления».5
«Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранения».6
«Последовательность выполнения операций конкретного процесса может быть представлена в виде технологической схемы, Которая наглядно фиксирует начало работы (процесса), характер их трудовых операций, возможность их механизации, а также их взаимосвязь».7
Разбирая употребляемое в ГОСТ Р51141-98 при определении документооборота слово «движение» в общем случае изменение можно сделать вывод, что при движении документов с ними происходят изменения.
Продвижение – это процесс, что означает совокупность последовательных действий для достижения каких-либо результатов. Имеются и другие понятия «процесса».
«Процесс – набор взаимосвязанных и взаимодействующих операций (действий) которые преобразуют входы и выходы».8
«Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы».9
«Процесс – совокупность последовательности и/или параллельных выполняемых операций, преобразующих материальный или/и информационные потоки с другими свойствами».10
Рис. 6.1 Представление процесса в стандарте ISO-9000:2000 ГОСТ Р.ИСО-2001.
Рис. 6.2
Таким образом, документооборот – это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.
6.2 Характеристики документооборота
Основными характеристиками документооборота являются:
Направление;
Содержание;
Объём документооборота;
Скорость движения документов;
Стоимость выполняемых типовых операций.
Остановимся более подробно на каждой характеристики.
6.2.1 Направления документооборота
По направлению документооборот делится на:
Горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня;
Вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня;
Документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций;
Документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.