Введение

Программный комплекс MS Office является одним из самых распространенных пакетов автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала дефакто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе.

СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и также позволяет привлекать клиентов.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. Такие сервисные возможности, как «Мастера» позволяют быстро создаать объекты базы на основе имеющихся заготовок. Макросы дают возможность автоматизировать часто повторяющиеся наборы операций. Встроенный язык программирования VBA (VisualBasicforApplications) позволяет создать собственные специфические процедуры обработки данных.

Лабораторнаяработа №1 Разработка инфологической модели и создание структуры реляционной базы данных

Инфологическая модель предметной области представляет эту область в виде набора информационных объектов и их структурных связей.

Предметная область нашей будущей базы: деятельность автосалона.В базе должны храниться сведения о том, кто и когда приобрел автомобиль, кто занимался работой с клиентами, информация о поставках машин на склад. В таблицах 1 и 2 изображены примерные данные, которые должны отражаться в системе.

Информационный объект- это модель некоторого реального объекта, процесса или явления, представленная в виде совокупности логически связанных реквизитов. В реляционной модели данных каждый информационный объект описывается отдельной таблицей. Т.о. информация в базе хранится в виде набора взаимосвязанных таблиц, которые принято называть отношениями.

Свойства реляционной модели:

1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя;

2. Строки таблицы отличаются друг от друга хотя бы одним значением, что позволит однозначно идентифицировать каждую из них;

3. Столбцы таблицы имеют уникальное имя, и в каждом из них размещаются однородные значения данных;

4. Порядок следования столбцов и строк не имеет значения;

5. На пересечении строки и столбца таблицы всегда имеется строго одно значение (или NULL- пустое значение);

Определим перечень информационных объектов, связи между ними, используя метод нормализации отношений.

Нормализация отношений- это формальный аппарат ограничений, накладываемых на формирование таблиц, который позволяет устранить дублирование информации, уменьшить время на ее ввод и корректировку, отследить противоречивости в данных.

Теория нормализации основана на концепции нормальных форм. В теории реляционных баз данных обычно выделяются: первая нормальная форма (1 Н.Ф.), 2 Н.Ф., 3 Н.Ф., нормальная форма Бойса-Кодда, 4 Н.Ф., 5 Н.Ф. (или нормальная форма проекции-соединения). При этом каждая следующая нормальная форма сохраняет в себе свойства предыдущих и, в некотором смысле, лучше их. На практике третья нормальная форма отношений в большинстве случаев достаточна, и привидением к ней процесс проектирования базы обычно заканчивается.

Ограничения первой нормальной формы: значения всех атрибутов отношения атомарны (неделимы). Данное требование является базовым в классической реляционной модели, поэтому любая реляционная таблица, по определению, уже находится в 1 Н.Ф. В таблицах 1 и 2 это требование не выполняется- на пересечении строк и столбцов встречается более одного значения. В таблицах 3 и 4 эта ситуация исправлена, таблицы удовлетворяют всем ограничениям первой нормальной формы.

Обозначим ключевые поля в таблицах.

Ключевое поле (простой ключ)- это поле, каждое значение которого однозначно идентифицирует одну из записей. Все значения ключевого столбца уникальны. Не будем рассматривать тривиальный случай, когда в качестве ключевых значений берутся порядковые номера записей. Если каждая запись таблицы однозначно идентифицируется значениями нескольких полей, то эти поля образуют составной ключ.

Таблица 3. «Продажи». Ни одно из предложенных в ней полей не может рассматриваться в качестве простого ключа- все поля содержат повторяющиеся значения: покупатель может неоднократно совершить покупку; каждый консультант работает с несколькими клиентами; одну и ту же марку машин могут приобрести несколько покупателей; в один и тот же день может быть совершено несколько сделок. Выявим части составного ключа. Ими могут быть, например, поля «Дата продажи» и «ФИО покупателя»- зная два этих значения, мы узнаем и данные о покупателе, и сведения о машине, которую он приобрел, и кто из консультантов работал с данным клиентом (при допущении, что клиент приобретает не более одного авто в день)В таблице ключевые поля выделены двойной рамкой.

Таблица 4. «Поставки». В один день мы можем принять поставку от нескольких поставщиков; один поставщик неоднократно доставляет авто в салон, машины одной марки могут быть приняты от разных поставщиков – обойтись одним простым ключом не получится. Определим составной ключ. Его части составят поля «Дата поставки», «Название поставщика» и «Марка авто». Зная эти данные, однозначно определим значения и всех остальных полей одной из записей (сколько авто этой марки мы получили, по какой цене и пр.)

Отношение находится во второй нормальной форме, если выполняются требования первой нормальной формы и каждый неключевой атрибут находится в полной функциональной зависимости от ключа (зависит от всех его частей).

Что бы перейти от первой нормальной формы ко второй, необходимо:

1. Определить, какие из неключевых атрибутов зависят от всех частей составного ключа и оставить их в таблице;

2. Выявить, от каких частей ключа зависят остальные неключевыеатрибуты и вынести их в отдельные таблицы: часть ключа (одно или несколько полей) + поля, находящиеся в зависимости от этой части. Тем самым каждое неключевое поле окажется в полной функциональной зависимости от ключа (состоящего из одной или нескольких частей).

Рассмотрим таблицу 3. От всех частей ключа (и от значения поля «ФИО покупателя», и от «Даты продажи») зависят поля «Марка авто», «Техн. характеристики», «Рис», «Цвет», «Цена», «ФИО консультанта», «Стаж работы», «Адрес консультанта», «Тел», «Дата рождения», «Дети». Эти поля оставляем в исходной таблице. Поля же «Адрес покупателя» и «Телефон покупателя» зависят только от одной части ключа – от поля «ФИО покупателя». Выносим их в отдельную таблицу «Покупатели». Соединяем обе таблицы линией связи (см. рис 1).

Рассмотрим таблицу 4.От всех частей ключа (от значения поля «Дата поставки», «Название поставщика» и «Марка авто») зависят только поля «Количество» и «Цена». Поля «Адрес поставщика» и «Телефон поставщика» зависят от части ключа «Название поставщика». Поля «Техн. характеристики авто» и «Рисунок» зависят от части «Марка авто». В итоге таблица разделится на 3 составляющие (см. рис 2). Назовем таблицы «Поставки», «Поставщики» и «Автомобили».

Отношение находится в третьей нормальной форме, если выполняются требования второй нормальной формы и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

Функциональная зависимость атрибутов Х и Y называется транзитивной, если существует такой атрибут Z, что имеется функциональная зависимость X->Z и Z->Y.

Что бы перейти от второй нормальной формы к третьей, необходимо:

1. Выявить поля, от которых зависят другие неключевые поля;

2. Создать новую таблицу для каждого такого поля и группы зависящих от него полей;

3. Удалить перемещенные поля их исходной таблицы, оставив лишь те из них, которые станут внешними ключами.

Рассмотрим рис 1. Поля «Техн. характеристика» и «Рисунок» зависят от ключа не на прямую, а через неключевой атрибут «Марка авто». Выносим эти поля в отдельную таблицу «Автомобили». Связываем разделившиеся части по полю «Марка авто». Поля «Стаж работы», «Адрес консультанта», «Тел», «Дата рождения», «Дети» зависят от неключевого поля «ФИО консультанта». Так же выносим их в отдельную таблицу «Консультанты». Получим набор таблиц с рис 3.

Рассмотрим рис 2. Здесь не наблюдается ни одной цепочки транзитивных зависимостей, поэтому вторая нормальная форма отношений является одновременно и третьей нормальной формой (рис 4)

Таблица 1. Продажи

Покупатели

Авто

Цвет

Цена

Дата

Консультанты салона

ФИО

Адрес

Тел

Марка

Техн. характ.

Рис

ФИО

Стаж

Адрес

Тел

Дата рожд

Дети

Воронов

Парковый 3

333

Logan

1.5 тонн

…

синий

10000

10.09.06

Иванов

1 год

Юрша5

111

21.09.70

да

Laguna

2 тонны

…

черный

25000

14.10.06

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

нет

Смирнов

Ленина 55

444

Megane

1.8 тонн

…

черный

16000

10.09.06

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Logan

1.5 тонн

…

красный

10000

20.10.06

Конев

Свиязева 6

555

Symbol

1.7 тонн

…

бордо

12000

10.09.06

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

Нет

…

Таблица 2. Поставки

Поставщики			Авто			Количество	Цена	Дата поставки
Название	Адрес	Тел	Марка	Техн. Характ.	Рис
Автотрейд	Россия, …	1234567	Logan	1.5 тонн	…	4	9000	07.09.06
			Symbol	1.7 тонн	…	2	11000	07.09.06
			Logan	1.5 тонн	…	3	9000	15.09.06
Renault	Франция, …	7654321	Megane	1.8 тонн	…	2	14000	5.08.06
			Megane	1.8 тонн	…	5	14000	15.09.06
			Laguna	2 тонны	…	2	23000	15.09.06
…

Таблица 3. Продажи. 1НФ

ФИО пок-ля

Адрес пок-ля

Тел

Марка Авто

Техн. характ.

Рис

Цвет

Цена

Дата продажи

ФИО конс.

Стаж

Адрес конс.

Тел конс.

Дата рожд

Дети

Воронов

Парковый 3

333

Logan

1.5 тонн

…

синий

10000

10.09.06

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Воронов

Парковый 3

333

Laguna

2 тонны

…

черный

25000

14.10.06

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

нет

Смирнов

Ленина 55

444

Megane

1.8 тонн

…

черный

16000

10.09.06

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Смирнов

Ленина 55

444

Logan

1.5 тонн

…

красный

10000

20.10.06

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Конев

Свиязева 6

555

Symbol

1.7 тонн

…

бордо

12000

10.09.06

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

Нет

…

Таблица 4. Поставки. 1НФ

Название пост-ка	Адрес пост-ка	Тел пост-ка	Марка авто	Техн. характ.	Рис	Количество	Цена	Дата поставки
Автотрейд	Россия, …	1234567	Logan	1.5 тонн	…	4	9000	07.09.06
Автотрейд	Россия, …	1234567	Symbol	1.7 тонн	…	2	11000	07.09.06
Автотрейд	Россия, …	1234567	Logan	1.5 тонн	…	3	9000	15.09.06
Renault	Франция, …	7654321	Megane	1.8 тонн	…	2	14000	5.08.06
Renault	Франция, …	7654321	Megane	1.8 тонн	…	5	14000	15.09.06
Renault	Франция, …	7654321	Laguna	2 тонны	…	2	23000	15.09.06
…

Продажи

ФИО п ок-ля

Дата продажи

Марка Авто

Техн. характ.

Рис

Цвет

Цена

ФИО конс.

Стаж

Адрес конс.

Тел конс.

Дата рожд

Дети

Воронов

10.09.06

Logan

1.5 тонн

…

синий

10000

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Воронов

14.10.06

Laguna

2 тонны

…

черный

25000

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

нет

Смирнов

10.09.06

Megane

1.8 тонн

…

черный

16000

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Смирнов

20.10.06

Logan

1.5 тонн

…

красный

10000

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Конев

10.09.06

Symbol

1.7 тонн

…

бордо

12000

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

нет

…

Покупатели

Ф ИО пок-ля	Адрес пок-ля	Тел
Воронов	Парковый 3	333
Смирнов	Ленина 55	444
Конев	Свиязева 6	555
…

Рис 1. Схема Покупатели-Продажи. 2НФ

П оставки

Название п ост-ка	Дата поставки	Марка авто	Количество	Цена
Автотрейд	07.09.06	Logan	4	9000
Автотрейд	07.09.06	Symbol	2	11000
Автотрейд	15.09.06	Logan	3	9000
Renault	5.08.06	Megane	2	14000
Renault	15.09.06	Megane	5	14000
Renault	15.09.06	Laguna	2	23000
…

Поставщики Автомобили

Н азвание пост-ка	Адрес пост-ка	Тел пост-ка		Марка авто	Техн. характ.	Рис
Автотрейд	Россия, …	1234567		Logan	1.5 тонн	…
				Symbol	1.7 тонн	…
Renault	Франция, …	7654321		Megane	1.8 тонн	…
				Laguna	2 тонны	…
…				…

Рис 2. Схема Поставки-Поставщики-Автомобили. 2НФ

П родажи Автомобили

ФИО п ок-ля	Дата продажи	Марка Авто	Цвет	Цена	ФИО конс.		Марка Авто	Техн. характ.	Рис
Воронов	10.09.06	Logan	синий	10000	Иванов		Logan	1.5 тонн	…
Воронов	14.10.06	Laguna	черный	25000	Петров		Laguna	2 тонны	…
Смирнов	10.09.06	Megane	черный	16000	Иванов		Megane	1.8 тонн	…
Смирнов	20.10.06	Logan	красный	10000	Иванов		Symbol	1.7 тонн	…
Конев	10.09.06	Symbol	бордо	12000	Петров		…
…

Покупатели Консультанты

Ф ИО пок-ля	Адрес пок-ля	Тел		ФИО конс.	Стаж	Адрес	Тел	Дата рожд	Дети
Воронов	Парковый 3	333		Иванов	1 год	Юрша 5	111	21.09.70	да
Смирнов	Ленина 55	444		Петров	3 года	Мира 7	222	17.01.75	нет
Конев	Свиязева 6	555		…
…

Рис 3. Схема Продажи-Покупатели-Автомобили-Консультанты. 3 НФ

П оставки

Название п ост-ка	Дата поставки	Марка авто	Количество	Цена
Автотрейд	07.09.06	Logan	4	9000
Автотрейд	07.09.06	Symbol	2	11000
Автотрейд	15.09.06	Logan	3	9000
Renault	5.08.06	Megane	2	14000
Renault	15.09.06	Megane	5	14000
Renault	15.09.06	Laguna	2	23000
…

Поставщики Автомобили

Н азвание пост-ка	Адрес пост-ка	Тел пост-ка		Марка авто	Техн. характ.	Рис
Автотрейд	Россия, …	1234567		Logan	1.5 тонн	…
				Symbol	1.7 тонн	…
Renault	Франция, …	7654321		Megane	1.8 тонн	…
				Laguna	2 тонны	…
…				…

Рис 4. Схема Поставки-Поставщики-Автомобили. 3 НФ

П оставкиПоставщики

Название пост-ка	Дата поставки	Марка авто	Количество	Цена		Название пост-ка	Адрес	Тел
Автотрейд	07.09.06	Logan	4	9000		Автотрейд	Россия, ..	1234567
Автотрейд	07.09.06	Symbol	2	11000
Автотрейд	15.09.06	Logan	3	9000		Renault	Франция,	7654321
Renault	5.08.06	Megane	2	14000
Renault	15.09.06	Megane	5	14000		…
Renault	15.09.06	Laguna	2	23000

ПокупателиАвтомобили

Ф ИО пок-ля	Адрес пок-ля	Тел			Марка авто	Техн. характ.	Рис
Воронов	Парковый 3	333			Logan	1.5 тонн	…
Конев	Свиязева 6	555			Symbol	1.7 тонн	…
					Megane	1.8 тонн	…
					Laguna	2 тонны	…

ПродажиКонсультанты

ФИО пок-ля

Дата продажи

Марка Авто

Цвет

Цена

ФИО конс.

ФИО конс.

Стаж

Адрес

Тел

Дата рожд

Дети

Воронов

10.09.06

Logan

синий

10000

Иванов

Иванов

1 год

Юрша 5

111

21.09.70

да

Воронов

14.10.06

Laguna

черный

25000

Петров

Петров

3 года

Мира 7

222

17.01.75

нет

Смирнов

10.09.06

Megane

черный

16000

Иванов

Рис 5. Схема 3НФ

Смирнов

20.10.06

Logan

красный

10000

Иванов

Конев

10.09.06

Symbol

бордо

12000

Петров

Так как мы решили отразить в базе информацию как о поставках товара, так и о его продаже, свяжем обе схемы по таблице «Автомобили» (рис 5). Действительно, ведь мы и поставляем, и продаем товар одного ассортимента.

Мы определили информационные объекты модели: «Консультанты»; «Автомобили»; «Покупатели»; «Поставщики»; «Поставки»; «Продажи» (рис 6.)