Лабораторная работа № 11 Создание отчетов
Отчет используется для сведения воедино, анализа и печати данных в удобной визуальной форме.
1.Создадим итоговый отчет, показывающий наши отношения с поставщиками:
■ Вкладка «Создание», кнопка «Мастер отчетов»
■ В качестве источника выбираем запрос «Расчеты с поставщиками»;
■ Переносим все поля, кроме «№ поставки». Далее.
■ По умолчанию задана группировка по полю «Марка авто», мы бы хотели сгруппировать по номеру поставщика, поэтому нажмите кнопку “ <”, выберите из списка полей «Номер поставщика», нажмите“ >”
■ Далее. Щелкните по кнопке «Итоги»
■ У поля «Итого» выберите функцию Sum
Рис. 68 Задание итогового суммирования в отчете
■ ОК. Далее. Макет: ступенчатый. Далее. Выберите любой стиль.
■ Далее. Имя оставьте Расчеты с поставщиками. Готово.
■ В режиме конструктора подкорректируйте размеры и положения полей:
Рис. 69 Отчет «Расчеты с поставщиками»
Создадим итоговый отчет, показывающий результаты продаж по месяцам:
■ Вкладка «Создание», кнопка «Мастер отчетов»
■ В качестве источника выбираем таблицу «Продажи»;
■ Переносим поля «Марка авто», «Цена», «ФИО покупателя», «Месяц». Далее.
■ По умолчанию задана группировка по полю «Марка авто», мы бы хотели сгруппировать данные по месяцу, поэтому нажмите кнопку “ <”, выберите из списка полей «Месяц», нажмите“ >”
■ Далее. Щелкните по кнопке «Итоги»
■ У поля «Цена продажи» выберите функцию Sum
Рис. 70 Задание суммирования цен по месяцам
■ ОК. Далее. Макет: ступенчатый. Далее. Выберите любой стиль.
■ Далее. Имя оставьте Ежемесячный отчет. Готово.
■ В режиме конструктора подкорректируйте размеры и положения полей:
Рис. 71 Ежемесячный отчет
Лабораторная работа № 12 Импорт и экспорт данных
Импорт данных
В текущую базу можно импортировать любые объекты из других баз, из электронных таблиц и текстовых файлов, сохраненные в определенном формате.
1. Импортируем таблицу «Прайс-лист» из базы данных «Продажа запчастей» в текущую базу данных «Автосалон»:
■ Нажмите на вкладку«Внешние данные»
■ Выберите тип файла, который мы хотим импортировать: MS Office Access и найдите базу «Продажа запчастей» (она находится в той же папке, откуда вы брали изображения автомобилей):
Рис. 72 Импорт из БД «Продажа запчастей»
■ Нажмите «Импорт».
Рис. 73 Импорт таблицы «Прайс-лист»
■ Видим, что из этой базы можно импортировать таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Но база «Продажа запчастей» содержит только одну таблицу «Прайс-лист», ее и импортируем. ОК.
■ Просмотрите список таблиц базы - теперь он пополнился таблицей «Прайс-лист»:
Рис. 74 Перечень таблиц БД «Автоцентр»
Импортируем данные из электронной таблицы Excel:
■ Нажмите на вкладку «Внешние данные»
■ Выберите тип файла, который мы хотим импортировать: MS Office Excel и найдите файл «Услуги салона» (он в той же папке, что и база «Продажа запчастей»).
■ «Импорт». Возникнет окно:
Рис. 75 Импорт электронной таблицы Excel
■ Далее.
■ Данные можно сохранить либо в уже существующей таблице, либо в новой. Выбираем «Сохранить в новой таблице». Далее.
■ В следующем окне можно описать каждое поле импорта (или вообще пропустить некоторые поля). Оставляем все без изменения. Далее.
■ В появившемся окне определяем ключевое поле. Это поле - «Название услуги».
■ Далее. Задаем имя таблицы-Услуги салона (вместо Лист1). Готово. Согласитесь с импортом. Список таблиц базы пополнился еще одной таблицей.
Экспорт данных
Данные из баз Access можно обрабатывать и использовать в других приложениях (базах данных SQL, Paradox, DBase, таблицах Excel, HTML документах и др.). Для этого необходимо экспортировать данные в соответствующем формате. Кроме того, объекты текущей базы можно переместить (экспортировать) в другую базу данных Access.
Экспортируем таблицу «Покупатели» в базу данных «Продажа запчастей», для этого:
■ Выделим таблицу «Покупатели», заходим в пункт меню «Файл»/ «Экспорт…».
■ Выбираем из списка файл базы «Продажа запчастей», нажимаем «Экспорт»:
Рис. 76 Экспорт таблицы «Покупатели» в БД «Продажа запчастей»
■ Задаем новое название таблицы, мы оставим прежнее - Покупатели:
Рис. 77 Задание имени экспортируемой таблицы
■ ОК.
■ Все, таблица «Покупатели» скопировалась в базу «Продажа запчастей» (можете проверить)
4. Экспортируйте самостоятельно таблицу «Продажи» в файл Excel«Услуги салона.xls»:
Рис. 78 Экспорт таблицы «Продажи» в файл Excel«Услуги салона.xls»
5.Анализ таблицы с помощью Excel
Поскольку Access располагает ограниченными возможностями графического представления данных, тот содержимое таблицы Access можно передать Excel для дальнейшего анализа.
■ Выберем таблицу «Оплата консультантов»
■ Перейдите в закладку «Внешние данные»/ «Экспорт в таблицу Excel - программа Excel автоматически запустится и данные отобразятся на рабочем листе. (В отличие от экспорта, где мы передавали данные в уже имеющийся файл Excel, при анализе данных создается новый Exel - документ, название которого совпадает с названием таблицы Access)