4.2 Класифікація та види інформації

Інформацію слід класифікувати за наступними ознаками:

1. за повнотою охоплення явища:

а) повна; б) часткова; в) надлишкова;

2. за періодом дії:

а) разова; б) періодична; в) довгострокова;

3. за змістом:

а) планова облікова; б) фінансова; в) бухгалтерська; г) конструкторська; д) технологічна; ж) довідкова;

з) адміністративна.

4. за рівнем достовірності:

а) достовірна; б) недостовірна.

Важливим і досить поширеним засобом представлення інформації в процесі менеджменту є графіки, які за видом ілюстрації інформації поділяють на:

1. графіки, що зображують організаційні відносини у виробництві (структуру, зв’язки, взаємовідносини) в основному без кількісних характеристик, серед котрих схеми класифікаційні і класифікаційно-аналітичні, схеми організаційні, схеми робочого процесу, хронограми і сітьові графіки;

2. графіки, що зображують розташування речей та явищ у просторі (топограми) і у часі – хронограми (циклограми, хронограми робочих операцій, хронограми процесів зборки, диспетчерські графіки);

3. графіки кількісних відносин (діаграми, номограми).

4.3 Документація та її роль у забезпеченні комунікативного процесу

Документація – це письмове подання інформації про факти, події, явища об’єктивної реальності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію слід класифікувати за різними ознаками, головними серед яких є:

1. за призначенням:

а) технічна документація – це документація, пов’язана з конструкторською, технологічною підготовкою, обслуговуванням виробництва, капітальним будівництвом, технічним контролем якості продукції;

б) планово-облікова – це документація, що використовується для техніко-економічного планування, фінансової діяльності, економічного аналізу, матеріально-технічного постачання та реалізації продукції, бухгалтерського та статистичного обліку;

в) оперативно-виробнича документація така, що призначена для оперативного планування та регулювання виробництва;

г) адміністративна (ділова документація) – це призначена для організаційно-розпорядчих цілей, внутрішньої та зовнішньої кореспонденції;

д) документація по особовому складу призначена для прийому, звільнення, переміщення, підготовки та перепідготовки кадрів.

2. за формою:

а) текстова – журнали, бланки, малюнки;

б) графічна або зображальна – креслення, схеми, графіки, плани, карти, діаграми;

в) ауді-візуальна – звукозаписи, діапозитиви, кінофільми тощо;

3. за строками зберігання:

а) постійного зберігання;

б) довгострокового зберігання (більше 10 років);

в) тимчасового зберігання (до 10 років).

4. за первинністю створення:

а) оригінал;

б) копія.

5. за видами:

а) службово-інформаційна – службові записки, листи, доповідні записки, акти;

б) розпорядча – накази, розпорядження, постанови, резолюції, інструкції, протоколи;

в) спеціальна – конструкторсько-технологічна, планово-економічна, фінансова, бухгалтерська та звітно-статистична.

Необхідно відмітити, що кожен документ одночасно може відноситись до різних класифікаційних груп. Наприклад, (річний план технічних обслуговувань та ремонтів автомобілів) можна віднести одночасно до технічної, планово-облікової, графічної, тимчасового зберігання. Крім того такий план може бути оригіналом і копією.

Питання для самоконтролю:

1. Що таке комунікації?

2. Які є форми комунікацій?

3. Охарактеризуйте основні елементи комунікаційного процесу.

4. Які перепони виникають на шляху комунікаційного процесу?

5. Що таке інформація та які основні її види?

6. Які є форми відображення інформації?

7. Що таке документація та її значення в комунікаційному процесі?

8. Наведіть класифікацію документації за різними ознаками.

9. Як взаємопов’язані різні складові комунікаційного процесу?

10. Між якими рівнями може виникати комунікаційний процес?