Тема 9. Документационное и информационное обеспечение в системе управления

Методические советы

Изучение данной темы необходимо начинать с понятия «документ», взаимосвязи понятий «документ» и «информация». Нужно усвоить классификацию и виды документов.

Важно понять значение информации и информационного обеспечения организации. Следует рассмотреть законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства; усвоить основные требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и к бланкам документов; рассмотреть процесс документообразования и документоведения, функции административного делопроизводства.

Вопросы для самопроверки

1. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

2. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?

3. Какое понятие информации используется документоведами и где оно закреплено?

4. Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему?

5. Что понимается под юридической силой документа?

6. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

7. На какие основные группы делятся документы?

8. По каким признакам классифицируются документы?

9. Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30–2003? Требования к оформлению документов, его содержанию.

10. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

11. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

12. Какие поля рекомендованы при оформлении документов?

Литература [10, 17, 21, 24, 27, 28, 30].

Тема 10. Организация документооборота

Методические советы

Необходимо усвоить понятие «документооборот», развитие документооборота; изучить общие правила организации документооборота в учреждении; проблемы совершенствования документооборота, учет его объема; рассмотреть правила приема и обработки входящих документов; порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.

Следует изучить задачи и общие правила регистрации и индексации документов, формы регистрации, контроля за сроками исполнения документов.

Вопросы для самопроверки

1. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2. Что входит в понятие документооборота?

3. Что влияет на организацию движения документов?

4. Какова принципиальная схема документооборота организации?

5. На какие основные категории можно разделить организации, учреждения в зависимости от объема документооборота?

6. Каковы основные правила организации документооборота?

7. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

8. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

9. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

10. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?

11. Какое значение имеет регистрация документов?

12. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?

13. Назовите формы регистрации документов. В чем достоинства и недостатки каждой из форм?

14. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

15. Назовите основные виды контроля за исполнением документов. В чем их особенности?

Литература [10, 17, 21, 24, 27, 28, 30].