Міністерство освіти і науки, молоді та спорту україни технологічний коледж національного університету «львівська політехніка»

„ЗАТВЕРДЖУЮ”

Голова циклової комісії

спеціальних комп’ютерних дисциплін

_____________ Ю.Г.Деревянченко

“____” “___________” 2011р.

Інструкція до лабораторної роботи № 29

Розробка моделі «сутність-зв’язок» заданої предметної області. Створення бази даних в середовищі СКБД..

з дисципліни «Інформатика»

для студентів спеціальності

5.05010201 “Обслуговування комп’ютерних систем і мереж”

напряму підготовки 6.050102 “Комп’ютерна інженерія”

Інструкцію розробила викладач

_____________ Н.Я.Капарник

Львів 2011

Тема: Розробка моделі «сутність-зв’язок» заданої предметної області. Створення бази даних в середовищі СКБД.

Мета: Уміти створювати структури таблиць, налагоджувати зв’язки між таблицями, вводити дані в таблиці.

Короткі теоретичні відомості

Основні поняття про бази даних. База даних – це деяка кількість однорідних, певним чином структурованих даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп‘ютерних носіях.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки учнів, абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи компанії, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік товарів і матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається з таких етапів:

1. створення структур таблиць БД;

2. встановлення зв‘язків між таблицями;

3. введення даних у таблиці;

4. редагування структур і даних;

5. відшукання інформації в БД;

6. створення форм і оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як MS Access, FoxPro та інші. Їх називають системами керування базами даних (СКБД).

В MS Access база даних – це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді декількох таблиць, зазвичай зв‘язаних між собою. Крім таблиць, у файлі БД можуть бути інші об‘єкти: форми, записи, сторінки, що забезпечують веб-доступ до даних; звіти макроси, модулі, які розглядатимемо далі.

Розглянемо вигляд окремої таблиці. Таблиця складається з рядків і стовпчиків. Рядки називають записами.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну особу, книжку, продукцію, рейс тощо. Запис складається з полів.

Поле – це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Поле має назву (це назва стовпця), значення характеризується типом даних і додатковими властивостями даних. Стовпець даних у таблиці – це і є поле.

Типи і властивості полів. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів, які можуть траплятися в різних задачах.

Лічильник – це числовий тип, який забезпечує автоматичне заповнення поля числами 1, 2,...

Назва полям (тобто стовпцям) дає користувач. Назви типів є стандартні. Значення полям надають відповідно до змісту конкретної задачі. Кожний тип має низку додаткових властивостей.

Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (значення: байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат із запропонованого меню (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов‘язкове поле, індексоване поле.

Підпис поля – це заголовок стовпця таблиці. Наприклад, якщо pr – назва поля, що міститиме прізвище, то відповідний стовпець у таблиці варто підписати як Прізвище.

Умова на значення поля, що містить оцінку, може бути такою: 2 or 3 or 4 or 5, де or – це логічна операція “або”, а повідомлення програми у випадку введення користувачем недопустимої оцінки, наприклад 6, - “Помилка! Таких оцінок немає ”.

Індексованість варто зазначити для тих полів, за якими записи будуть упорядковувати чи відшукувати потрібні.

Структура таблиці – це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру розробляє (придумує) користувач під час аналізу конкретної задачі.

Створення файлу бази даних і таблиць в MS Access. Розглянемо, як створити файл бази даних. Для цього після запуску програми MS Access треба виконати таку послідовність команд: Файл  Створити Þ Нова база даних Þ Надати назву файлові БД Þ Створити. Отримаєте головне вікно БД .

Тепер можна створювати таблиці для БД. Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви .таблиць, які є в БД. Назва файлу, наприклад, studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна у БД, а назва таблиць – на закладці Таблиці.

Є декілька способів створення таблиць:

• режим таблиці;

• конструктор таблиці;

• майстер таблиці;

• імпорт таблиці.

Створення таблиці складається з двох етапів: 1) описування структури таблиці за допомогою конструктора таблиць; 2) введення даних у таблицю в режимі таблиці.

Конструктор таблиць. Конструктор таблиці (команда Конструктор таблиці) призначений для описування її структури.

У режимі конструктора користувач задає:

• назви полів методом введення назв з клавіатури;

• тип даних методом вибору типу із запропонованого списку;

• описи полів у разі необхідності;

• властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей.

Часто достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки головні властивості фіксуються автоматично згідно із принципом замовчування.

Структуру таблиці можна модифікувати (змінити). У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити Þ Рядки. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати Þ Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Телефони тощо. Власне тепер створюється таблиця, яка ще не містить даних. Програма запитує користувача, чи створив він ключове поле, чи зробить це згодом.

Ключове поле. У таблиці може бути хоча би одне поле, жодне значення в якому не повторюється. За допомогою цього поля програма розрізняє записи в цілій таблиці. Таке поле називається ключовим або полем первинного ключа. Це поле не може залишатися порожнім.

Якщо створюють декілька таблиць, які об‘єднані спільною тематикою, як, наприклад, у задачі про успішність студентів, то ключове поле – це поле з номером студента, якому надано назву НОМЕР. Таке поле прийнято дублювати в інших таблицях. Воно може мати іншу назву, але значення даних у цьому полі в різних таблицях для відповідних записів ті ж самі.

Поле із прізвищами чи поля з оцінками не можуть бути ключовими, оскільки значення в них можуть повторюватися в межах одної таблиці, а поля зі значеннями номера студента, ідентифікаційного коду особи чи коду товару можуть бути ключовими.

У конструкторі таблиці ключове поле позначається піктограмою із зображенням ключа ліворуч від назви. Задати чи скасувати ключове поле можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів чи контекстного меню цього поля.

Ключове поле слугує для налагодження зв‘язків між таблицями.

Зв‘язки між таблицями. Між декількома таблицями можуть бути налагоджені зв‘язки. Власне зв‘язані таблиці та бази даних, що їх містять, називають реляційними. Є три типи зв‘язків: один до одного, один до багатьох і багато до багатьох.

Зв‘язки створюють між полями. Під час створення зв‘язку один до одного відповідні поля в двох таблицях мають бути ключовими. У цей момент вони можуть не містити даних.

Розглянемо таблиці Оцінки, Телефони й Адреси. Між таблицями Оцінки й Адреси можна налагодити зв‘язок по полю НОМЕР типу один до одного. Тоді одному запису в першій таблиці відповідатиме один запис у другій. Завдяки такому зв‘язку програма однозначно розпізнає адресу певного студента, хоча прізвище студента в таблиці Адреси вже не буде.

Між таблицями Оцінки і Телефони можна налагодити зв‘язок по полю НОМЕР типу один до багатьох (один студент може мати багато номерів телефонів). Тоді програма зможе автоматично визначити для конкретного студента всі його номери телефонів.

Для налагодження зв‘язків між таблицями призначена команда Сервіс Þ Схема даних. У конструктор схеми даних потрібно долучити таблиці, наприклад, Оцінки, Адреси, Телефони, і закрити вікно зі списком таблиць. Щоб налагодити перший зв‘язок, слід перетягнути ключове поле НОМЕР з таблиці Оцінки на ключове поле НОМЕР у таблиці Адреси і в діалоговому вікні Змінити зв‘язки задати режими, пов‘язані з цілісністю даних і каскадним обновленням полів, чи вилучення записів Þ ОК. Ключове поле НОМЕР у таблиці Адреси називатиметься полем зовнішнього ключа.

Під час налагодження зв‘язку один до багатьох лише одне поле має бути ключовим. Зв‘язок один до багатьох налагоджують перетягуванням ключового поля НОМЕР з таблиці Оцінки на некключове поле НОМЕР у таблиці Телефони і т.д. За допомогою контекстних меню ліній зв‘язків зв‘язки можна вилучати.

Зв‘язок багато до багатьох використовується рідше. Він потребує третьої транзитної таблиці, до якої прокладається зв‘язок багато до одного і від якої – один до багатьох.

Зв‘язки між таблицями дають змогу ефективно відшукувати потрібіні запаси й маніпулювати даними. Розглянемо три приклади.

1. Заповнюючи даними одну зі зв‘язаних таблиць, можна отримати доступ до зв‘язаних з цим полем записів іншої таблиці й відредагувати або ввести дані в її полях, не відкриваючи другої таблиці. Для доступу до зв‘язаного запису потрібно в поточній таблиці клацнути на позначці +, яка є перед записом.

2. Якщо додатково увімкнена опція забезпечення цілісності даних, то під час заповнення поля зовнішнього ключа відбувається автоматичний контроль за правильністю введення даних. Тобто, якщо в головній таблиці Оцінки є студенти лише з номерами 1, 2, ... 25, то в таблицю Адреси дані про студента з номером 26 ввести не можна.

3. Якщо ввімкнено опцію каскадне вилучення, то у разі вилучення з таблиці Оцінки запису про невстигаючого студента будуть автоматично вилучені записи про цього студента з таблиць Телефони й Адреси.

Зв‘язки між таблицями прийнято створювати перед введенням даних у таблиці з метою недопущення помилок під час введення даних.

Введення даних у таблиці. Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці => Виберіть потрібну таблицю => Відкрити чи двічі клацніть на назві.

Дані у нову таблицю вводять звичайно з клавіатури або імпортують чи копіюють з якогось джерела даних. Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній.

Дії із записами та полоями. Записи можна редагувати, упорядковувати за зростанням чи спаданням значень деякого поля (полів), додавати, вилучати. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат => Заховати стовпець/Показати стовпець.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат => Зафіксувати чи вивільняють – Формат => Вивільнити всі стовпці.