Номенклатура дел

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится памятью учреждения, хранителем информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Таких документов накапливается много. Чтобы их можно было легко найти, документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную папку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами, которая закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел- систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.

При хорошо составленной номенклатуре документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать никаких затруднений.

Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Кроме того, номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учет6ным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Виды номенклатуры дел.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями(ведомствами) в целях унификации группировки документов определенной категории предприятий, организаций с однотипным характером деятельности и составом документов.

Как правило, типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли).

Типовые номенклатуры дел носят обязательный характер, примерные - рекомендательный.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения или его структурного подразделения и разрабатывается на основе типовой и примерной.

При составлении индивидуальной номенклатуры должна быть учтена специфика формирования дел конкретного предприятия.

Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел (оба вида номенклатур относятся к индивидуальным). Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Требования к номенклатуре дел.

Каждая организация (ее структурное подразделение) должна иметь номенклатуру дел, независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура дел.

Номенклатура дел оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 97 и нормативных документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, в процессе деятельности предприятия.

При составлении номенклатуры дел можно использовать положения или уставы об учреждении, предприятии и их структурных подразделениях, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений, описи дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения, справочные картотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности предприятия или структурного подразделения.

Дела общественных организаций учреждения (профсоюзной и т.п.) включаются в номенклатуру дел учреждения, при котором они созданы.

Номенклатура дел утверждается в установленном порядке, действует в течение ряда лет и подлежит составлению и утверждению заново в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата).

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет секретарь или лицо, ответственное за работу с документами , подписывает её составитель. Такая номенклатура дел не утверждается, но согласовывается с архивом предприятия. Затем номенклатура дел подразделения передается в канцелярию, где на основе номенклатур дел составляют сводную номенклатуру дел всего предприятия.

Сводную номенклатуру дел подписывает также составитель, утверждает руководитель предприятия, согласовывают с архивным учреждением, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов и наименования (заголовки) дел.

Наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре предприятия. В номенклатуре, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделами являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения(направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или предприятия.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно, под резервными номерами, которые должны быть предусмотрены с этой целью в каждом разделе номенклатуры.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передачи их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передачи дел в другое предприятие для продолжения и т.п.