2. Контроль виконання управлінського рішення

Контроль в менеджменті розглядається у трьох аспектах: контроль як діяльність апарату управління, одна з його загальних функцій; контроль як принцип управління; контроль як завершальний процес процедури прийняття управлінських рішень.

Необхідність контролю за реалізацією прийнятих рішень досить очевидна. Господарська практика свідчить про те, що нерідко і якісно розроблені рішення виявляються невиконаними через відсутність добре налагодженої системи контролю. Керівник змушений реагувати на ситуацію після отримання тривожного сигналу, коли доля рішення вже знаходиться у критичній точці. Проблема може оцінюватися за критеріями, не відображає дійсний стан справ (наприклад, у будівництві в якості критерію використовується показник-освоєння коштів, замість кількості і якості виконаної роботи). Причинами відхилень у реалізації рішень можуть бути безвідповідальне ставлення виконавців, поява нових обставин, які неможливо було врахувати на стадії розробки рішення, але необхідно на завершальному етапі його реалізації.

Правильно організований контроль орієнтує колектив на якісну роботу, мотивує працю, дозволяє виявити резерви, поліпшити діючу систему прийняття рішень, сприяє підвищенню ефективності управління та діяльності підприємства в цілому .

Процес контролю - це діяльність суб'єктів контролю, спрямована на виконання прийнятих рішень шляхом реалізації певних завдань, принципів, методів, застосування технічних засобів і технології контролю.

Процес контролю характеризують три складові:

o Змістовна (що виконується в процесі контролю);

o Організаційна (ким і в якій послідовності здійснюється);

o Технологічна (як здійснюється).

Мета контролю - забезпечення єдності рішення і виконання, попередження можливих помилок і недоробок, своєчасне виявлення відхилень від заданої програми, поставлених завдань і встановлених термінів.

Зміст контролю проявляється у виконуваних ним функціях:

o Діагностика стану справ;

o Орієнтування;

o Стимулювання;

o Коригування дій;

o Поширення передового досвіду;

o Здійснення авторського нагляду;

o Педагогічна функція;

o Правоохоронна функція.

Діагностична функція контролю полягає у виявленні фактичного стану справ щодо виконання прийнятого рішення. Орієнтує спрямована на зазначення орієнтирів, тобто тих проблем, які в даний момент заслуговують найбільшої уваги. Стимулююча функція контролю проявляється у виявленні та залученні в роботу всіх невикористаних резервів, і в першу чергу людського фактора.

Треба мати на увазі глибоку помилку керівників, які вважають, що, чим дошкульніше санкції за упущення в роботі, тим підлеглі краще будуть працювати. Часто це спонукає до більш витонченим формам приховування недоліків. Контроль важливо націлювати не тільки на виявлення недоліків, але і резервів, на переконання працівників у недооцінці та ігноруванні потенційних можливостей.

Коригуюча функція контролю полягає в уточненні самого рішення, якщо обстановка змінилася. Зробити це слід «на місці», не відкладаючи у «довгий ящик». Керівник повинен усвідомлювати, що фактичне становище є результат перевірки прийнятих ним рішень. З'являється парадоксальна ситуація: керівник вважає, що перевіряє працівника, а останній уже перевірив своєю роботою керівника.

Якою має бути тактика керівника в даній ситуації? Перш за все, йому слід спокійно ознайомитися з результатами контролю, зіставити їх з вихідним рішенням, якщо необхідно - внести корективи і допомогти підлеглим перебудувати роботу.

Такий підхід, можливо, ущемляє честолюбство керівника, зате він корисний для вирішення проблеми. Керівник повинен вибрати, що йому дорожче: доля прийнятого рішення або ілюзорне задоволення честолюбних амбіцій (часто такий вибір, до жалі., Буває не на користь справи).

У ході перевірки слід уважно поставитися до крупиць передового досвіду, в тому числі у виконавців, які не всі завдання однаково добре вирішують. Передовий досвід вивчається по ряду критеріїв:

o Повторюваність успіхів у роботі, їх стійкість;

o Законність методів досягнення кращих результатів;

o Конкретність умов, в яких методи роботи досягають мети, а також протипоказання, за яких вони неприйнятні.

Досвід може переноситися механічно. Таким чином, в ході контролю можна не тільки перевіряти, але і рекомендувати більш раціональні методи виконання роботи, тобто поширювати позитивний досвід.

Авторський нагляд - одна з функцій контролю, в ході якого автор не тільки виявляє увагу до втілення задуму, але і критично оцінює упущення, обговорює із зацікавленими особами сумніву, навчається, підвищує свою кваліфікацію. Контроль виконує в цьому випадку і педагогічну функцію.

Як говорилося раніше, контролю властива і правоохоронна функція, тому що керівник повинен стояти на позиції дотримання та захисту існуючих норм права.

Відомі різні види контролю та ознаки їх класифікації. В якості останніх можуть виступати особливості суб'єктів контролю, характер завдань, взаємини суб'єкта контролю з підконтрольним об'єктом, використовувані методів і техніки контролю, та ін

Так виділяють формальний, реальний, внутрішній і зовнішній види контролю (у спеціальній літературі з менеджменту в останні роки автори частіше вказують три види контролю: попередній, поточний та підсумковий).

Залежно від суб'єкта розрізняють державний, відомчий, а також громадський контроль, які в свою чергу можуть мати підвиди. Їх відносять до загальних, оскільки ці види використовуються в усіх сферах суспільного і державної діяльності.

При організації контролю необхідно враховувати наступне:

o Виконання контрольних функцій має доручатися особам, досить компетентним у питаннях, що підлягають контролю, щоб оцінити причини та наслідки можливих відхилень, а також розглянути пропозиції щодо їх усунення;

o Працівники, які здійснюють контроль, не повинні бути пов'язані єдиними матеріальними інтересами з підконтрольними підрозділами, щоб забезпечити об'єктивність і принциповість оцінок.

На жаль, не кожне підприємство чи організація має чітку систему внутрішньогосподарського контролю. Тим часом вона повинна забезпечувати організаційні, технічні та економічні умови, що гарантують принциповість контролю. Одночасно контроль повинен бути систематичним, масовим, гласним, він повинен включати в себе різноманітні форми і способи самоконтролю.

У залежності від виконуваних функцій і особливостей проведення виділяють контроль попередній, направляючий, фільтруючий і наступний.

Методи попереднього контролю використовуються до початку виконання рішення, що дозволяє визначити якісні, кількісні та структурні характеристики оптимального варіанта його реалізації. Завдання попереднього контролю - встановити, чи правильно сформульовані цілі та визначено передумови і стратегія.

Направляючий контроль застосовується від початку практичного здійснення рішення до завершального етапу. Він включає в себе: вимірювання, порівняння, оцінку об'єкта, вироблення і виконання коригувальної дії, спрямованого на досягнення кінцевих результатів.

Метод фільтруючого контролю застосовується у разовому порядку в ході реалізації рішення. У його зміст входить призупинення виконання рішення на якій-небудь ділянці при різких відхиленнях фактичних результатів від запланованих.

Метод контролю за результатами (наступний контроль) застосовується по виконанню рішення і корисний для обліку нюансів роботи на майбутнє. Матеріали наступного контролю повинні розглядатися на нарадах (зборах) незалежно від ступеня досягнення мети рішення. При цьому аналізуються всі етапи підготовки, прийняття і виконання рішення, оцінюються успіхи та недоліки виконавців, з урахуванням обговорення націлюються на вирішення нових проблем.

На підприємствах може здійснюватися безперервний контроль за реалізацією прийнятих рішень в умовах застосування відповідної електронно-обчислювальної техніки і математичного забезпечення. Це стає можливим за наявності постійної взаємодії на базі автоматизованої системи зв'язку між контролюючими органами та виконавцями. Інформаційне забезпечення такої системи містить у банку даних відомості про стан діяльності об'єкта, про рішення, що приймаються керівництвом, а також про результати їх виконання. Порівняння можуть проводитися за значні відрізки часу і сприяти підвищенню об'єктивності контролю. Крім цього автоматизована система контролю може забезпечувати його раптовість, комплексність, оперативність виявлення відхилень і внесення коригувань, не порушуючи ритму роботи підприємства та окремих підрозділів.

Процес контролю включає чотири стадії:

1. Встановлення норм діяльності (функціонування);

2. Збір даних про фактичні результати;

3. Порівняння і оцінка фактичного і очікуваного підсумків виконання рішення;

4. Розробка та реалізація коригувальних дій.

Норми функціонування встановлюються в ході складання плану. На етапі організації контролю виділяються точки спостереження - індикатори відхилення поведінки об'єкта контролю від норми функціонування.

Ефективний контроль заснований на прогнозуванні результатів, він повинен бути орієнтований на перспективу, інакше контроль може стати формальним і навіть марним.

Збір даних про фактичне виконання рішень - забезпечує етап контролю, найкраща його форма - використання сучасних технічних засобів постачання оперативною інформацією. Органами управління встановлюються ключові точки, збір інформації від яких дозволяє приймати випереджаючі рішення, до настання небажаних подій.

Порівняння і оцінка фактичного і очікуваного результатів повинні здійснюватися на основі якісної інформації (точної і достатньою). Матеріали аналізу негайно направляються керівнику, чий ділянку роботи контролювався.

Розробка коригувальних дій здійснюється на основі сигнальної (індикаторного) інформації. При цьому розкриваються причини відхилень, пропонуються альтернативні варіанти їх подолання. По суті завдання внесення коректив є безальтернативною, оскільки в умовах, що змінилися виконання раніше прийнятого рішення може бути неефективним, або дезорганізовані. Корективи вносяться при збереженні цільової орієнтації рішення. Але можлива ситуація, коли за матеріалами контролю приймається нове рішення по нинішній обстановці Враховуючи небажані наслідки, керівник повинен передбачати можливість внесення коригувань до рішення, особливо якщо воно приймається в умовах неповної інформаційної визначеності.

Слід додати, що правильне рішення може бути прийнято тільки за наявності достатньої, достовірної та своєчасної інформації, яка грає істотну роль при розробці та ухваленні управлінського рішення.

Організація і контроль виконання управлінських рішень, і контроль за їх якістю (а відповідно і їх ефективність) можна назвати однією з найважливіших передумов забезпечення конкурентоспроможності продукції і фірми на ринку, формування раціональних організаційних структур, проведення правильної кадрової політики і роботи, регулювання соціально-психологічних відносин на підприємстві, створення позитивного іміджу та ін