Обработка исполненных и отправляемых документов
Цель данного этапа документооборота – сохранение обязательного экземпляра документа в деле, обеспечение сохранности документов при пересылке, документирование факта отправления корреспонденции.
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации. Служба ДОУ определяет индекс дела, в которое должен быть подшить обязательный экземпляр документа (содержащий необходимые грифы и визы), подписывает отметку о направлении документа в дело.
Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающим подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны быть возвращены исполнителю на доработку.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя следующие операции: сортировку по корреспондентам; упаковку; оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Она осуществляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
Таким образом, специалисты службы ДОУ осуществляют некоторые процедуры на каждом этапе документооборота – фиксируют факт создания, получения, отправки документа; разделяют документы на потоки; организуют движение документов в организации; осуществляют контроль за исполнением документов; ведут информационно-справочную работу; формируют документы в дела; обеспечивают сохранность документов. Только четко организованная и налаженная схема документооборота в организации станет совершенной и более эффективной с точки зрения временных и финансовых затрат.
Правила организации движения внутренних документов. После создания внутреннего документа, он должен быть зарегистрирован в журнале внутренних документов (автор, название, дата, регистрационный номер), затем документ доводится до сведения сотрудников, для пользования в их работе, если таковое из содержания не выясняется, то документ отправляется в архив организации, подшивается в дело.
Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.
Объем документации, создаваемой в организациях всего мира имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные. Главными объективными причинами увеличения объемов документов специалисты называют: научно-технический прогресс, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. К субъективным причинам относят: увеличение количества проверяющие инстанций, разбухание контролирующих органов; незнание или несоблюдение работниками управленческих структур, законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов; неквалифицированное документирование распорядительной деятельности; несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения; некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач; отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования.
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, видно как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.
Соответственно, рационализация документооборота должна начинаться с сокращения объемов документации, а затем – автоматизации делопроизводственных процессов.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.
Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения.
Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решения, должен содержать только необходимую информацию, четко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения.
Декларируя задачу сокращения расхода ресурсов, в том числе экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.
Методом сокращения документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. В организациях типична ситуация, когда документ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в различные дела. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадежный, а главное, длительный поиск. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.
Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо наличие достаточно высокого уровня организационной культуры, которая выражается чувством личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, выказанную оценку.
Уменьшение физического размера документов – существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые связаны с преодолением бюрократических привычек.
Например, среди руководителей еще бытует мнение, что в вышестоящую организацию нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и с полем подшивки в 2 см менее «солиден», чем с продольным расположением, и может унизить автора и т.п.
Согласно современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит внести значительную экономию средств при их переработке. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов.
Электронный документооборот можно рассматривать как один из способов совершенствования документооборота организации сегодня, с другой стороны, он, скорее всего, станет ключевым звеном любой системы делопроизводства будущего.
При электронном документообороте документы могут быть получены, созданы уже в электронном виде или оцифровываться на стадии экспедиционной обработки, далее следует процедура автоматизированной регистрации. После рассылки документа в электронной форме, все изменения сроков исполнения, исполнителей, резолюций фиксируются в электронных регистрационных карточках.
Электронный документооборот реализуется на базе системы автоматизации делопроизводства и документооборота, которая позволяет осуществлять следующие операции:
проводить единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения и всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
осуществлять регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
списывать документы в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
контролировать своевременное исполнение поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверять правильность и своевременность исполнения документов;
вести поиск документов и получать статистические отчеты по документообороту организации;
формировать реестры отправки для экспедиции учреждения или отправлять документы с помощью систем электронной почты.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия могут использовать системы управления документооборотом (например, «1С: Электронный документооборот», «Галактика» – модуль «Управление документооборотом», «Дело»). Для предприятий с очень большим объемом документации рациональным является создание собственной системы документооборота.
Таким образом, преимущества электронного документооборота перед «традиционным» (бумажным) очевидны: однократная регистрация, отсутствие возвратных движений документов, быстрота пересылки, оперативность поиска и т.п.
При организации документооборота очень существенной является проблема увеличения объемов документации, и здесь необходимо учитывать субъективные и объективные причины. Документооборот совершенствуется не только путем рационализации и сокращения количества применяемых форм документов; организации их скорейшей доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов. Очень важным является и повышение общей культуры управления, культуры работы с документами.
Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает юридическую силу документу.
Регистрация преследует цели: учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам.
Процесс регистрации – это снятие или перенос с документа реквизитов и занесение их в регистрационную форму(в журнал, картотеку, БД).
Принципы регистрации документов. Регистрации подлежат все документы, независимо от способа получения. В организации д.б.утвержден перечень регистрируемых документов. Не регистрируются: рекламные, поздравительные письма, приглашения, программы семинаров, брошюры, пакеты с пометой «лично», копии нормативных документов, информационные материалы.
Каждый документ получает регистрационный номер. У входящих документов регистрационный номер не совпадает с номером, указанным в самом документе.
Документы регистрируются однократно, регистрация проходит в канцелярии. Для всех документов ведутся раздельные регистрационные формы. В регистрационную форму входят следующие сведения о документе: дата поступления, входящий регистрационный номер, который присваивается документу получателем, дата документа, регистрационный номер, который присваивается отправителем, автор документа, заголовок, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения, номер дела, куда помещен документ после исполнения. Данная форма заполняется не сразу, по мере движения документа.
При регистрации внутренних документов нет даты получения документа, а будет дата поступления, которая совпадает с датой подписания документа. У внутренних документов в отличие от входящих имеется одни регистрационных номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.
Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Формы регистрации бывают: журнальная, карточная, автоматизированная-электронная.
Журнальная нужна, когда учет документов не на первом месте. Она помогает разрешать конфликтные ситуации и отвечать на претензии граждан. Данная форма используется для учета секретных и конфиденциальных документов. Для каждой категории есть своя журнальная форма.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера и даты. Эта форма удобна, когда в организацию поступает большое количество документов.
Карточная система. + регистрация у разных сотрудников одновременно; карточки заводятся в необходимом количестве; карточки подвижны, легко передвигаются, наглядны.
Данная система помогает в информационно-справочной работе, позволяет передавать один экземпляр карточки в сроковую картотеку для контроля за исполнением (используются полоски разного цвета, которые приклеиваются сверху и по диагонали), другой – в информационно-справочную картотеку, третий – исполнителю для работы. Количество экземпляров карточек д.б. такое, какое подразумевает руководитель и организация при работе.
Автоматизированные. Регистрация документов на ПК позволяет: регистрировать документы на рабочих местах в разных структурных подразделениях, единая БД, автоматический контроль за документами, обобщенный поиск документов, информационно-справочная работа.
Регистрация аналогична журнальной, только исполнитель расписывается за получение документа. Можно в данной форме выводить отчеты.
Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов. Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды. ИПС осуществляет поиск документов по краткому формализованному описанию содержания документа, т.е. поисковому образу. Основой ИПС является ИПЯ - искусственный язык для выражения содержания документа или запросов с целью их последующего поиска. Основное назначение ИПЯ – установить принадлежность документа к определенной группе понятий. Перевод текстов документов на ИПЯ называется индексированием. В результате индексирования содержание документа отображается в поисковый образ документа. ИПЯ: УДК, классификаторы документов, БД.
Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительной техники. Оно осуществляется при помощи программных продуктов: правовых Гарант, Консультант, автоматизированный делопроизводственных.