38. Организация документооборота. Регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении
Понятие «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.
Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.
Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения. Тенденции роста документооборота в современных учреждениях. Количественные и качественные характеристики документооборота.
Понятие «регистрация». Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Принципы регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.
Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов. Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительной техники.
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Рациональная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в организации, определяет оптимальную загрузку подразделения канцелярии или службы ДОУ, оказывает положительное влияние на управленческий процесс.
В соответствии с масштабом движения документов определяю следующие виды документооборота:
документооборот конкретного должностного лица,
структурного подразделения,
организации или юридического лица,
корпорации с рядом филиалов,
отрасли управления или государства в целом.
Государственная система документационного обеспечения управления рассматривает в качестве основного объекта документооборот организации, является самостоятельным управленческим элементом и обладает своей технологией документирования.
Закрепление основных требований по организации документооборота происходит в следующих организационно-правовых документах: в Положении о службе ДОУ, Положении о документообороте, Должностных инструкциях работников службы ДОУ, Приказах о порядке создания и согласования отдельных видов документов, Инструкции по делопроизводству.
Отследить состояние документооборота предприятия можно исходя из его характеристик:
1. количественные и качественные характеристики
Они связаны с сокращением количества документов организации и введения в оборот минимально необходимых форм документов.
К качественным характеристикам документооборота относятся: характеристики документопотоков; маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); периодичность (стадии документооборота); направленность движения; видовой состав документов.
Для реализации коммуникативной связи в организации используют документопотоки.
Документопоток – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник, т.е. каждый поток выполняет свое целевое назначение.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам:
регистрируемые и нерегистрируемые документы;
входящие, исходящие и внутренние документы;
горизонтальные и вертикальные.
Регистрируемые документопотоки – документы, которые отражают сущность деятельности организации. Регистрация таких документов происходит на основе перечня регистрируемых документов данной организации.
Нерегистрируемые документопотоки – документы, характеризующиеся информационным содержанием.
Входящие документопотоки – документы, которые поступают в организацию извне. Входящий документопоток складывается из документов:
вышестоящих организаций;
подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности;
несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации;
обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.
Данный поток создает 3 направления движения: руководству организации, структурным подразделениям, специалистам.
Исходящие документопотоки состоят из документов, созданный организацией для отправки за ее пределы. Направлением движения для данного потока будет аппарат управления организации.
Внутренний документопоток – это документы, которые создаются и используются внутри самой организации для реализации функций деятельности, как самой организации, так и ее сотрудников.
Горизонтальные документопотоки – потоки документов организаций одинаковых по статусу подчинения.
Вертикальные документопотоки – документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций.
2. маршрут движения документов – прохождение документом всех структурных подразделений организации для выполнения технологических операций. Для чего существует разработанная и применяемая только данной организацией маршрутная карта документа, которая сокращает количество инстанций и времени движения документов за счет исключения ненужных и дублируемых операций, ограничения возврата документов, единообразия обработки документов.
Маршруты движения зависят от структуры организации, видового состава документов, от объема документов и технологии обработки документов.
3. объем документов. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Данная характеристика используется в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава.
В течение последнего десятилетия нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе – количество их копий. Данная система не отражает весь объем документооборота организации, т.к. учитываются документы, а не количество листов, которые они занимают, поэтому целесообразно использовать справку об объеме документооборота за год, где учитываются все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения. Входящие, исходящие и внутренние документопотоки подсчитываются отдельно. Копии изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
4. видовой состав документов:
распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
акты и справки проведения вневедомственных проверок;
статистическая отчетность;
письма-запросы о деятельности организации;
письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.
5. цикличность документов, т.е. загрузка специалистов с учетом времени года, изменения политической ситуации в стране, дня недели. Необходимо равномерно загружать работой персонал для качественного выполнения поставленных перед ними задач.
Необходимо учитывать и факт различия методов и этапов обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.
Из приведенных характеристик следует, что документооборот позволяет определить загрузку делопроизводственной службы, соответствие маршрутов движения документов, разработать мероприятия по совершенствованию обработки документов, установить оптимальное количество информации, необходимое для функционирования организации.
В технологической цепочке обработки документов выделяют следующие этапы:
экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
организация рационального движения документов внутри организации;
экспедиционная обработка исполненных и отправленных документов.
Прием документов осуществляется от курьеров и на почте специально выделенным лицом, точнее секретарем или делопроизводителем, структурным звеном.
Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.
Экспедиционная обработка документов
Данная техническая процедура проводится в экспедиции – структурном подразделении организации, занимающимся приемом поступающих документов, их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые и распределением по исполнителям. В организации должен быть список нерегистрируемых документов, который является приложением к инструкции по делопроизводству.
Цель данного этапа – зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления или создания документов, что поможет в создании полноценной информационно-поисковой системы и учета документов.
Экспедиционная обработка в самом общем виде состоит следующих операций: приема корреспонденции; проверки правильности доставки, целостности упаковки; вскрытия конвертов, упаковки; регистрации; проставление штампа (наименование организации, дата поступления, учетный номер документа).
При первичной обработке документы сортируются по структурным подразделениям.
Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. В этом случае, вся корреспонденция должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.).