Предварительное рассмотрение документов
Целью предварительного рассмотрения документов является определение прямоточности их движения и скорости доставки конкретному исполнителю. Поэтому документы распределяются на следующие потоки:
для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.
При рассмотрении поступившего документа учитываются важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа; место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов, специальных информационных карт, которые ведут секретари руководителей (сведения о номере, дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, кому направлен документ). В конце дня все карты поступают в службу ДОУ для ввода в ИПС организации для дополнения информации о документе в регистрационно-контрольной карточке (РКК).
Руководитель ставит свою резолюцию на документе, затем документ передается на исполнение.
Организация рационального движения документов внутри организации
Цель данного этапа – осуществить наиболее оптимальное движение документов в организации (между исполнителями; подразделениями; должностными лицами, подготавливающими проекты документов).
Как правило, в настоящее время документы в организациях передаются из одного структурного подразделения в другое через службу ДОУ. В информационно-поисковой системе (регистрационной форме или автоматизированной базе данных) отражаются все перемещения документов, которые необходимы для проведения контроля исполнения документа и оперативного поиска. В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Помимо получаемых извне документов, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Данные этапы оформления документов должны быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых и наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. Для совершенствования процесса обработки документов необходимо распределить функции персонала и информационные технологии и использовать памятку распределения операция документооборота при работе с разными видами документопотоков.
После введения сведений в РКК документ передается исполнителю через локальную сеть или непосредственно в руки с пометкой в журнале под роспись. При наличии нескольких исполнителей – первому, указанному в списке, для других делаются копии документов. Исполнитель собирает необходимые документы для исполнения поручения.
Исполнитель подготавливает проект документа, согласовывает, подписывает и передает секретарю.
Секретарь проверяет степень подготовленности ответа и в назначенный в резолюции срок берет ответный документ у исполнителя.