Тема 7. Конструирование отчетов

Цель работы: ознакомиться со средствами Access, предназначенными для конструирования отчетов, получить навыки создания и редактирования отчетов с помощью конструктора.

Теоретико-методологическая часть

1. Понятие отчета

Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. В отчете можно наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. Отчет может быть создан на основе данных одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов.

Средства Access позволяют создавать отчеты как в табличном виде, так и в свободной форме. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документов.

Основными объектами отчета являются поля отчета и пояснительный текст. Для улучшения восприятия информации в отчет могут добавляться OLE объекты, рисунки, линии и прямоугольники. Поля отчета могут непосредственно соответствовать полям исходной таблицы (запроса) или являться результатом вычислений над ними.

2. Средства создания отчета

В Access для создания отчетов используются следующие средства:

• Конструктор отчетов, посредством которого можно самостоятельно разработать отчет с заданными свойствами;

• Мастер отчетов — позволяет достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей при минимуме знаний о механизме его получения;

• Автоотчет¹: в столбец — позволяет автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;

• Автоотчет: ленточный — позволяет автоматически создать отчет с полями, расположенными в строку;

• Диаграмма позволяет создать отчет, содержащий отображение данных в виде диаграммы;

• Почтовые наклейки позволяет создать отчет в виде почтовых наклеек.

3. Последовательность создания отчета

Для создания отчета необходимо выполнить следующие действия:

• в окне базы данных выбрать вкладку Отчет;

• нажать кнопку Создать;

• в диалоговом окне Новый отчет выбрать из списка подходящий способ создания отчета¹;

• нажать кнопку ОК.

4. Использование мастера для создания отчета

Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору возможных вариантов ответов на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Для запуска мастера следует открыть диалоговое окно Новый отчет и выбрать из списка Мастер отчетов.

Процесс создания отчета с помощью мастера включает несколько этапов (шагов).

На первом шаге необходимо определить поля будущего отчета. Для этого следует в диалоговом окне Создание отчетов выбрать из списка Таблицы/запросы: таблицу (запрос), на основе которой Вы создаете отчет, затем с помощью кнопок > , >> перенести из списка Доступные поля: в список Выбранные поля: те поля, которые Вы хотите поместить в создаваемый отчет.

На втором шаге необходимо определить, требуется ли группировка данных по какому-либо из полей. Access предложит Вам один из вариантов группировки. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Вы можете согласиться с предложенным вариантом или создать свой собственный².

На третьем шаге следует задать порядок сортировки записей отчета. Если Вы хотите сформировать в отчете итоговые поля, нажмите кнопку Итоги и в появившемся диалоговом окне установите требуемые переключатели, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Затем нажмите кнопку ОК для возврата в окно сортировки.

На следующих двух шагах необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.

На заключительном шаге Вы можете задать имя отчета и выбрать один из вариантов дальнейшей работы с отчетом: просмотр отчета или изменение структуры отчета.

Если созданный мастером отчет полностью не удовлетворяет Вашим требованиям, можно использовать его в качестве чернового наброска (“заготовки”), а затем самостоятельно доработать, внеся необходимые дополнения и изменения с помощью конструктора отчетов.