6. Параметрические запросы

Некоторые запросы используются периодически без изменения критериев, другие запросы получаются путем незначительных видоизменений основных запросов.

В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя. Такой запрос выгодно применять как основу для форм и отчетов. Например, в отчете появляется приглашение ввести месяц, за который он составлен. Условие отбора записей задается непосредственно при вызове запроса. При этом для внесения изменений не требуется открывать запрос в окне Конструктора (строка «Условие отбора»).

Последовательность создания параметрического запроса:

1) создать запрос в режиме Конструктора;

2) в Бланке запроса (нижняя часть окна Конструктора) в строке «Условие отбора» вводится условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите код товара];

3) закрыть окно «Запрос на выборку» и на запрос, сохранить ли изменения, ответить «Да»; вернуться в окно базы данных, где представлен созданный запрос (выделенный);

4) нажать кнопку «Открыть»; откроется окно диалога «Введите значение параметра» с текстом-приглашением, например «Введите код товара»;

5) ввести значение параметра отбора и нажать кнопку «ОК». На экране «Запрос на выборку» выводится запрос с записями, которые отобраны по определенным параметрам. Если параметр введен неправильно или нет записей с заданным значением, то на экране выводится запрос только с названиями полей без их значений или сообщение об ошибке.

Другой вариант создания параметрического запроса:

1) в окне Конструктора на свободное место щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду «Параметры»; открывается окно «Параметр запроса» с двумя графами — «Параметр» и «Тип данных»;

2) в первой строке графы «Параметр» вводится текст-приглашение, например «Введите код», а в графе «Тип данных» щелкнуть мышью; появится открывающая кнопка списка типа данных;

3) после выбора типа данных нажать клавишу «ОК».

7. Перекрестные запросы

В перекрестном запросе отражаются результаты расчетов (средние величины, суммы и т. д.) по значению одного поля таблицы. Результаты вычислений группируются по двум наборам данных: один находится в левом столбце таблицы, другой — в верхней строке. Перекрестный запрос представляет информацию в более компактном виде, чем обычные запросы.

Данные сгруппированы как по горизонтали, так и по вертикали и размещены компактно в виде двумерной таблицы, — сравните данные, представленные в табл. 7.3, и те же данные, отраженные в перекрестном запросе.

Т а б л и ц а 7 .3

Фермер	Продукция	Валовой сбор
Астрожский	Рожь	100
Астрожский	Овес	50
Астрожский	Рис	300
Калиновский	Рожь	200
Калиновский	Овес	100
Калиновский	Рис	500

Те же данные, отраженные в перекрестном запросе:

Фермер	Рожь	Овес	Рис
Астрожский	100	50	300
Калиновский	200	100	500

Для названия заголовков колонок можно использовать значения нескольких полей или выражений, например «Всего».

Access имеет Мастер по созданию перекрестного запроса.

Последовательность действий при создании перекрестного запроса с помощью Мастера:

1) открыть окно базы данных;

2) выбрать вкладку «Запросы»;

3) нажать кнопку «Создать», откроется окно диалога «Новый запрос»;

4) выбрать Мастер «Перекрестный запрос» и нажать кнопку «ОК»; откроется окно «Создание перекрестных таблиц»;

5) выбрать из списка таблицу-источник и дальше выполнять инструкции в диалоговых окнах Мастера.

Последовательность действий при создании перекрестного запроса без Мастера:

1) в окне базы данных выбрать вкладку «Запросы» и нажать кнопку «Создать»; в открывшемся окне «Новый запрос» выбрать «Режим Конструктора» и нажать кнопку «ОК».

2) в открывшемся окне «Добавление таблицы» выбрать вкладку, где находятся объекты с информацией для формирования запроса; выбрать источник для участия в запросе;

3) нажать кнопку «Закрыть» на панели инструментов; в Бланке запроса в строке «Поле» добавить поле и условие отбора;

4) на панели инструментов нажать кнопку «Тип запроса» и выбрать опцию «Перекрестный»;

5) для полей, значения которых будут заголовками строк, выбрать ячейку в строке «Перекрестная таблица», выбрать «Заголовки строк» и оставить в строке «Групповая операция» значение «Группировка» для полей, значения которых будут представлены в запросе в качестве заголовков столбцов. Выбрать ячейку в строке «Перекрестная таблица» и выбрать «Заголовки строк». Значение «Заголовки столбцов» можно выбрать только для одного поля и оставить — «Группировка».

Замечание. По умолчанию заголовки столбцов сортируются по алфавиту или числовому значению.