Вопрос 37.
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные- или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора;
3 - коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
- краткое содержание ("Переписка с ОАО "ЭРА" по строительству автостоянки");
- дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 1998 г.");
- слова "копии", если дело сформировано из копии документов (например, "Решения Совета директоров за 1998 год. Копии").
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, составление заголовков типа "Разная переписка", "Документы по общим вопросам" не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово "материалы". В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например, "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.".
В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.
Для каждого дела в графе 4 по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий гад и т. п.
Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Сроки хранения документов.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес, 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше I января 1998 г.
К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. — "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. в результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле (см. рис. 41);
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел1, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела (см. рис. 31);
- переплести дело или прошить его в четыре прокола;
- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно завершительному листу, срок хранения дела, уточнить ; крайние даты дела. ' _
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
- дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);
- дела по основной (производственной) деятельности.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела".
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Вопрос № 38
Правила составления описей на документы, сдаваемые в архив предприятия
Опись составляется на документы одного года, дела в ней располагаются по степени важности, например:
В опись дела вносится: устав, протоколы общих собраний, заседаний. Совета директоров, приказы по основной деятельности, перспективные, годовые планы и т. д. В описи по личному составу располагаются в
следующем порядке: книги учёта сотрудников, приказов по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки. Допускается вносить в опись документов за несколько лет. В этом случае, дела в описи разбиваются по годам, и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
Вопрос № 39
Прием и обработка входящих документов.
Организация движения документов зависит то их объёма, организационной структуры учреждения и формы работы с документами (централизованной, децентрализованной, смешанной), принятой технологии делопроизводства. Работа с входящим документопотоком состоит из ряда операций: приём документов, сортировки, рассмотрение руководством, распределение их исполнение и направление исполнителям. Операции по приёму и отправке документов проводят централизованно. Централизация операций по приёму и отправке документов позволяет быстрей доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести затрат на обработку документов, учёт объёма документооборота. Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами. Поступление документов отмечается в журнале, квитанциях с указанием даты получения. При наличии на конвертах пометок срочно вручить немедленно кроме даты отмечают время получения документа. В современных условиях поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Правило первичной обработки поступающих документов:
1. Проверка правильности доставки.
2. Проверка ценности упаковки, сохранности печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждения конвертов, отсутствие документов, приложений к ним, несоответствии документов и приложений отправителю сообщается об этих фактах. Документы с пометкой лично не вскрываются, а передаются по адресату. Делопроизводственная служба ведёт учёт, всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый номер документа. Заканчивается первичная экспедиционная обработка документов сортировкой.
Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируют по названиям этих подразделений. Рассортированные документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, их забирают секретари структурных подразделений. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль движения поступающих по различным каналам связи документов. Приём текстов документов по каналам факсимильной связи организуется в зависимости от централизации или децентрализации факсимильной техники. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации делопроизводства.
Вопрос № 40
Приказы по основной деятельности, назначение, порядок оформления.
Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения, его вышестоящего органа, вид документа (приказ) место его издания. По содержанию и способам оформления приказы подразделяются на два вида: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даётся объяснение необходимости издания приказа. Распорядительная часть приказа начинается со слова «Приказываю», которое печатается прописными буквами с новой строки (абзационного отступа). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (или может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Подписываемое действие формулируется в тексте приказа глагола в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.). Срок исполнения проводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: контроль за исполнением приказа возложить на. … Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяется соответствующие пункты.
В управленческой практике принято согласовать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов осуществляется отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказом в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.
Вопрос № 41
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
Коммерческая тайна (КТ) – научно – техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от её разглашения или использования. К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать.
Сведения, относящиеся к КТ.
Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока: научно – техническая (технологическая) информация, деловая информация.
Научно – техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования: чертежи, схемы, используемые материалы, рецептуры, методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях), новые технологии, направления модернизации известных технологий, программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды: организация системы безопасности.
Деловая информация:
Сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;
Планы развития предприятия;
Планы рекламной деятельности;
Сведения из деловой переписки.
Сведения, которые не являются коммерческой тайной:
Информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет;
Информация по задолжности, работодателей по зарплате и другим социальным выплатам; информация о наличии свободных рабочих мест; информация по обеспечению безопасных условий труда.
Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила её использования определяется руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов – аналитиков.
Защита документов содержащих КТ:
Основная цель защиты конфиденциальности информацией, в том числе КТ, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладению ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и чужих коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
Разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ.
Ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ. Использование организационных, технических и иных средств защиты КТ.
Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.
Допуск работника к КТ предприятия или организации составляется с его согласия. Работодатель может не брать на работу человека отказавшего от хранения КТ. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении КТ и об ответственности за её сохранность. В этом документе основами являются следующие обязательства:
Соблюдать доведённые до сведения сотрудника требования по защите КТ: не использовать сведения, составляющие КТ без согласия её владельца;
Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложением к нему.
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальными сведениями:
Все документы, содержащими конфиденциальными сведениями, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например: Конфиденциально Экз. № 1.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов подпись и отметка об исполнителе), например: составлен в двух экз.: ЭКЗ. № 1 – в адрес; ЭКЗ.№ 2 – в дело № 1 – 7.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело: На обороте листа документа, имеющего гриф КТ, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например: разрешаю
Лаврову Е. М.
Казакову А. П.
Подпись руководителя
Дата
Все документы, содержащие КТ, должны регистрироваться отдельно от остальной документации. Все листы журналов, учитывающих документы, содержащие КТ, нумеруются, прошиваются и опечатываются. При выдаче документа секретарем – референтом работник, получивший документ с грифом КТ должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. При возврате документа с грифом КТ секретарь – референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе отметка о возврате свою подпись и дату возврата документа. Запрещается изъятие дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации документов с грифом КТ. Документы с грифом КТ запрещается выносить из офиса. Все журналы и дела с грифом КТ в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
Проверяет наличие всех документов с грифом КТ.
Отбирает документы с грифом КТ для архивного хранения.
Отбирает документы с грифом КТ для уничтожения.
В случае установления факта утраты документов с грифом КТ немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. На утерянные документы, если их не нашли, составляется акт. В журнале регистрации документов с грифом КТ вносятся соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом КТ, производится проверка числящихся за ним документов. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен КТ обязательство о КТ действуют в течение 2 лет о неразглашении. На документы с грифом КТ, отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющихся в них информации.
Документы, содержащие государственную тайну, рассекречиваются не позднее сроков, установленных при их засекречивании.
Вопрос № 42
Работа секретаря с информацией.
Деятельность любого предприятия, учреждения, фирмы оформляется и осуществляется на основе и с использованием большого количества документов, которые делятся на два больших блока:
Обязательные ( указы, постановления, распоряжения, уставы, приказы, договорные, финансово- бухгалтерские и иные документы ).
Необязательные (письменные материалы внутрифирменного характера).
Служебная документация, отражающая деятельность фирмы, является юридическим источником, к которому можно обратится всякий раз, когда в этом возникает необходимость.
Документирование охватывает все сферы управленческой и профессиональной деятельности, но оно будет бесполезным и никому не нужным, если документация плохо классифицирована, безграмотно составлена. А поскольку документы очень различны как по своему содержанию, форме, составу, ими занимаются специалисты всех служб управления и структурных подразделений фирмы. Вместе с тем общие обязанности, связанные с регистрацией документов, её использованием, возлагаются на секретаря. Поэтому секретарь обязан знать основы делопроизводства. Все документы группируются в комплексы. В административном досье принято выделять организационно-распорядительную документацию. Документация группируется по следующим признакам:
Тематическому – в одну группу объединяются документы одинакового содержания, (распоряжение, отчёты).
Номинальному – объединяют документы, имеющие одно и тоже название.
Хронологическому – (по датам поступления или отправки).
Авторскому – (протоколы правления, отчёты, материалы дирекции).
Корреспондентскому, – например, объединение в одном досье переписки.
Избираемая классификация должна учитывать каналы прохождения документов по структурным подразделениям фирмы. Обычно секретарь сам выбирает удобную для работы классификацию. Все отчеты, сгруппированные по номинальному признаку, лучше разместить в досье по периодам. Протоколы заседаний дирекции уже представляют собой сочетание двух признаков – номинального и авторского. Третий признак – хронологический. ( Выделить протокол дирекции за первое полугодие отчётного и текущего года). При разыскании документов удобно пользоваться тематическим и номинальным признаками.
Большой массив документации фирмы часто составляет корреспонденция, то есть служебная переписка. Она подразделяется на входящую и исходящую. Если исходящая почта, может миновать секретаря, то входящая информация идёт через секретаря, и ответственность за поступившую в фирму несёт полностью секретарь. Всю поступившую почту, секретарь может разделить на две части:
корреспонденция, уже вскрытая в главной канцелярии;
невскрытая корреспонденция, адресованная на имя директора
Вскрытая распределяется по адресам; невскрытая – вскрывается. После вcкрытия почты и проверки прилагаемых бумаг секретарь скрепляет содержимое конверта вместе с прилагаемыми к письму документами и конвертом, чтобы директор при составлении ответа обратил внимание на правильность адреса. Может оказаться, что в конверте не все перечисленные в письме документы. Тогда против номера приложения, которого не хватает, ставят ноль или просто пишут, нет. Затем почта сортируется. Документы сортируются и по срокам исполнения:
почта, обрабатываемая в первую очередь: телеграммы, срочные и авиаписьма, телефонограммы. Эти виды корреспонденции незамедлительно передаются исполнителям.
Письма, которые следует вернуть в главную канцелярию или на почту.
Вся полученная корреспонденция должна регистрироваться в журнале входящей почты.
Так же регистрация почты осуществляется путём заполнения карточки типа:
№ - дата получения –отправитель- тема- исполнитель- дата ответа- примечание
Карточки – наиболее удобная форма регистрации при большом документообороте. На входящий документ в левом верхнем углу ставится штамп и в соответствии с ГОСТом 6 38 –90 указываются дата и индекс входящего письма. В целом контроль состоит из следующих операций:
Заполнение учётной и сроковой карточек;
Снятие при необходимости копий с материалов, отданных на исполнение;
Напоминание исполнителям о необходимости соблюсти срок исполнения;
Передача исполнителю информации, дополнительно к той, которая содержится в резолюции.
Если секретарь сам печатает письма или другие документы, то исправления можно вносить в процессе печатания. Основные принципы грамотного составления служебных документов:
Документ должен быть убедительным;
Следует писать кратко, аргументация должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной;
Текст служебного документа должен быть однозначным;
Следует употреблять стандартизированные словесные обороты;
Служебные документы пишутся в нейтральном тоне, не допускается эмоционально- экспрессивная окраска;
Ошибки исправляются аккуратно, на машинке. Форма документа должна соответствовать стандарту.
Вопрос № 44
Регистрация документов, ее назначение. Документы, которые можно не регистрировать.
- Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения. Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, при котором, но вносится в журнал. Записи этого номера проставляется на документе. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной схеме регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником – секретарь – референтом. Такая система позволяет создать центр по документам и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделений). Необходимо придерживаться простого правила – документ регистрируется в организации только один раз, то есть не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая регистрируется отдельно.
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Контрактные, коммерческие
Документы, имеющие граф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов используется нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 или № 01. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подписан документ или его копия.
. Не все входящие и исходящие документы подлежит регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перепись) нерегистрируемых документов.
Обычно в него включают:
Поздравительные письма
Приложения
Рекламные письма
Каталоги
Печатные издания (журналы, брошюры,)
Извещения
Сообщения о банкетах
Программа конференций, совещаний
Регистрацию документов можно рассматривать как легальный этап контроля за их исполнением.
Вопрос № 45
Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме при его оформлении.
Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник. В соответствии с ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.
При заключении договора рекомендуется указывать следующие основные условия: место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес),
конкретную работу в соответствии с квалификации по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник,
дату начала работы и её окончание, если заключается срочный трудовой контракт,
оплату труда,
обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск. Контрольная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих: на постоянных; на временных; работающих на основном месте работы, работающих по совместительству. В трудовом договоре указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию, за профессиональное мастерство, за личный трудовой вклад. Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении. При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия: основания увольнения работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством, введение для работников полной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ. Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет, если отсутствуют, по каким – либо причинам приказы по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.
Вопрос № 46
Роль и значение документирования в управленческой деятельности организаций и предприятии.
Государственные стандарты служат основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации с учётом специфики её деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами. В этих документах закрепляют конкретные правила документирования, к которым относятся:
Права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами
Состав применяемых в аппарате управленческих документов
Компетенцию руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов
Обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
Обеспечение юридической силы документа
Создание условий для оперативного исполнения документов
Возможность оперативного поиска документов.
Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Должностное лицо, выпускающее документ обязаны соблюдать действующие в определенное время общегосударственного правила составления и оформления документов. Государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счёт закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения. Среди систем управленческой документации, служащих для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно—распорядительной документации, так как документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, различных направлений деятельности и форм собственности. Юридическая сила различных документов оформления различными наборами реквизитов. Так, заявление должно содержать указание вида документа. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения, заверенные печатью. Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера отражает работу автора над содержанием документа. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа, имеющий юридическую силу подлинника. Текст документа выражает содержание управленческого действия. Он может быть представлен в виде комбинации этих форм. Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон допускает, что в необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах РФ на ряду с государственным языком РФ может вестись на языках народов РФ. К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость, точность рациональность построения. Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование тарифных текстов. Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений.
Вопрос № 47.
Служебные отметки на документах.
В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвуют несколько должностных лиц (возможно, несколько структурных подразделений). Их деятельность на этапе каждой технологической операции с документом сопровождается проставлением служебных (или делопроизводственных) отметок. Этими отметками фиксируют дату получения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. многолетние традиции стандартизации обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Вопрос № 51
Справки. Виды справок, назначение, содержание и состав реквизитов
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонник учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составление справок применяется и внутри организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также на документы, послужившие основанием для её составления. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудником для подтверждения факта их работы в данной организации, размера зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть печатается заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: настоящая справка дана, настоящим подтверждается, что … действительно работает… Наименование организации, в которой представляется справка, обязательно указывается в тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
Вопрос № 53