Вопрос № 1

Акты. Виды актов, реквизиты, оформление.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по контракту; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, " Акт о недостаче ТНП" или "Акт приёма-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведённой комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов ( по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой кт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток и зачёркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Вопрос № 2

Виды бланков документов.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия).

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк письма содержит реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web – страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

"ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т.п.

В деловой практике всё чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Генеральный директор ЗАО "Реал" и т.п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:

ЗАО "АРСЕНАЛ"

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются лишь в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Вопрос № 3

Виды, формат, расположение реквизитов бланков документов

Требование к оформлению документов устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно – правовой формы и вида деятельности. Гост предусматривает следующий состав реквизитов документов:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации

3. Эмблема организаций или товарный знак (знак обслуживания)

4. Код организации

5. Код формы документа

6. Наименование организации

7. Справочные данные об организации

8. Наименование вида документа

9. Дата документа

10. Регистрационный номер документа

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

12. Место составления или издания документа

13. Гриф ограничения доступа к документу

14. Адресат

15. Гриф утверждения документа

16. Резолюция

17. Заголовок к тексту

18. Отметка о контроле

19. Текст документа

20. Отметка о наличии приложения

21. Подпись

22. Гриф согласования документа

23. Визы согласования документа

24. Печать

25. Отметка о заверении копии

26. Отметка об исполнителе

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28. Отметка о поступлении документа в организацию

29. Отметка автоматического поиска документа

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее) левое и верхнее – 20 мм; правое и нижнее – 10 мм.

Вопрос № 4

Деловое письмо в условиях унификации.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации с внешним миром. Сегодня более очевидным становится тот факт, что понятие конкурентоспособность в рыночной экономике неразрывно связано с такими понятиями, как компетентность и профессионализм. Профессионализм менеджера, руководителя предполагает языковую компетентность. Навыки владения популярными жанрами устной и письменной и деловой речи входят в число профессиональных важнейших навыков. Важнейшие связи фирмы, определяемые социальными ролями партнер, поставщик – потребитель, реализуется как в жанре устных переговоров, так и в жанре делового письма. Умение вести разные по целям и по формам деловые переговоры, составить текст официального делового письма, написать презентационную роль, рекламное письмо определяет эффективность работы менеджера и фирмы в целом, определяет имидж фирмы, её культуру. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т. п., - объём переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма. Неправильное оформление письма затрудняет модель взаимодействия с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70 – е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника Простые письма считают, что расточительство в словах ведёт к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы – вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в 5 в. до н. э. Древнеримский плебс требовал введения чётких писаных законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу. Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip – Code –(код молния). Но особенно сильна тенденция и унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Вопрос № 7

Договоры.

Договором признаётся соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменений или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 Настоящего Кодекса. К обязательствам, возникшим из договора, применяются общие положения об обязательствах, если иное не предусмотрено правилами об отдельных видах договоров, содержащимися в Настоящем Кодексе. К договорам, заключаемым более чем двумя сторонами, общие положения о договоре применяются, если это не противоречит многостороннему характеру таких договоров. Граждане и юридические лица свободны в заключение договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить, договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом и добровольно принятым обязательством. Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами, действующим в момент его заключения. Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное представление за исполнение своих обязанностей, является возмездным. Исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон. Изменение цены после заключения договора допускается в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом либо в установленном законом порядке. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форм, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Виды договоров.

1. Договор поставки.

2. Договор аренды.

3. Трудовой договор.

4. Транспортный договор.

5. Договор комиссии.

6. Договор купли – продажи.

7. Договор оказания услуг.

8. Договор оказания консультативных услуг.

9. Агентский договор.

Реквизиты договоров.

1. Эмблема организации или товарный знак.

2. Код организации, код формы документа.

3. Почтовый адрес организации.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер.

7. Место составления.

8. Коммуникационные данные.

9. Банковские реквизиты.

А) Расчетный счёт.

Б) корреспондирующий счёт.

В) ИНН / КПП.

Г) БИК.

В) Наименование банка.

10. Печать организации.

11. Подпись руководителя предприятия.

Вопрос № 8.

Докладные записки.

Докладная записка – документ руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение, какого – либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность, о каких – либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может, составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем. Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Вопрос №9

Совокупность документов трудовой деятельности

Совокупность документов трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу ( кадром , персоналу). К таким документам относятся :

• трудовые контракты ( договоры ) , заключенные предприятием с работником,

• приказы по личному составу ( о приеме , увольнение , переводе сотрудника),

• трудовые книжки,

• личные карточки формы Т- 2,

• личные дела,

• лицевые счета по заработной плате,

• документы по личному составу,

они являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока .

При работе с документами по личному составу,

необходимо учитывать , что персональные данные сведения о фактах , событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан закон относит к категории конфиденциальной информации

Схема документирования при приёме работника : резюме- анкета- трудовой контракт (договор) с работниками- приказ о приёме- запись в трудовой книжке и или в личное дело- личная карт ф. Т—2 -лицевой счёт. .

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документам при трудоустройстве на государственные предприятие . Одним из основных документов , регулирующих правоотношения предприятие с работникам является трудовой контракт (договор) после подписания контракта издаётся приказ о приёме сотрудника . На основание приказа о приёме оформляется личная и карточка формы т-2 (или заводится личное дело ) делается запись в трудовой книжке какие приказы о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваиваются табельный номер, и на него заводится лицевой счёт по зарплате

Увольнение работника производится по следующей схеме: заявления работника об увольнении- приказ об увольнении- запись в трудовой книжке- в личной книжке ф.Т-2 и или в личном деле.

Заявления об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю . Руководитель фирмы издаёт приказ по личному составу об увольнении , в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и личной карточки ф.т-2. Приказы поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчёт с работником.

Перевод на другую должность в рамках предприятия: порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме: приказ по личному составу о переводе на другую должность- запись в трудовой книжке- запись в личной карточке ф. т-2 или личном деле- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Руководитель фирмы издаёт приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.т-2, такие приказы направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменение оклада производится соответствующее изменение в лицевом счёте по заработной плате.

Вопрос № 10

Должностные инструкции, содержание, назначение, структура текста.

Должностные инструкции – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. общие положения

2. функции

3. должностные обязанности

4. права

5. ответственность

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контакт с работником. Трудовой контакт и должностная инструкция используется при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия.

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил регулирующих организационные, научно – технические стороны деятельности учреждений. Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются её требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуется чёткие формулировки.