3. Документування дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість – сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату.

Дебітори – це юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів.

Дебіторська заборгованість за товари, роботи та послуги виникає, коли підприємство реалізує товари в кредит, тобто з відстроченням платежу.

Якщо продаж товарів, виконання робіт, надання послуг здійснюється юридичним особам (підприємствам), обов’язково укладається договір купівлі-продажу. Такі договори можуть укладатися між підприємством та фізичною особою, коли продукція (товари) реалізується великими партіями, або роботи (наприклад, будівництво) виконуються впродовж тривалого терміну, а тому розрахунки здійснюються поетапно (частково).

В залежності від того, що саме реалізуються, застосовуються ті чи інші первинні документи. Зокрема, при реалізації покупцям власної продукції, а також товарів оптовими партіями викорис­товують товарно-транспортні накладні типової форми. Випису­ють їх на основі довіреностей покупців.

Якщо реалізація продукції здійснюється підприємствам, товарно-транспортні накладні виписують на основі їхніх дові­реностей. Товарно-транспортні накладні виписують у трьох примірниках, коли доставка продукції покупцеві здійснюється без залучення транспортних засобів інших підприємств, та в чотирьох примірниках – при перевезенні продукції залученим автотранспортом. Один примірник товарно-транспортної нак­ладної з підписом водія про отриману для перевезення про­дукцію залишається в центрі відповідальності (складі) підприєм­ства, а два (чи три – при залученому автотранспорті) видають­ся йому як супровідні документи на продукцію. Після достав­ки продукції покупцеві один примірник залишається в нього, а один чи два з відмітками про прийняту покупцем продукцію повертають водієві, який здає товарно-транспортну накладну в той центр відповідальності (склад), з якого він отримав продукцію. Якщо використовувався залучений автотранспорт, четвертий примірник товарно-транспортної накладної зали­шається у водія і прикладається до подорожнього листа ван­тажного автомобіля, а потім здається у бухгалтерію автотранспортного підприємства, де на їх основі пред'являються рахун­ки на транспортні послуги продавцеві чи покупцеві, залежно від того, хто з них замовляв такі послуги.

На практиці нерідко виникають розбіжності між да­ними продавця та покупця як за масою (кількістю) відправленої в реалізацію продукції, так і за її якістю. В таких випадках необ­хідно негайно скласти акт про такі розходження.

При реалізації продукції, виробленої на підприємстві, своїм працівникам, або іншим фізичним особам можуть використо­вуватись накладні типової форми № М-20.

Нерідко застосовуються попередня опла­та покупцями замовлених продукції, товарів, робіт, послуг або перерахування ними продавцям (постачальникам) авансу. В та­кому випадку, оскільки товарно-транспортні накладні (акти ви­конаних робіт) відсутні, бо продукція, товари ще не відван­тажені (роботи не виконані, послуги не надані) перерахування покупцем на рахунок продавця (постачальника) коштів здійс­нюється платіжним дорученням, яке виписують на основі рахунка-фактури.

Рахунок-фактуру на домовлену кількість і вартість товарів виписує продавець (постачальник) у двох примірниках, один з яких видає покупцеві. Покупець у рядку "Призначення платежу" платіжного доручення вказує, що це попередня оплата згідно рахунка-фактури №__ від _____ 20__р. Далі отримання товару проводиться у звичайному порядку: на основі довіре­ності покупця за товарно-транспортною накладною, виписаною продавцем (постачальником).

Рис. 3.1. Документальне оформлення розрахунків з покупцями та замовниками

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Цим наказом затверджується список осіб, що мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі.