Лекция 15 учет затрат как часть учетной системы компании. Организация учета затрат в системе управленческого учета
Учет и контроль наряду с планированием, организацией, регулированием и стимулированием является одной из функций управления. Эта функция в любом хозяйствующем субъекте реализуется в учетной системе (рис. 1), направленной на ведение учета (процесс) и формирование отчетности (результат).
Учетная система
Государство
Собственники,
инвесторы, кредиторы и т.п.
Менеджмент
Компания как
хозяйственный комплекс
Компания как объект
собственности, инвестиций и вложений
Компания как
элемент экономической системы государства
Рис. 1. Место учетной системы в управлении
Учет оперирует показателями двух видов: натуральными и стоимостными.
Натуральные показатели - область оперативного учета (производственного, диспетчерского). В этой подсистеме отчетность является самой оперативной (вплоть до дневной и даже часовой сводок) - о выполнении производственной программы, о формировании и поддержании страховых заделов, об объеме в цехах основного сырья и т.д.
Налоговый учет - подсистема учета, нацеленная на формирование налоговых баз и величины налогов, сборов и иных обязательных платежей.
Финансовый учет - подсистема учета, которая формирует внешнюю финансовую отчетность. Важнейшая особенность финансового учета - его низкая оперативность. Отчетность представляется, когда отчетный период давно прошел (например, отчет за год пользователь получит только через 3-4 месяца после его окончания).
Управленческий учет - подсистема учета, которая формирует внутреннюю отчетность.
Учетная система эффективна, если представляет собой не автономно функционирующие системы, а единый учетный механизм (рис. 2), что означает однократный ввод информации в систему, единство методологической и организационной базы.
Единый учетный механизм
Рис. 2. Единый учетный механизм компании
В систему учета входят, как правило, три подсистемы: финансовый, налоговый и управленческий учет (рис. 3).
Рис. 3. Система учета на предприятии
Говоря об учете затрат с целью управления ими необходимо отметить наиболее существенные различия между финансовым и управленческим учетом, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1
Сравнение финансового и управленческого учета
Показатели сравнения |
Финансовый учет |
Управленческий учет |
1 |
2 |
3 |
1. Цель учета |
Формирование достоверной информации для составления финансовой отчетности, осуществления контроля и выявления резервов |
Формирование достоверной информации для администрации организации и ее структурных подразделений, необходимой для управления ими |
2. Пользователи информации |
В основном внешние пользователи |
Управленческий персонал организации и структурных подразделений и исполнители |
3. Масштабы информации |
Обобщающий характер информации (по предприятию) |
Информация специального назначения, используемая для определенных, более узких целей |
4. Источники информации |
Данные бухгалтерского учета предприятия и системы налогообложения |
Данные учетной системы предприятия, материалы об изучении конъюнктуры рынка, о проведении научно-исследовательских работ, о базах распределения накладных расходов, о нормах расхода трудовых и материальных ресурсов и т.д. |
5. Обязательность ведения |
Обязателен |
Не обязателен, вводится по решению администрации |
6. Объекты учета и отчетности |
Организация в целом |
Структурные подразделения, центры ответственности, рабочие места, процессы, проекты, любая управленческая задача в отдельности и др. |
7. Способы учета |
Использование всех элементов методов бухгалтерского учета обязательно |
Использование элементов методов бухгалтерского учета необязательно. Используются методы количественных оценок |
8. Правила ведения учета |
Используются общепринятые принципы и правила |
Устанавливаются организацией |
9.Базисная структура учета |
Активы = Собственный капитал + + Обязательства (заемный капитал) |
Четкого базиса не имеет |
10. Используемые измерители |
Трудовые, натуральные и обязательно стоимостные |
Более широкое использование натуральных и трудовых показателей и специфических стоимостных показателей (будущий рубль и т.п.), качественные (в том числе относительные) |
11. Способы группировки расходов |
По установленным элементам затрат, при необходимости по статьям калькуляции |
По статьям калькуляции |
12. Степень точности |
Достоверная, документально обоснованная |
Допускаются приблизительные и примерные оценки |
13. Степень оперативности |
Низкая (фиксация прошлых событий, только на основе документов, подтверждающих факт события) |
Высокая (фиксация событий в момент их возникновения без необходимости формирования первичных документов) |
14. Временной период |
Прошедший отчетный период |
За истекший, текущий и будущий периоды |
15. Периодичность представления отчетности |
Месяц, квартал, год |
Строгой периодичности может не соблюдаться (смена, день, неделя, месяц) |
16. Сроки представления отчетности |
Через несколько недель, месяцев |
Через несколько дней, на следующее утро, немедленно |
17. Ответственность за достоверность и своевременность представления информации |
Установлена |
Не предусматривается |
18. Форма отчетности |
Баланс (отчет об имущественном состоянии) и отчет о прибылях и убытках (отчет о финансовом положении) с расшифровками и пояснениями, установленными национальными стандартами учета (ПБУ) |
Произвольная форма, регламентированная менеджментом компании (пользователями данных) |
19. Доступность отчетных данных |
Доступны пользователям (открытость информации) |
Являются коммерческой тайной |
20. Инициирует и регламентирует |
Государство |
Руководство компании |
21. Регулирующий орган |
Минфин России |
Минэконом развития России (разработка рекомендаций) |
22. Связь с другими дисциплинами |
Основан на собственных методах |
Тесно связан с микроэкономикой, финансами, экономическим анализом, статистикой |
Наряду с перечисленными отличиями финансовый и управленческий учет имеют много общего:
основная часть данных первичного учета используется и в финансовом, и в управленческом учете;
учет затрат и калькулирование себестоимости продукции осуществляются как в финансовом, так и в управленческом учете (в России конечный результат производственной деятельности организации определяют только способом сопоставления себестоимости продукции и выручки от продаж). При этом в финансовом учете определяется себестоимость всей производственной продукции и ее основных видов в целом по организации, а в управленческом учете исчисляют различные показатели себестоимости (по отдельным производствам, видам, технологическим решениям, зонам реализации и т.п.);
способы и приемы, составляющие в совокупности метод бухгалтерского учета (документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, бухгалтерский баланс и отчетность) применяют как в финансовом, так и в управленческом учете;
данные как управленческого, так и финансового учета используют для принятия решений;
и финансовый, и управленческий учет в значительной степени основываются на принципе ответственности.
Отличие налогового и управленческого учета очевидно из сопоставления названий: налоговый учет предназначен для исчисления налогов и контроля своевременности их уплаты, управленческий учет служит целям внутрихозяйственного управления, весьма далеким от налогообложения. Вместе с тем многие решения по управлению предприятием, в особенности на вышестоящем уровне (в том числе касающимся затрат), должны приниматься с учетом налоговых последствий, и в этом отношении управленческий и налоговый учет имеют определенную взаимосвязь и взаимообусловленность.
Если налоги могут (и должны) участвовать в управленческих расчетах, то статистический учет лишь просто констатирует состояние бизнеса. База данных управленческого учета является просто источником данных (в денежном и натуральном выражении) для заполнения необходимых статистических отчетных форм. Этот факт необходимо помнить при реализации процессов бюджетирования на предприятии.
Экологический учет и отчетность не вошли еще достаточно широко в российскую практику. Однако, как и в случае с налоговым учетом, расходы по экологическим программам, социальным и иным проектам также являются предметом контроля, т.е. должны находить отражение в управленческих расчетах и отчетах. С точки зрения управления затратами следует помнить, что затраты на экологические программы и проекты являются, как правило, как значимыми, так и значительными. И зачастую именно они сокращаются в первую очередь при разработке программ по экономии затрат. И если это может быть оправдано с экономической точки зрения в краткосрочной перспективе, то в долгосрочной приводит к отрицательным последствиям, например, истощению ресурсной базы.
Оценка рисков и управление ими являются по сути одним из важнейших элементов менеджмента. Таким образом, они тоже представляют собой часть интегрированной системы тотального управленческого учета и отчетности. И наличие, и отсутствие системы оценки рисков и управления ими на предприятии влечет за собой появления затрат на реализацию программы по минимизации рисков или на оплату убытков по неоцененным рискам.
Таким образом, управление затратами предполагает отражение затрат в каждой системе учета. При этом должен соблюдаться принцип прозрачности, а отражение затрат в учете напрямую зависит от целей учета.