Практическая работа № 5; 6 Классификация документов в пределах архивного фонда. Фондирование документов по личному составу

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва ПрофОбрИздат 2002. с.74-75

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини Издательство НОРМА Москва, 1996. с.40-72

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва, М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьёв с. 223-225

Методические указания:

После определения фондовой принадлежности документов в архиве производится группирование дел в пределах фонда. За единицу систематизации (классификации) и учётную единицу документации любой принадлежности (например бухгалтерской) принимают дело – физически обособленный отдельный документ (отчёт, проект, устав) или совокупность документов, заключённых в отдельную обложку (приказы, переписка и т.д.)

Как правило, дела располагаются внутри фонда с учётом следующих классификационных признаков:

• Структурного (в соответствии со структурной схемой организации);

• Хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы)

• Функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление или объём дел небольшой)

• Номинального (по видам и разновидностям документов, включённых в дело, по родам дел)

• Корреспондентского (названия корреспондентов или фамилий адресатов)

• Географического (по географическим названиям)

Наиболее приемлема в настоящее время хронологически-структурная или хронологически-функциональная схемы систематизации дел.

Данные схемы систематизации дают возможность составить следующие описи дел фонда:

1. Описи дел постоянного хранения

2. Описи дел по личному составу

3. Описи дел временного хранения (свыше 10 лет)

Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда, за единицу систематизации принимается дело.

Задание:

1. Произвести классификацию документов в пределах фонда.

Методические указания: из нефондированной россыпи документов сформировать сначала дела, а затем дела сгруппировать в архивный фонд. Определить фондовую принадлежность документов с учётом прямых и косвенных признаков фондовой принадлежности документов. Название фонда: «Документы по контингенту студентов ФГОУ СПО «Димитровградский технический колледж». Заполнение формы списка фондов производится по аналогии с фондом документов «По личному составу»

А). Сгруппировать дела, выяснить крайние даты документов: (ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ)

1.приказы, допуски к пересдаче экзаменов и зачётов,

2. характеристики,

3. заявления,

4. справки,

5. письма, повестки,

6. справки для получения социальной стипендии.

Б). определить, по какой схеме целесообразно провести систематизацию дел.

В). Заполнить опись дел по личному составу (правила заполнения в учебнике Павлюк Л.В. с 228 п.8; форма с. 52- Основные правила)

При заполнении формы годового раздела сводной описи дел по личному составу используется таблица с разграничением по разделам (каждой группе дел соответствует свой раздел под своим заголовком: например «Медицинские справки, заявления студентов», «Письма спортивных организаций, повестки в суд»

2. Заполнить лист фонда (1 таблица; Осн. правила с. 55 )