§ 3. Правовое закрепление организации договорной работы в воинской части

Порядок ведения договорной работы обычно определяется в соответствующих положениях, утверждаемых командиром воинской части.

В настоящее время существующие в воинских частях локальные нормативные акты по вопросам ведения договорной работы отличаются не только по форме, но и по кругу затрагиваемых вопросов. В некоторых инструкциях, положениях, приказах определяется общий порядок оформления договорных отношений и организации исполнения договоров, защиты имущественных прав и интересов воинской части. Вместе с тем во многих воинских частях разработаны соответствующие служебные документы, регламентирующие только отношения, связанные с заключением и исполнением отдельных видов договоров.

Однако есть ряд общих требований, которые необходимо учитывать при составлении указанных инструкций и положений.

Во-первых, правила ведения договорной работы целесообразно указывать в одном служебном документе (положении, инструкции), введенном в действие приказом командира (начальника). Практика, при которой эти правила устанавливаются в многочисленных приказах, принимаемых в различное время, существенно затрудняет их применение.

Во-вторых, при составлении инструкций (положений) о договорной работе в них следует отражать специфические условия функционирования воинской части, не дублируя в локальных нормативных актах общие положения о договорах, предусмотренные действующим законодательством.

Инструкция может иметь следующие основные разделы, содержащие требования по ведению договорной работы:

1. Общие положения (задачи, подразделения, службы и должностные лица, ответственные за организацию и ведение договорной работы, их права и обязанности).

2. Порядок принятия и исполнения государственных контрактов.

3. Порядок оформления договорных отношений:

— порядок, схемы и сроки прохождения документации, связанной с заключением, исполнением, изменением и расторжением договоров;

— типовые образцы договорной документации;

— порядок разработки проектов договоров, согласования условий договоров с подразделениями, службами, должностными лицами, отвечающими за соответствующие участки работы (очередность и сроки); обязанности подразделений, служб и должностных лиц по урегулированию разногласий с контрагентами при заключении, изменении и расторжении договоров.

4. Порядок регистрации, учета и хранения договоров и другой договорной документации.

5. Организация исполнения договоров, учет и контроль исполнения договорных обязательств:

— порядок и форма доведения содержания заключенных договоров до всех заинтересованных подразделений и служб, должностных лиц воинской части;

— порядок организации исполнения договоров исполнителями;

— проведение анализа планирующих документов воинской части с учетом заключенных договоров и внесения в них изменений и дополнений;

— виды учета, формы и порядок ведения учета договоров;

— обязанности подразделений, служб и должностных лиц по организации и ведению учета и контроля за выполнением договорных обязательств;

— обязанности финансовой и юридической служб по контролю за своевременной оплатой исполнения договоров;

— порядок обеспечения контроля за качеством и количеством поступающей продукции, выполнения работ и оказания услуг;

— порядок документального закрепления выявленных нарушений и отступлений от условий договора;

— порядок проведения анализа документов, содержащих данные о выполнении условий договоров, сроке их выполнения, и порядок их передачи в подразделения, службы, должностным лицам, ведущим учет.

6. Анализ и оценка договорной работы:

— обязанности подразделений, служб и должностных лиц по проведению определенного вида анализа с установлением объема и источников используемой для этого информации;

— подготовка соответствующих предложений по результатам анализа;

— в какой форме, кому и в какой срок должны быть представлены результаты проведенной работы (справка, доклад и т. д.).

7. Ответственность должностных лиц, по вине которых воинская часть понесла экономические убытки в результате допущенных нарушений договорных обязательств.

При подготовке инструкции независимо от того, в какой воинской части она разрабатывается, необходимо учитывать следующие положения.

Во-первых, наиболее важно в предполагаемом документе отразить определенные функции довольствующих служб и подразделений юридической службы по осуществлению контроля за заключением, исполнением, учетом договоров, предъявлением рекламаций и претензий. В нем, в частности, необходимо предусмотреть:

— структурные подразделения соответствующих служб, которые отвечают за подготовку проектов договоров, учет, хранение договоров и других документов, ведение журналов учета рекламаций и претензий;

— подразделения, с которыми проекты договоров должны быть согласованы, порядок и сроки их согласования и визирования;

— подразделения (органы), которые принимают меры к урегулированию разногласий по договорам;

— меры по установлению договорных отношений путем заключения государственных контрактов, а также реализации договоров о намерениях (фьючерсных договоров);

— систему контроля за исполнением договорных обязательств;

— порядок, сроки, специфику разных контрагентов при предъявлении и рассмотрении претензий, возникающих при заключении и исполнении договоров;

— порядок, сроки оформления материалов, необходимых для ведения арбитражных дел;

— обособленные конкретные формы участия юридической службы в договорной работе, проводимой в основном тыловыми подразделениями и довольствующими службами, службами материально-технического обеспечения воинских частей.

Во-вторых, особое внимание при разработке инструкции должно быть обращено на организацию учета.

В воинской части целесообразно вести оперативный и сводный учет выполнения договорных обязательств, предъявленных и удовлетворенных рекламаций и претензий.

Оперативный учет должен обеспечивать определение результатов выполнения договорных обязательств за каждый отчетный период: месяц, квартал с начала года нарастающим итогом отдельно по каждому заключенному договору.

Оперативный учет выполнения договоров рекомендуется вести в специальном журнале или на карточках.

Сводный учет осуществляется путем дополнительной обработки (группировки, выборки, суммирования) данных оперативного отчета за тот или иной отчетный период и отражает обобщенные данные о выполнении обязательств по договорам.

При большом количестве контрагентов, широкой номенклатуре (ассортименте) продукции, широком спектре обязательств по выполнению работ и оказанию услуг и при наличии соответствующих возможностей целесообразно использование для учета выполнения договоров электронно-вычислительной техники (автоматизированной системы контроля исполнения договоров).

Важной предпосылкой достоверности учета выполнения договорных обязательств, например, по поставкам продукции является надлежащая организация работы по приемке продукции. Поэтому в целях обеспечения контроля за количеством и качеством поступающей продукции командиру воинской части необходимо:

— определить ответственных за приемку продукции по качеству и количеству;

— представить в соответствующий орган военного управления для утверждения список компетентных лиц, рекомендуемых для утверждения в качестве представителей общественности при приемке продукции;

— организовать постоянно действующую учебу этих лиц, возложив обязанность по ее проведению на юридическую службу и другие заинтересованные подразделения.

В-третьих, в инструкции обязательно должен быть предусмотрен порядок ее изменения. Особенно это важно в период развития и постоянного формирования законодательной базы.

В-четвертых, в качестве приложений к инструкции можно предложить не только образцы и примерные формы документов, связанных с порядком организации договорной работы, но и перечень основных нарушений договорных обязательств, и расчет штрафных санкций.

Преимуществами такой инструкции, введенной в действие приказом командира (начальника), перед другими правовыми актами более высокого уровня являются:

а) адаптированность ее к условиям конкретной воинской части;

б) возможность быстрого внесения изменений и дополнений с учетом меняющегося законодательства.

Таким образом, в нормативных актах об организации в воинской части договорной работы рекомендуется предусматривать:

— порядок и сроки прохождения документации, связанной с заключением, изменением и расторжением договоров;

— распределение обязанностей соответствующих структурных подразделений, должностных лиц, специалистов, ответственных за оформление договоров;

— порядок разработки проектов договоров, а также согласования условий договоров с подразделениями и службами;

— обязанности подразделений по урегулированию с контрагентами разногласий, возникших при заключении, изменении и расторжении договоров;

— учет и хранение договоров и другой договорной документации;

— обязанности структурных подразделений и порядок доведения до служб воинской части условий заключенных договоров для обеспечения их выполнения;

— порядок контроля за исполнением договорных обязательств;

— анализ договорной работы, порядок внесения предложений по ее совершенствованию;

— порядок применения мер материального стимулирования и экономической ответственности соответствующих командиров (начальников) в целях укрепления договорной дисциплины.

Кроме того, определяется порядок:

— сбора материалов для предъявления (рассмотрения) рекламаций, претензий и исковых заявлений, связанных с заключением и исполнением договоров, возмещением убытков, причиненных нарушениями обязательств;

— подготовки рекламаций, претензий, исковых заявлений и ответов (отзывов) на них;

— регистрации и хранения этих материалов;

— контроля за рассмотрением рекламаций, претензий, исков в воинской части, а также за исполнением решений арбитражных судов;

— проведения анализа рекламационной и претензионно-исковой работы, других вопросов организации рекламационной и претензионно-исковой работы.

Приказ о введении в действие инструкции по организации договорной работы издается ежегодно перед началом договорной кампании.