2. Бизнес-процесс – «закупка товара у поставщиков»

Цель: произвести оплату закупки спортивного товара.

Владелец процесса – руководитель финансового отдела

Алгоритм процесса:

Начало рабочего дня (прием данных)

Заключение договора с поставщиком

Составление заявки

Выбор поставщиков

Анализ остатков товара на складе

Определение потребности в товарах

Согласование заявки

Проплата счет-фактуры

Получение товара от поставщика

Запрос на сортировку товара на складе

Документирование процесса закупки

Передача документов отделу закупок

Конец рабочего дня

Описание процедур:

1. Начало рабочего дня

2. Определение потребности в товарах

   • Определение базовых характеристик требуемого товара и его необходимое количество

   • Определение срока поставки требуемого товара

   • Оформление необходимой документации

3. Анализ остатков товара на складе:

• еженедельное изучение инвентаризации товаров на складе.

• Подача соответствующей заявки на поставку товара в отдел закупок

4. Выбор поставщиков

• Подготовка списка возможных поставщиков

• Получение предложений от возможных поставщиков

• Согласование полученных предложений

• Регистрация получения коммерческих предложений от возможных

поставщиков

• Выбор наиболее подходящих поставщиков

5. Заключение договора с поставщиком:

• Изучение прайс-листов;

• Изучение условий поставок товара;

• Выбор наиболее выгодного варианта договора.

6. Составление заявки:

• Выбор необходимых товаров из прайс-листа;

• Определение необходимого количества каждого товара;

• Уточнение времени доставки товара.

7. Проплата счет - фактуры:

• Заполнение банковских документов в финансовом отделе организации и передача их в отдел бухгалтерии;

• Выделение средств на закупку товара;

• Проплата счет - фактуры в банке.

7. Получение товара от поставщика:

• Сличение товаров с накладными по количеству, качеству и наименованию продукта;

• Анализ качества привезенного товара;

• Сверка соответствия сертификатов и товара.

7. запрос на сортировку товаров на складе:

• Сортировка по производителям;

• Сортировка по дате производства;

• Сортировка по типу товара: спортивная одежда, обувь, тренажеры

7. Документирование процесса закупки:

• Регистрация товарно-транспортных накладных;

• Сортировка товарно-транспортных накладных по производителю.

• Запись товара в книгу движения товара;

7. Передача документов отделу закупок

8. Конец рабочего дня

Матрица ответственности бизнес-процесса

Организационная структура основные этапы процесса	Руководитель отдела	Заместитель руководителя	Помощник
Начало рабочего дня	У
Определение потребности в товарах		Р	У
Анализ остатков товара на складе		Р	У
Выбор поставщиков	Р		У
Составление заявки	Р
Проплата счет-фактуры	Р
Получение товара от поставщика		У	У
Запрос на сортировку товара на складе		Р
Документирование процесса закупки	Р	У	У
Передача документов отделу закупок	Р	У
Конец рабочего дня	Р		У

Р - руководство; У - участие.

Контекстная диаграмма процесса закупки спортивного товара

Правила документооборота

Стратегия выгодного сотрудничества

База данных поставщиков

Заказ, доставленный на склад организации

Процесс закупки спортивного товара

Договор с поставщиком

Заявка на поставку

Оплаченная счет-фактура

Необходимость в том или ином товаре

Руководитель отдела закупок

Руководитель финансового отдела

Склад

Бухгалтерия

Подтверждение платежей в банке