Тема: подготовка документов к архивному хранению

Сформированные в течение года документы можно разделить по срокам хранения на з срока:

-документы со срокам хранения до 10лет включительно

-документы от 10 до 75

-документы постоянного срока хранения

Передаче в архив подлежат документы 2-ой и 3-ей групп. А документы 1-ой группы уничтожаются после хранения.

Для подготовки документов для передачи документов в архив создается экспертная комиссия организации (эко). Эта комиссия проводит экспертизу:

1)ценности документов, то есть проверяет каждое дело методом полистного просмотра для устранения возможных ошибок и оформлении дел.

Формирование дел - распределение документов в зависимости от вида, вопросов и срока хранения (подшивав документов).

С целью проверки, выявления ошибок, например документы в папке с длительным сроком хранения подшиты в папке с кратким сроком хранения.

2) необходимость увеличения типового срока хранения документов.

Оформление результатов экспертизы:

-после проверки документов обсуждаются вопросы отбора их на архивное хранение.

-на заседании комиссии составляется протокол, в котором указывается какие документы могут быть выделены к уничтожению. Ответственность по уничтожению ведет лично руководитель организации, поэтому он утверждает этот протокол (слушали,выступали, руководитель).

Перед сдачей документов в архив, над каждым делом выполняются следующие действия:

1) скрошиватель любого типа не допускается передавать в архив, так как меткой ржавеют, поэтому документы изымают из папок.

2) дело переформировывается в прямом хронологическом порядке.

3) листы дела нумеруются простой порядковой нумерацией, максимально до 250 листов, толщина дела не более 4 см.

Литвы номеруются карандашом в правом верхнем углу.

Возможные ошибки:

При номурации могут возникать ошибки, которые должны исправлять по правилам.

1) если дважды и более написан одинаковый номер 25/25 и это сразу обнаружено, то лишние одинаковые номера зачеркиваются одной линией и рядом пишутся правильные номера.

2) если дважды и более написан одинаковый номер 25/25 и это обнаруживается после полной номерации, то добавляется буква к лишним одинаковым номерам 25/25а/25b.

3) пропущен очередной порядковый номер 25,27, то номер признается пропущен, а потом это отмечается в листе завершения дела.

4) один из листов не прошит, то на пропущеном листе ставится личный номер.

5) одинаковые листы по номерам встерчаются в деле несколько раз, то добавляем буквы в алфавитном порядке.

Документирование деятельности коллегиальных органов.

Протокол - документ фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, совещаниях коллегиальных органов.

Акт- составляется единолично или группой лиц и всегда утверждается организацией.

Составляется внутренняя опись документа, посути это оглавление.

Внутренняя опись:

-унифицированная форма

-имеет табличную форму.

Делопроизводство по обращениям граждан.

Граждане рф имеют права обращаться к должностным лицам и в организации (государственные и муниципальные) по вопросам которые интересуют их лично и затрагивают общественные интересы.

Граждане имеют право обращаться:

-устно на личны прием

-письменно:

А)индивидуально (предложения, заявления, жалобы)

Б)коллективно (письма, петиции)

Делопроизводство по обращению граждан регулируется двумя актами:

1)фз от 2.05.2006 номер 59фз о порядке рассмотрения обращений граждан рф

2)типовое положение о ведении делопроизводства (о порядке рассмотрения обращений граждан рф 82г.)

Обращения возникают как правило в связи с нарушением прав граждан, игнорированием их номера и имеющихся недостатков в жилищных и прочих условиях.

Обращение(предложение)- высказанное гражданами пожелание по изменению или совершенствованию существующего порядка в различных сферах (в общественных и личных).

Обращение-заявление пишется для реализации прав, имеющихся у гражданина.

Обращения-жалобы пишутся тогда, когда права нарушены.

Обращения граждан пишутся в произвольной форме от руки, за исключением специальных случаев, предусмотренных законом (исковое заявление, конституционная жалоба).

Обращения граждан пишутся с учетом иерархии государственных или муниципальных органов.

Поступившее обращение регистрируются отдельно от другой поступившей корреспонденции. Для регистрации используется специальная регистрация - контрольная карточка, приложение к типовому положению.

Особенностями этой карточки являются:

-содержит дополнительные реквизиты домашний адрес

-в карточка подробно отражается ход исполнения.

Обращение граждан индивидуально индексируется:

*буква алфавита с которой начинается фамилия: x-355.

*регистрационный индекс может быть дополнен номером из классификатора причин обращения граждан, например, N-1012/07(о проблемах с водоснабжением).

повторные жалобы регистрируются очередным порядковым номером, но в специальной графе указывается номер первого обращения.

Зарегистрированная жалоба передается на рассмотрение руководителю или уполномоченному им лицу. На жалобе проставляется резолюция руководителем и документ передается на исполнение.

Исполнение жалобы контролируется секретарем. Исполнение жалобы вместе с подготовленными ответами передаются руководителю, он подписывает ответ на жалобу и ответ отправляется заявителю. Овинов на обращения граждан должны быть подготовлены не позднее месяца со дня поступления. В отдельных случаях сроки сокрушаются до 15 дней(по жалобам военнослужащих), до 10 дней по вопросу депутата, в экстренных случаях жалобы исполняются немедленно. Не допускается рассматривать анонимные жалобы. Исключения: обращения о готовящихся преступлениях (в мвд, полицию, ФСБ)

При устном обращении тоже оформляется регистрационная карточка.