Служебная записка.

Составляется в произвольной форме от руки.

Допускается употребление личного местоимения в тексте

Обязательно регистрируется и передается на рассмотрении руководству организации

После постановки резолюции ставится на контроль

Часто является основным для издания других документов.

Организация документооборота.

В потоке документа выделяют в каждой организации:

1) поступающие или входящие документы

2) отправляющие (исходящие)

3) внутренние

Движение документов:

1) поступление в организации по различным каналам связи

- письма

- курьерская доставка

- по факсу (содержат внутреннюю конфирмацию)

-эл почта

2) рассортировка полученной информации на 2 потока:

- для руководства ( письмо из префектуры « о загрязнении водоема»; предложение о сотрудничестве от фирмы партнера, с которой продолжается работа в течении многих лет)

- для работников структурных подразделений ( жалобы граждан на качество продукции; копии получении после отгрузки продукции; предложение о сотрудничестве с новыми компаниями)

Большинство документов должны поступать в структурные подразделения. Руководителю передаются только самые важные документы.

3)документы регистрируются. Сведения о них заносят в учетную форму, чтоб они не пропали.

4) при наличии автоматизированной обработке документы копируются и дальше обрабатываются в эл виде.

5) документы передают на два потока: руководителю и на исполнение в структурные подразделения

6) руководитель принимает решение по исполнению документов, проставляет резолюции на документы.

7) документы передаются на исполнение

8) работа исполнителей с документами контролируется делопроизводственной службой.

9) исполненные документы формируются в дела, после отправки ответов или выполнения необходимых мероприятий.

10) результат: проведение переговоров

11) исполнение

Движение исходящих документов.

1) подготовка проекта документа

2) согласование проекта документа

3) доработка проекта документа по замечаниям

4) передача проекта документа руководителю

5) доработка документа по замечаниям руководителя

6) оформление окончательного варианта

7) передача документа подписания

8) регистрация документа

9) формирование в деле конечного оформления отправленного документа

Движение внутренних документов.

1) подготовка и согласование проекта

2) подписание

3) регистрация

4) распределение по числу исполнителей

5) передача на исполнение

6) контроль исполнения

7) формирование в дело исполнительного документа

Учет объема документооборота

Ежегодно подсчитывается общее количество обработанных документов и входящих, и исходящих, и внутренних.

Отдельно оригиналов и копий.

Суммирование всех документов.

Регистрация документов.

Регистрация-значение сведений о документах в учетную форму. Это легкая процедура.

А) значение регистрации

-защитная функция об утрате документов

-для учета создаваемых и получаемых документов

-для систематизации обрабатываемой документации

-для поиска документов

Б)формы ведение регистрации

-для ручного заполнения ( регистрационные журналы и книги, регистрационные карточки формат а5 а6)

-для автоматизированного регистрирования

Регистрационные журналы (книги) разрабатываются смой организацией- (количество граф) с соблюдением обязательных требований:

-журналы должны быть прошиты, пронумерованы и заверен печатью и подписью: надпись « в журнале прошито и пронумеровано 100 листов» дальше подпись и дата

Регистрационная карточка содержит сведения об одном документе. Это позволяет систематизировать карточки по разным признакам, размножать по необходимости.