Реквизиты содержательной части документа.

Она включает:

1).заголовок к тексту

2.) текст документа

3). Отметка о наличии приложения

1.Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

На документах формата А5 заголовок не пишется, для других - обязательно.

Виды заголовков:

1) письмах, приказах, служебных записках - короткая фраза, начинающаяся с предмета: о, об.

Например, о проведении научной конференции.

2) в положениях о структурных подразделениях - заголовком является название подразделов. Например, положение о…

3) в должностных инструкциях - заголовок, обозначает наименование должности. Например, должностная инструкция руководителя.

4) В штатном расписании и номенклатуре дел-заголовок обозначает ход действия документа. Например, правила внутреннего трудового распорядка.

2. текст документа.

Текст документа зависит от его вида.

Обязательным требованием к текстам любых документов является:

1) макс. иформированность-полное исключение ненужного.

2) Документа должны составляться с использованием делового стиля.

3) Из текста документа полностью исключаются ненужные выражения.

Реквизиты оформляющей части документа.

Реквизиты, влияющие на юр силу.

1. реквизит подпись состоит из 3 частей:

- должность (из штатного расписания)

-личная подпись

-расшифровка личной подписи (инициалы и фамилия без скобок)

Если документ оформляется не на бланке, то к должности добавляется наименование организации.

Некоторые документы имеют несколько подписей- акты где есть комиссии .

Подпись располагается после текста. Право подписания документа принадлежит 1му руководителю организации. Не допускается ставить сокращения И.О. перед названием должности , необходимо указать должность подписавшего документ. Мягкая подпись может быть заменена механическим аналогом.

Факсимильная подпись или штамп.

Применение этой подписи возможно только в тех документах, которые не имеют юридической значимости.

Оттиск.

Если документ имеет установленную форму и буквы М.П. оттиск ставится на эти буквы. Оттиск печати- часть слова, обозначающая должность в реквизите.

2. гриф согласования.

График отпусков согласования с профсоюзами организации после подписи.

3. виза согласования с документом.

Вспомогательные реквизиты:

-отметка об исполнителе

-инициалы, фамилия

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело

-подшивается дело к охранению, при необходимости указывается, что было выполнено.

Составление и оформление отдельных видов документа.

Организационные документы

- если документ содержит и звуковую и изобразительную, то называется аудиовизуальным.

- запись инфо на различных носителях по установленным правилам называется документированием

-проследить процесс формирования окончательной редакции текста документа можно лишь увидев все документы

- помает организовывать обмен инфо между различными объектами документа выполнив коммуникативную функцию

Бланк-набор реквизитов идентифицирующих автора официального письменного документа.

Виды бланка:

-общий бланк-бланк для изготовления всех видов ОРД, кроме письма

-бланк письма

-бланк конкретного вида документа

Реквизиты общего бланка- максимальный набор зависимости от учредительных реквизитов

-гос герб РФ

-герб суб РФ

-эмблема организации

-место составления и издания документа

-реквизит-справочные данные об организации

-реквизит- основной гос регистрац номер

-ИНН плательщика

ОКПО -8 цифр

ОГРН-13

ИНН/КПП-10/9

-ссылка на рег номер и дату документа

Поварская улица дом 10 Москва 113149

Организационные документы.

1.Общие требования к оформлению организационных документов.

Документы подготавливаются и подписываются руководителями структурных подразделений.

Структурное подразделение- бухгалтерия.

Структура организационных документов:

- правила внутреннего трудового распорядок (ст. 189 трудового кодекса РФ)

-должностная инструкция (рекомендация по составлению инструкций)

-документы утверждаются

- как правило. Согласовываются с юрисконсулом и руководителем кадровых служб.

-организационные документа обязательно доводятся до работников код роспись. С этого момента работник несет ответственность за неисполнение должного. Желательно передать работнику экземпляр.

2. структура текста организационного документа.

1) общие положения правовой статус и подчиненность.

2) порядок назначения на должность, чем руководствуется юрисконсулт.

1.квалификационные требования.

2. функции человека которые занимают эту должность.

3. должностные обязанности- конкретный вид работы.

4. права

5. ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей.

6. служебные взаимоотношения с руководством. С работниками организации по производственным делам.

7. оценка деятельности -казать критерии, по которым оценивается деятельность работника.

Распорядительные документы.

общие требования:

1) документы издаются руководителями организации.

2) Документы должны иметь основания

3) Документа согласовываются с заинтересованными должностными лицами

4) Документа доводятся под роспись до исполнителя названного в приказе

5) Издаваемые документы не должны противоречить действующему законодательству

Структура текста распорядительного документа на примере приказа.

Текст приказа состоит из 2 частей6

1) констатирующая ( преамбула)

2) распорядительная ( содержит исполнителя, задание и срок)

между первой и второй частью ставится слово «приказываю»

составление и оформление справочных документов.

Документирование коллегиальной деятельности.

2 вида документов:

1) протоколы

2) акты

1) протокол.- документ , фиксирующий ход и результат собраний, заседаний и тп.

важнейший процессуальный документ. Прежде чем открывается коллегиальное мероприятие надо установить:

а)проверяется наличие кворума членов данного коллегиального органа

б) минимальное количество участников заседания .

иначе решения будут недействительными.

Кворумы бывают двух типов: простой (половина) и жесткий ( 2/3 состава)

Протокол имеет унифицированную форму.

Включает в себя:

1 часть заголовочная

- наименование организации

- наименование вида документа

-слева дата составления и регистрационный номер

- место составления с учетом административно-территориальных условий

- вид мероприятия, председательствующего, секретарь, присутствовали.

- приглашение ( при необходимости)

2 часть – содержательная

- повестка дня- вопрос и докладчики

- обсуждение знание дело вопросы. ( слушали-докладчика выслушали- мнение постановили-принятие решения голосование-с подсчетом)

3 часть – оформляющая

- подпись секретаря и председателя

- виза ознакомления лиц уполномоченных в постановленной части.

- отметка об исполнении документа и направлении в дело

б) акты- когда работает комиссия

структура акта на примере акта о нарушении трудовой дисциплины:

(опоздание на работу)

1) заголовочная часть

- наименование организации

- вид документа – акт

- дата номер

- место составления

2) содержательная часть

- заголовок к тексту ( о нарушении трудовой дисциплины)

-текст ( кто когда где и что нарушил)

-указывается факт запроса объяснительной записки ( ест или нет)

3) оформляющая часть

- приложение ( кто сколько составил и куда отправил)

-виза ознакомления ( если работник отказывается расписываться, то вносится фраза: от ознакомления актом отказался, акт был зачитан вслух)

Реквизиты. (стр 97)

1. реквизиты заголовочной части.

-реквизиты бланка

- адресат

-гриф утверждения документа

- резолюция

-отметка о контроле

2. реквизиты содержательной части

- заголовок к тексту

- текст документа

- отметка о наличии приложений

3. реквизиты оформляющей части

- подпись

-виза согласования документа

- оттиск печати, отметка о заверении копии

- отметка об исполнителе

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело

- отметка о поступлении документа в организацию

- идентификатор эл копии документа

- виза ознакомления

Служебная переписка.

1. переписка внешняя. ( с др. организациями) – « служебное письмо»

2. переписка внутренняя ( между подразделениями или между подчинениями)- «служебная записка»

служебное письмо.

Текст письма имеет сложившуюся в практике структуру:

1) формы вежливого обращения

2) текст письма, как правило, состоит из 2 частей: основания для обращения, предложение или просьба

разновидность писем в зависимости от содержания:

1) приложения

2) запрос

3) ответ

4) гарантийное письмо

5) сопроводительное письмо

6) претензия и др

текст излагается в 3 лице ед и мн числа.

запретительные нормы: нежелательно употреблять в тексте личные местоимения, они допускаются только в случае обращения одного руководителя к другому.

письмо должно содержать только 1 вопрос.

Стиль –деловой.

Текст краткий и однозначный по смыслу.

После текста и отметки о наличии приложения если но есть пишется заключение в вежливой форме, с красной строки.