- •Характеристика документа
- •1.1.Характеристика документа, як системного об’єкта
- •2.1. Інформаційна складова документа
- •2.2. Матеріальна (фізична) складова документа
- •2.3. Структура документа
- •3.2. Класифікація за інформаційною складовою документа
- •3.3. Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа
- •3.4. Класифікація документів за обставинами їх існування в зовнішньому середовищі
- •4.1. Кодування інформації
- •4.2. Поняття про мови
- •4.3. Поняття про знаки
- •4.4. Документ як знакова система
- •4.5. Способи і засоби запису інформації
- •5.3. Документна діяльність
- •5.4. Документний фонд
- •6.2. Класифікація ділових документів
- •7.1. Текст ділового документа
- •7.2. Реквізити та оформлення ділового документа
- •7.3. Характеристика окремих видів ділових документів
- •8.1. Документи щодо особового складу
- •8.2. Довідково-інформаційні документи
- •8.3. Обліково-фінансові документи
- •8.4. Господарсько-договірні документи
- •9.1. Видання як вид документа
- •9.2. Класифікація видань
- •10.1. Офіційне видання
- •10.2. Наукове видання
- •10.3. Науково-популярне видання
- •10.4. Виробниче видання
- •10.5. Навчальне видання
- •10.6. Суспільно-політичне видання
- •10.7. Загальна характеристика довідкового видання
- •10.8. Енциклопедичні видання
- •10.9. Словники та довідники
- •11.2. Бібліографічне видання
- •11.3. Реферативне видання
- •11.4. Оглядове видання
- •12.1. Видання для дозвілля
- •12.2. Рекламне видання
- •12.3. Літературно-художнє видання
- •3.2. Книга як різновид документа
- •13.3. Структура книги
- •13.4. Апарат книги
4.1. Кодування інформації
Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.
Кодування інформації – це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксації інформації. |
Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі та часі. |
Мова – це складна система символів, кожний з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення. |
Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування. |
Знак – це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом. |
Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.
4.2. Поняття про мови
Мова – це особлива система різнотипних і разом з тим внутрішньо об'єднаних між собою структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень і т.ін.), які людина свідомо використовує і які служать йому засобом спілкування з іншими. Мови – це системи, у яких із знаків (букв, цифр, умовних позначень) за допомогою граматичних правил будуються осмислені лексичні одиниці і речень.
За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято ділити на:
природні (або натуральні)
штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).
Природна мова відрізняється від штучної тим, що її мовні знаки виникають стихійно, а штучні знаки створюються спеціально.
Природні мови історично виникли у процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою є мова міміки і жестів, що дісталася людині в спадок від тварин і базується на першій сигнальній системі; національні мови – основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те або інше поняття, предмет. |
Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності й передачі спеціальних повідомлень. Прикладами можуть служити різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного програмування і т.ін. |
4.3. Поняття про знаки
Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковость – одна з основних його ознак. Документ – це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі букв, отворів, крапок, ліній, цифр і т.ін. |
Знак має такі основні властивості: 1) матеріальний вираз; 2) значення; 3) інформування про щось відмінне від нього; 4) передача інформації; 5) функціонування в певній знаковій ситуації.
Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.
4.3.1. Класифікація знаків
Розрізняють знаки мовні і немовні:
Знак мовний – одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, речення), яка служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті. |
Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документною інформацією між людьми. |
До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.