2.3. Структура документа

• Структура документа – це сукупність компонентів, взаємозв’язки яких дають можливість функціонувати системі, а отже, ідентифікувати кожен вид і тип документа.

• Структура документа – це скоординована безліччю компонентів, взаємозв'язку які дають йому можливість функціонувати як якоюсь цілісності (системі), дозволяють відрізнити книгу від журналу, грамплатівку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокарту від географічної карти і т.п., тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

 

2.3.1. Внутрішня структура документа

УВАГА! Внутрішня структура документа

Зовнішня структура документа – це його внутрішній базовий набір взаємозалежних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати інформацію, що міститься в ньому.

Склад внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільше чітко внутрішня структура видна на прикладі видань – книг, часописів, газет.

Видання повинне містити такі елементи і частини:

• елементи видання з вихідними данними;

• зміст;

• передмова;

• вступна стаття;

• основна частина (основний текст);

• післямова;

• допоміжні покажчики;

• додаток.

Вихідні відомості – сукупність даних документа, призначених для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку й інформування читачів.

До основних елементів вихідних відомостей відносяться такі: автор, заголовок (назва), надзаголовкові дані, підзаголовкові дані, анотація (реферат), місце і рік видання, видавництво.

Залежно від виду документа набір внутрішніх елементів та їх розташування можуть змінюватися.

 

2.3.2. Зовнішня структура документа

УВАГА! Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) – це його зовнішня форма, що дозволяє ідентифікувати його як вид документа.

• До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять обкладинку, суперобкладинку, оправлення, книжковий блок, форзац, титульний лист, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр. Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його видових характеристик, цільового й читацького призначення, використовуваних матеріалів і технології виробництва.

Внутрішня структура документа – набір пов’язаних між собою частин та елементів, що дозволяють ефективно шукати, сприймати та використовувати інформацію.

• До внутрішніх структурних елементів книжкових видань відносять вихідні дані, зміст, передмову, післямову, основну частину, допоміжні покажчики, додатки.

.1. Поняття класифікації документів

Поняття «класифікація» використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як сукупність і як отримана в результаті схема.

Для розмежування процесу класифікації та його результату пропонується використовувати два терміни: «класифікування» і «класифікація».

• Класифікування документів – процес упорядкування або розподілу документів за класами (розрядами).

• Класифікація (лат. classik – розряд, група) документів – це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.