Тема 2. Аппарат управления

Аппарат управления предприятия: категории работников и характер их труда. Организация труда в аппарате управления. Оценка эффективности работы аппарата управления. Понятия «формальная» и «неформальная» группа. Персонал организации: цели и задачи управления персоналом.

Аппарат управления предприятия: категории работников и характер их труда

Работники, профессионально участвующие в управлении и составляющие аппарат управления, именуются управленческими кадрами. Они подразделяются на три основные категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Все эти категории работников выполняют различные управленческие операции и процедуры и имеют разную профессиональную подготовку.

Операции и процедуры управления подразделяются на творческие, логические и технические.

Творческие процедуры – наиболее сложные, требующие высокой квалификации работников. Они включают в себя абстрагирование, сравнение, анализ, синтез, выводы, прогнозы, принятие решений, выработку стратегии.

Логические процедуры и операции выполняются по разработанному алгоритму (в определенной, заранее заданной последовательности.) Логические операции по классу сложности ниже творческих, но их выполнение также требует специальной подготовки.

Технические процедуры и операции в аппарате управления (ведение делопроизводства, доставка почты, разноска данных в картотеки, размножение документов) характеризуются наибольшей частотой повторения, более просты по исполнению и не требуют высокой квалификации работников.

Логические и технические операции могут быть на 60-80 % механизированы, но в настоящее время уровень механизации управленческого труда в нашей стране не так высок.

Руководители – менеджеры, возглавляющие организации, предприятия или их структурные подразделения. Они имеют высшее специальное образование и значительный практический опыт работы. Руководители направляют работу предприятия (подразделения), принимают управленческие решения и несут ответственность за их выполнение и результат работы предприятия (подразделения).

Специалисты - сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями, имеющие высшее или среднее образование. Специалисты привлекаются к разработке вариантов управленческих решений и несут ответственность за качество выполняемой работы. К специалистам относятся экономисты, бухгалтеры, технологи, юристы, социологи, маркетологи, товароведы и т.д.

Технические исполнители – персонал, обслуживающий процесс управления – секретари, лаборанты и т.д. Как правило, они не имеют высшего специального образования, но имеют специальную профессионально-техническую подготовку. Технические исполнители выполняют вспомогательные функции, но без их труда процесс управления невозможен.

Все эти категории работников, занятых в аппарате управления, тесно взаимодействуют, а их действия согласовываются и координируются для наилучшего достижения целей организации.

Организация труда в аппарате управления

От организации труда в аппарате управления зависит работа всего предприятия.

Организация управленческого труда представляет собой совершенствование трудовых процессов в аппарате управления в целях повышения эффективности его функционирования. В аппарате управления можно выделить ряд общих задач применительно к организации труда:

• снижение затрат живого труда в сфере управления, сокращение потерь рабочего времени, рационализация рабочих мест, оптимизация структуры управления;

• повышение качества и эффективности трудовых процессов в управленческом аппарате: повышение квалификации руководителей и специалистов, культуры деловых взаимоотношений.

Улучшение работы управленческого аппарата предполагает выполнение ряда принципов:

• принцип специализации – углубленное разделение труда в аппарате управления;

• принцип пропорциональности – соблюдение определенных соотношений между различными звеньями аппарата управления;

• принцип прямоточности – установление кратчайшего пути движения информации и документации от места возникновения до места использования;

• принцип непрерывности – сведение до минимума технологических перерывов в процессах управления;

• принцип ритмичности – равномерная работа всех звеньев управленческого аппарата, подчинение трудового процесса определенному планомерному режиму;

• принцип комплексного подхода к исследованию трудовой деятельности работников управленческого аппарата – привлечение к исследованию проблем организации труда специалистов различного профиля.

Дальнейшее совершенствование управления связано с улучшением организации труда работников, занятых в аппарате управления.

Оценка эффективности аппарата управления

Эффективность – это сопоставление затрат и результатов. Повысить эффективность – значит, получить лучшие результаты с наименьшими затратами.

Повышение эффективности аппарата управления зависит от различных факторов.

По содержанию факторы бывают:

1. организационные – функциональное разделение труда, правильный подбор и расстановка кадров, рациональный документооборот, трудовая дисциплина;

б) экономические – затраты на содержание аппарата управления, материальная ответственность и материальное стимулирование;

в) технические – механовооруженность управленческого труда, степень использования техники;

г) физиологические – санитарно-гигиенические условия труда;

д) социально-психологические – межличностные отношения, система моральной мотивации, авторитет руководителя.

По форме воздействия:

а) прямого воздействия – организация личной работы менеджера, их квалификация, правильность подбора и расстановка кадров;

б) косвенного воздействия – психологический климат коллектива, стиль управления, динамика формальных и неформальных групп.

По продолжительности воздействия:

а) кратковременного воздействия – нарушения трудовой дисциплины;

б) длительного – стиль управления и т.д.

По степени формализации:

1. количественно измеримые – уровень механизации, интенсивность информационных потоков;

б) неизмеримые – психологический климат, удовлетворенность трудовой деятельностью.

Управление эффективно настолько, насколько оно способствует повышению эффективности работы организации. Значит, результаты труда аппарата управления выражаются через конечные результаты деятельности системы управления любого уровня.

Однако, на эффективность работы аппарата управления предприятий торговли и общественного питания влияют и другие факторы: качество товаров и услуг, обеспеченность оборудованием, платежеспособный спрос и т.д. также, если мы оцениваем эффективность функционирования системы управления, необходимо сопоставить расходы на ее содержание с полезным результатом управленческой деятельности.

Критерии экономической эффективности управления многообразны.

Общий критерий – экономические результаты деятельности управляемой системы в целом, т.е. достижение наилучших результатов при наименьших затратах.

Группа частных локальных критериев: высокий уровень технической оснащенности; условия труда персонала, ведущие к снижению усталости, выполнение заказов в кратчайший срок, высокое качество оказываемых услуг; стабильность персонала; экологическая чистота.

Для оценки эффективности работы аппарата управления предприятий торговли и общественного питания используют такие показатели, как коэффициент товарооборота и прибыли, коэффициенты издержкоемкости товарооборота и прибыли, коэффициент интенсификации. Все эти показатели характеризуют эффективность работы аппарата управления косвенно, через результаты работы управляемого объекта.

Формальные и неформальные группы

Трудовой коллектив представляет собой специфическое социально-психологическое образование. Коллектив наполнен системой межличностных отношений, проявляющихся в виде групповой активности. Каждый из нас принадлежит одновременно к нескольким группам: трудовой коллектив на работе, семья, компания друзей и т.д.

Группа – два лица и более, взаимодействующие друг с другом в процессе совместной деятельности.

В любой организации существуют формальные и неформальные группы. Руководство организации создает группы, когда производит разделение труда по горизонтали (по подразделениям) и по вертикали (по уровням управления). Большая организация может состоять из сотен или даже тысяч малых групп.

Формальные группы создаются по воле руководства и соответствуют в основном подразделениям организации.

Факторами эффективности работы групп являются размер, состав, групповые нормы, сплоченность, конфликтность, статус и функциональные роли ее членов.

Исследования показывают, что предпочтительный размер группы от пяти до восьми членов. Увеличение размера группы приводит к

усложнению общения и усиливает тенденцию к неформальному разделению группы на подгруппы, действующие с разными целями.

Состав – это степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Группа, состоящая из непохожих личностей, имеющих различные точки зрения. Работает более эффективно, чем группа, члены которой имеют схожие точки зрения.

Групповые нормы оказывают сильное влияние на поведение отдельной личности и на то, в каком направлении будет работать группа. Только при условии соотнесения своих действий с групповыми нормами отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку.

Сплоченность – это мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Сплоченная группа хорошо работает в коллективе. В сплоченных группах мало проблем в общении, недопонимания, а производительность их труда выше, чем в других группах.

Групповое единомыслие представляет собой тенденцию подавления отдельной личностью своих действительных взглядов, если они противоречат взглядам остальных членов группы.

Активный обмен мнениями полезен, но он может привести к внутригрупповым спорам (конфликтам), которые почти всегда вредны.

Статус членов группы определяется рядом факторов: старшинство в должности и ее название, расположение и тип рабочего места, кабинета, образование, информированность и накопленный опыт.

Роли членов группы подразделяются на целевые и поддерживающие.

Целевые роли включают в себя следующие виды деятельности:

1. инициирование деятельности;

2. поиск информации;

3. сбор мнений;

4. представление информации;

5. высказывание мнений и убеждений;

6. проработка предложений и прогнозирование перспектив;

7. координирование;

8. обобщение.

Поддерживающие роли:

1. поощрение;

2. обеспечение участия;

3. установление критериев;

4. исполнительность;

5. выражение чувств группы.

Каждый трудовой коллектив кроме формальной структуры объединяет ряд неформальных образований, формирующихся на основе самых разных психологических факторов, главным образом на базе симпатии-антипатии.

Неформальные группы – группы лиц, не связанные должностной иерархией и объединенные на основе дружеских отношений, общности интересов и т.п.

Неформальные группы в коллективе возникают в процессе взаимодействия членов коллектива между собой. Неформальная структура коллектива возникает и развивается спонтанно, вне компетенции руководства.

Неформальная структура трудового коллектива характеризуется наличием в каждой образовательной группе своего лидера. Лидерство в малых группах вытекает из психологических тенденций группы формироваться вокруг определенного социального ядра. Таковым в неформальных структурах оказывается неформальный лидер, который чем-то превосходит остальных членов группы.

Причины вступления в неформальные группы состоят в том, что принадлежность к ним может дать людям психологические выгоды: чувство принадлежности, помощь, защита, тесное общение и заинтересованность.

Чувство принадлежности является первопричиной вступления в неформальную группу. Люди имеют потребность устанавливать и поддерживать социальные контакты.

Помощь легче люди получают у своих коллег, чем у начальства, поэтому она является важным мотивом вступления в неформальные группы.

Защита основана на силе единства. Это осознается большинством людей и побуждает их вступать в те или иные группы.

Общение необходимо людям, чтобы знать, что происходит вокруг них. Не всегда руководство дает полную информацию о процессах, происходящих внутри организации. Поэтому одной из причин принадлежности к неформальной группе является доступ к неформальной информации – слухам.

Общение и симпатия – это потребности людей, которые они могут удовлетворить, присоединяясь к неформальных группам, для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют.

Неформальные организации имеют определенные свойства:

• социальный контроль;

• сопротивление переменам;

• неформальные лидеры.

Персонал организации

Персонал организации – это основной штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.

Персонал торговой организации и организации общественного питания осуществляет экономические и социальные функции, направленные на всемерное развитие и совершенствование обслуживания населения.

На функционирование и деятельность персонала влияет численность; социальная, половозрастная и квалификационная структура; культурно-технический уровень работников; степень самостоятельности в решении производственных задач; условия труда и быта работников; психологический микроклимат в коллективе.

Формирование и развитие персонала проходит в четыре этапа:

Первый этап – подбор персонала для выполнения определенных функций;

Второй этап – усиление трудовой и общественной активности работников, установление необходимых для работы контактов;

Третий этап – формирование коллективизма, общности целей и интересов, налаживание надежного сотрудничества между людьми;

Четвертый этап – создание сплоченного коллектива, внедрение прогрессивных технологий.

ПРОВЕРЬ СЕБЯ

1. Категории аппарата управления: понятие, характеристика.

2. Операции и процедуры управления: понятие, характеристика.

3. Организация труда в аппарате управления.

4. Принципы улучшения работы аппарата управления.

5. Эффективность работы аппарата управления: понятие, факторы, влияющие на работу аппарата управления.

6. Критерии экономической эффективности управления.

7. Формальные группы: понятие, характеристика (состав, групповые нормы, сплоченность, групповое единомыслие, статус).

8. Роли членов группы, их характеристика.

9. Неформальные группы: понятие, характеристика, причины вступления в группу.

10.Свойства неформальной группы.

11.Персонал организации: понятие, этапы формирования и развития