32

АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ БЮДЖЕТНЫМИ

УЧРЕЖДЕНИЯМИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

КГАОУ СПО «ПЕРМСКИЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

ИМ. А.С. ПОПОВА»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «архивоведение»

специальность 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Тема: «Составление описи документов архивного фонда»

Выполнила студентка 3 курса, группы ДОУ-10-26

Ибрагимова Анжела Рафилевна

Руководитель работы Хомякова Наталья Викторовна

К защите

_______________________

_{(дата, подпись руководителя)}

Работа защищена с оценкой

________________________

________________________

_{(подпись руководителя)}

«____»____________201_г.

Пермь – 2012

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ОБ ОПИСИ И ЭТАПЫ ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ…5

ГЛАВА 2 СТРУКТУРА И ФОРМЫ ОПИСЕЙ ДЕЛ ДОКУМЕНТОВ………….13

1.1 ОПИСАТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ ОПИСИ ДЕЛ………………………………….14

1.2. Заголовок дела…………………………………………………………………14

1.3. Заголовок и аннотация фотодокумента в описях…………………………....16

1.4. Формы описей дел и документов……………………………………………..17

ГЛАВА 3 СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ ОПИСИ, ТРЕБОВАНИЯ К ЕГО СОСТАВЛЕНИЮ. ………………………………………………………………..20

ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ ОПИСИ..23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..26

ПРИЛОЖЕНИЕ№1…………………………….…………………………………...27

ПРИЛОЖЕНИЕ№2…………………………………………………………………28

ПРИЛОЖЕНИЕ№3…………………………………………………………………29

ПРИЛОЖЕНИЕ№4…………………………………………………………………30

ПРИЛОЖЕНИЕ№5…………………………………………………………………31

ПРИЛОЖЕНИЕ№6…………………………………………………………………32

Введение

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников. Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Особое место в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее-опись)- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Цель курсовой работы– рассмотреть единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации. Для достижения цели и раскрытия содержания курсовой работы были поставлены следующие задачи:

-дать общие понятие описи;

-описать структуру описи;

-рассмотреть методику описания дел;

-изучить организацию дел и документов в пределах описи;

-рассмотреть правила составление справочного аппарата к описи.

При выполнении работы была изучена и использована следующая литература: Кузнецова И.Н «Делопроизводство», а также статья Андреевой И.Н. Систематизация документов и формирование дел, напечатанная в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»; Методические рекомендации: «Составление архивных описей» / Росархив. ВНИДАД. – М., 2003г.

Курсовая работа состоит из введения, 4-х глав, заключения, 4 приложений и списка источников литературы.

В главе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Глава 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В главе 3 представлена организация дел и документов в пределах описи. Глава 4 посвящена составлению описи и справочного аппарата к ней.