Реквізити документів

Обов’язковим для кожного облікового документу є:

- назва (приходний касовий ордер, вимога, наряд і т. д.);

- дата складання;

- зміст господарської операції і її підстави, виміри операції в кількісному і - грошовому вимірі;

- підписи осіб, які відповідальні за здійснення операції і правильність її оформлення.

В залежності від змісту операції в документ включають і інші реквізити, зокрема, назву і адреси інших сторін, які приймали участь у здійсненні операції.

Щоб не допустити зловживань шляхом повторного використання документів по деяким їх видам передбачено їх погашення штампом чи написом «Погашено», «Оплачено» із вказанням дати.

Облікові документи після їх обробки систематизують по видам операцій і підшивають в папках по часу здійснення операцій. Документи в папках пронумеровані і на обкладинці папки вказують кількість підшитих документів і до якого періоду роботи підприємства вони відносяться.

Обробка архіву бухгалтерії і порядок його зберігання повинні забезпечувати повне збереження документів, оформлених у вигляді окремих книг і папок, які називають “Справами”. За збереження всіх справ бухгалтерії відповідає головний бухгалтер. Термін зберігання документів в бухгалтерському архіві визначається правилами і інструкціями по бухгалтерському обліку.

2. Метод документальної перевірки та його зміст

Дослідження первинних документів пов’язується із вивченням записів в облікових регістрах, звітах та інших бухгалтерських документах.

Метод документальної перевірки включає:

• перевірку документів і записів по формі, яка полягає у встановленні правильності реквізитів документа, тобто в наявності дати, підпису матеріально-відповідальних осіб, кількісних і грошових показників тощо. При встановленні підчисток і не оговорених виправлень бухгалтер передає ці документи слідчому чи суду для призначення криміналістичної експертизи;

• арифметичну перевірку документів, яка складається у встановленні правильності арифметичних підрахунків виведених підсумків;

• нормативну перевірку документів, яка дозволяє встановити відповідність здійснених операцій діючим нормативним актам по бухгалтерському обліку та звітності, правильність відображення операцій способом подвійного запису на рахунках і в регістрах бухгалтерського обліку.

Метод співставлення бухгалтерських документів і метод документальної перевірки при проведенні експертних досліджень застосовують комплексно, взаємозв’язано. Вказані методи являються різновидом метода порівняння.

Зустрічна перевірка – складова частина документального аналізу.

Співставлення між собою первинних документів використовується при перевірці двох або декількох документів, пов’язаних єдністю операцій. Цей метод взаємного контролю оснований на тому, що кожна господарська операція прямо чи опосередковано відображається в різних бухгалтерських документах (відомості на видачу зарплати співставляються з нарядами, які відображають виконані роботи).

Зустрічна перевірка документів полягає у співставленні декількох екземплярів одного і того ж документу, які знаходяться в різних організаціях чи різних відділах однієї організації. Зустрічною перевіркою уточнюються окремі реквізити документів (дати, сумові показники), встановлюється їх достовірність, поновлюються відсутні дані про рух грошових і товарно-матеріальних цінностей.

Різновидом зустрічної перевірки являється дослідження доказів, які відображають взаємопов’язані розрахунки між організаціями (наприклад, дослідження документів по руху товарів від поставщика до покупця).