2. Организация рационального документооборота

Решение любой задачи управления связано с обработкой данных, описывающих состояние или ход производства на предприятии в целом или в его отдельных производственных подразделениях. Поэтому одним из основных условий управления является информационное отображение в ИС производственного процесса. Практически это сводится к занесению в соответствующие документы всех происходящих на предприятии производственных событий, аккумуляции этих данных в компьютерной ИС путем организации отражающих производственных процессы машинных массивов.

Однако это идеальная картина, на практике ситуация на большинстве предприятий иная. Так, в результате анализа, проведенного на ряде предприятий, установлено, что заносимые в документацию экономические показатели характеризуются относительно низкой информативностью. Результаты анализа свидетельствуют, что только от 10 до 30 % поступающих данных используется для принятия решений, остальные либо передаются за пределы предприятий либо не используются совсем. И даже сокращение отчетности практически не изменило эту картину. Так, при организации работ по прогнозированию основных технико-экономических показателей на предприятиях различных отраслей оказалось, что отсутствует статистика за предшествующие прогнозируемому периоды по таким важнейшим показателям, как плановая и фактическая трудоемкость единицы выпускаемой продукции, соответствующие калькуляции и многие другие показатели.

Примечание

На современных промышленных предприятиях в приборостроении и машиностроении применяется 1000 - 2000 различных первичных документов.

Исследование вопроса дублирования экономических показателей на многих предприятиях показывает, что каждый реквизит повторяется в различных формах документов в среднем 2-4 раза. Наибольшее число повторений приходится на те реквизиты, которые связаны с управлением трудовыми ресурсами. Нормативы времени, расценки, число забракованных деталей по данной операции дублируются в 6-7 документах. Несколько ниже уровень повторяемости реквизитов, связанных с управлением материальными ресурсами; число реквизитов, повторяющихся в документах по планированию и учету материальных ценностей, - 3-4.

Большое число документов, применяемых в процессе управления производством, является результатом изолированного использования и обработки их в многочисленных функциональных отделах предприятия. Документы возникают нередко в меру потребности отдельных подразделений, и их функции ограничиваются рамками этих подразделений. Такие документы составляют 53 % общего количества, и только 47 % форм документов используется затем в образовании других документов.

Предварительная оценка эффективности системы унифицированной плановой документации, проведенная более пятнадцати лет назад, показывает ее крайнюю нерациональность. Результаты оценки свидетельствуют, что увеличение полезной информации с параллельным повышением уровня ее достоверности в то же время обеспечит сокращение общего количества форм документации. И за истекший период положение еще более усугубилось.

Автоматизация управления даже в своей не комплексной форме (а комплексная форма на данном этапе развития экономики недостижима) предусматривает наличие соответствующего уровня унификации применяемых методов работы с документацией, что, в свою очередь, требует:

упорядочения системы документооборота;

сведения к минимуму количества форм применяемых документов и фиксируемых в них показателей;

унификации форм документов;

унификации перечня необходимых для целей управления показателей;

однократного фиксирования каждого исходного показателя;

тщательного обоснования включения в выходные формы (машинограммы) каждого расчетного показателя;

использования единых форм плановых, отчетных и других документов, а также использования более рациональных, современных носителей информации с постепенным переходом на безбумажную технологию.

При этом необходимо помнить, что существующая на предприятиях система документации является по отношению к функционирующей ИС внешним информационным обеспечением, а значит, она должна соответствовать всем требованиям технологии автоматизированной обработки информации.

Рациональной системе управления должна соответствовать и рациональная система документации и документооборота согласно правилу о том, что форма должна соответствовать функции. Другими словами, любое локальное сопоставление систем применяемой документации и документооборота с требованиями для их организации в условиях рационально функционирующей ИС позволит сразу определить соответствие проектируемой системы документации реально существующей и выявить имеющиеся противоречия.

Только правильно организованная и занесенная в документы совокупность взаимосвязанных показателей обеспечит адекватное информационное отображение протекающих на предприятии экономических процессов.

Без унификации, типизации, нормализации и стандартизации применяемой системы документации по существу невозможно никакое научное, инженерное решение в области обработки экономической информации, ибо они только выступают универсальным средством оптимизации ИС.

Процесс унификации, типизации представляет собой последовательный и продуманный выбор некоторого минимального и достаточного перечня показателей, который бы полностью характеризовал производственно-хозяйственную деятельность предприятия и предусматривал возможность применения типовых подходов к обработке информации как в организационном, техническом, так и в программных аспектах.