ЛЕКЦИЯ 8.
Организация информационного обеспечения создания и производства машин и приборов.
Учебные вопросы:
Общая характеристика информационного обеспечения предприятия.
Организация рационального документооборота.
Основы организации машинной информационной системы предприятия.
Организационные формы ИС, используемые на предприятиях
Общая характеристика информационного обеспечения предприятия.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.
Информационное обеспечение управления — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
- фонда заработной платы
- коммунальных услуг
- стоимости программного обеспечения
- расходов на почту
- расходов на оформление договоров
- расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
- избежание будущего роста численности персонала
- уменьшение требований к обработке данных
- снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
- улучшение качества информации
- повышение производительности
- улучшение и ускорение обслуживания
- новые производственные мощности
- более уверенные решения
- улучшение контроля
- уменьшение просроченных платежей
- полное использование программного обеспечения
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время.
Сам термин информация происходит от латинского слова information — разъяснение, осведомление, изложение.
Процесс передачи информации проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот — она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:
- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.
Структура информационного обеспечения предприятия представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Обобщенная информационная структура предприятия
Основным функциям внемашинного информационного обеспечения относятся: идентификация объектов производства или событий, описание объектов или событий, формализация данных и представление их в соответствующих документах.
Идентификация состоит в присвоении однозначного наименования каждому из производственных объектов. Наиболее распространенные средства идентификации - справочники и классификаторы. Например, объекты управления, подлежащие автоматизации, виды работ, выполняемых на предприятии: перспективное планирование, оперативное планирование, система начисления и учета заработной платы, система учета материальных ресурсов и т. п. (поскольку виды работ разделены по подразделениям предприятия, то в качестве объектов обычно выбирают виды работ внутри подразделений). В этом случае справочник может содержать: виды работ, подлежащие автоматизации, перечень подразделений предприятия, перечень технологических процессов, выполняемых на предприятии и т. д.
При описании производственных объектов устанавливаются качественные и количественные их свойства, осуществляется выбор соответствующих единиц измерения и пределов измерения переменных. Например, для объекта "производственное подразделение" определяется количественный и качественный состав его работников, виды выполняемых работ и сроки их выполнения, какая информация используется для выполнения работ, из каких подразделений и в каком виде она поступает (формы документов), куда передаются результаты работы (в виде каких документов), количество обрабатываемых документов каждого вида за определенные периоды времени и т. п.
При формализации данных выбираются способы представления в ЭВМ переменных, описываются производственные объекты. Числовые данные представляются в обычном виде, для введения текстовых данных определяется набор слов, решается вопрос о кодировании и формируются соответствующие справочники (словари).
Пример
В справочник может быть записана информация о наименовании подразделений предприятия и их кодах, наименовании используемых на предприятии материалов с указанием кодов, названиях и кодах изделий и т. п.
Представление данных заключается в разработке и заполнении документов, отображающих результаты производственно-хозяйственной деятельности, в виде, пригодном для перенесения содержащихся в них сведений на машинные носители. Таким образом трансформируются, например, формы бухгалтерской и статистической отчетности, данные об использовании производственных фондов, расчеты затрат на производство различных изделий и т.п. Здесь же разрабатываются формы выходных документов исходя из удобства их машинного формирования.
В состав внутримашинного информационного обеспечения входят: используемые программы (системные и прикладные), системы накопления, ведения данных и доступа к ним, а также массивы данных на машинных носителях.
К функциям внутреннего информационного обеспечения относятся: преобразование внешнего представления данных в машинное, распределение данных между массивами, организация машинных массивов информации (структуры и содержания), поиск и извлечение необходимых данных, преобразование машинного представления во внешнее для вывода данных.
Информационная система представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функции управления.
ИС создаются для конкретного объекта. Внедрение ИС производится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности фирмы.
В зависимости от степени автоматизации выделяют такие ИС:
ручные (100% выполняет человек);
автоматизированные (часть - машиной, а часть - человеком);
автоматические (100% выполняет машина)
ИС независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов (рис. 2): функциональные, компоненты системы обработки данных, организационные компоненты.
Рис. 2 Декомпозиция ИС
В общем случае внутреннее информационное обеспечение информационной системы (ИС) содержит следующие типы данных:
исходные данные: информация, вводимая в ИС при каждом сеансе ее работы;
нормативно-справочная информация (справочники): условно-постоянная информация, т. е. информация, которая, будучи введенной в ИС многократно, используется в многих сеансах работы ИС и может не изменяться в течение длительного времени, однако при необходимости может быть скорректирована (обычно оформляется в виде таблиц или групп взаимно увязанных таблиц);
промежуточные данные (виртуальные данные): информация в виде результатов промежуточной обработки в явном виде не представленная, которая может использоваться в течение одного сеанса работы ИС, хранится в памяти компьютера (оперативной или долговременной) в течение одного сеанса;
результирующие данные: результаты работы ИС, представляемые в формах документов на бумажных носителях, экранных формах дисплея, записях в долговременной памяти компьютера;
содержание экранов дисплеев: связанная совокупность данных, задающих форму кадра (экранную форму), которые позволяют отобразить на экране дисплея информацию с целью организации диалога ИС с пользователем;
формы отчетной документации, выводимой на бумажные носители: формы бланков, отображаемые на бумажных носителях (обычно одновременно с результирующими данными).
Пример
ИС, предназначенная для начисления и ведения учета выплат по заработной плате, использует следующие типы данных. Исходные данные: количество отработанных дней или часов (при повременной оплате), количество изготовленных изделий (при сдельной форме оплаты).
Нормативно-справочная информация: шкала налогообложения, должностные оклады, расценки, сведения о работниках (ФИО, должность, время приема на работу и т.п.).
Промежуточные данные - результаты промежуточных вычислений, например, стаж работы, вычисляемый как разность между текущей датой (опрашивается системная дата) и датой приема на работу (хранится в памяти компьютера).
Результирующие данные - суммы начислений и удержаний по конкретным работникам и по подразделениям в целом. Могут выводиться в экранные формы на экран дисплея, печататься в формах бланков на принтере или записываться в файл для последующего использования (например, для ретроспективного просмотра в конце текущего года сумм начислений и удержаний).
Содержание экранов дисплея - экранные формы для ввода-корректировки данных по конкретным работникам, для просмотра на экране сведений о заработной плате конкретных работников и т.п.
Формы отчетной документации - бланки (хранимые в памяти компьютера), ведомости выплаты заработной платы по подразделениям, "корешки" о суммах начислений и удержаний конкретным работникам и т. п.