5 Оформлення текстових документів

5.1 Загальні положення

5.1.1 Текстові документи поділяються на документи, які мають тільки суцільний текст (технічні умови, паспорти, розрахунки, пояснювальні записки, інструкції, звіти, реферати і т.п.), документи, які утримують текст, розбитий на графи (специфікація, відомість, таблиця і т. п.) і такі, що поєднують суцільний текст з ілюстраціями і таблицями.

5.1.2 Форми текстових документів мають відповідати ДСТУ 3321-96 і міждержавним стандартам СНД. Загальні вимоги до текстових документів встановлені ГОСТ 2.105-95.

5.1.3 Текстові документи виконують одним із таких способів: машинописним способом, шрифт машинки висотою не менш 2,5 мм, стрічка чорного кольору; рукописним способом – креслярським шрифтом за ГОСТ 2.304-81 висота літер не менш 2,5 мм, для комп’ютерного виконання тексту – шрифт Times New Roman № 14. Цифри чи літери треба писати чорною пастою або чорнилами.

5.1.4 Дописувати у текстові документи, які виготовлені машинописним способом, окремі слова, формули, умовні позначки рукописним способом, а також виконувати ілюстрації необхідно чорними чорнилами, пастою або тушшю.

5.1.5 Відстань від рамки формату до межі тексту спочатку і у кінці рядків - не менш 3 мм, відстань від верхнього чи нижнього рядка тексту до верхньої чи нижньої рамки повинна бути не менше 10 мм.

Абзац у тексті становить відступ, який дорівнює 5 ударам машинки (15-17 мм). Приклад виконання текстового документа наведено в додатку А.

5.1.6 Помилки та графічні неточності виправляють підчисткою, або замальовуванням білою фарбою і нанесенням на тому ж місці виправленого зображення, або тексту виконаного машинописним способом, чи від руки. Виправлення має бути чорного кольору.

5.1.7 Текстові документи мають титульний аркуш встановленого зразка, форма якого у кожного документа своя. Титульний аркуш виконується на аркушах формату А4.

5.1.8 До текстових документів випускають аркуш реєстрації змін за ГОСТ 2.503-74, ГОСТ 21.201-78 (Додаток У).

5.2 Вимоги до текстових документів які мають суцільний текст

5.2.1 Текст документу при необхідності розподіляють на роз­діли і підрозділи. Кожен розділ текстового документу рекомен­дують починати з нової сторінки.

Розділи повинні мати порядкові номери в межах усього доку­менту, які позначають арабськими цифрами без крапки і записують з абзацу. Підрозділи повинні мати нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу та підрозділу, між якими ставлять крапку. В кінці номера підрозділу крапку не ставлять. Розділи і підрозділи складаються із одного чи декількох пунктів.

5.2.2 Якщо документ не має підрозділів, то нумерація пунктів у ньому повинна бути в межах кожного розділу і номер пункту повинен складатися з номерів розділу і пункту, між якими ставлять крапку. В кінці номера пункту крапка не ставиться.

Якщо документ має підрозділи, нумерація пунктів має бути в межах підрозділу і номер пункту складається з номерів розділу, підрозділу і пункту, між якими ставлять крапки.

5.2.3 Якщо розділ чи підрозділ складається з одного пункту, він теж нумерується.

5.2.4 Якщо текст документу розподіляється тільки на пункти, вони нумеруються порядковими номерами в межах документу.

5.2.5 Всередині пунктів можуть бути приведені переліки. Перед переліком ставлять двокрапку.

Перед кожною позицією переліку ставлять рядкову літеру українського алфавіту з дужкою або, не нумеруючи – дефіс (перший рівень деталізації).

Для подальшої деталізації переліку належить використовувати арабські цифри з дужкою (наступний рівень деталізації).

Приклад 1

а) ____________

б) ____________

1. __________

2. __________

5.2.6 Кожен перелік записують з абзацу.

5.2.7 Розділи, підрозділи повинні мати заголовки (назву). Пункти, як правило, заголовків не мають.

Заголовки розділів слід розташовувати посередині рядка і виконувати великими літерами без крапки у кінці, не підкреслюючи. Переноси слів у заголовках забороняються. Якщо заголовок складається з двох речень, їх розділяють крапкою.

Заголовки підрозділів, пунктів і підпунктів слід починати з абзацного відступу і виконувати маленькими літерами, крім першої великої, не підкреслюючи, без крапки в кінці.

Не допускається розміщувати назву розділу, підрозділу, а також пункту й підпункту в нижній частині сторінки, якщо після неї розміщено тільки один рядок тексту.

Відстань між заголовком і текстом при виконанні документу машинописним способом повинна бути рівною 3-4 інтервали, при ви­конанні рукописним способом - 15 мм. Відстань між заголовком роз­ділу і підрозділу - 2 інтервали (8 мм).

5.2.8 Документ великого обсягу повинен мати зміст, який містить номери і найменування розділів і підрозділів з зазначенням номерів аркушів (сторінок). Нумерація сторінок документа повинна бути наскрізною. При виконанні текстового документу на аркушах за ГОСТ 2.104-68* нумерація сторінок починається з аркуша “ЗМІСТ”, який розміщають за титульним аркушем.

Слово “ЗМІСТ” записують у вигляді заголовку симетрично тексту. Найменування, які включені у зміст, записують маленькими літерами, починаючи з великої літери (додаток А).

5.2.9 У кінці текстового документу перед аркушем реєстрації змін приводять список літератури, яка була використана. Виконання списку і посилання на нього у тексті виконують за ГОСТ 7.32-81. Список літератури включають у зміст документу (додаток А).