Заняття №13
Тема: “Бази даних. Фактографічні та документальні БД. Основні об’єкти БД. Знайомство й робота з конкретною БД. Пошук інформації в БД. ”
Мета: ознайомитися та навчитися працювати у програмі MS Access, виховувати ввічливість, розвивати вміння робити узагальнення, виділяти основне, удосконалювати професійну увагу (зосередженість, активність, стійкість).
Хід роботи:
База даних – це сукупність даних, яким властива структурованість і взаємоповязність, а також незалежність від прикладних програм.
. Концептуальне проектування БД
проектування структури бази, визначення джерела даних, передбачення завдань, що будуть розв'язані за допомогою бази даних;
визначення переліку, змісту і типу даних, будуть введені. Для кожного елемента даних необхідно продумати їхній тип та можливі значення;
проектування власне таблиць, визначення полів кожної таблиці;
2. Логічне проектування
визначення ключових полів;
визначення зв'язків між таблицями;
3. Створення та редагування бази даних
продумування оформлення форм, введення даних до комп'ютера і виведення результатів;
забезпечення введення даних у комп'ютер із одночасною перевіркою правильності введення;
редагування даних і виведення результатів.
Редагування бази даних передбачає такі основні операції:
вилучення застарілих записів;
заміну одних записів іншими;
зміну окремих даних у записах;
доповнення новими записами;
додавання нових полів, зміна їхніх імен та ін.
4. Відшукання інформації в БД.
5. Ооформлення звітів.
СУБД Microsoft Аccess 7.0 входить до складу пакета Microsoft Office. Ми розглядатимемо русифіковану версію СКБД Microsoft Аccess 7.0.
Запуск системи Аccess 7.0 здійснюється з ОС Windows аналогічно тому, як запускається будь-яка інша прикладна програма. Після її завантаження на екрані дисплея з'являється вікно системи, на передньому плані якого знаходиться вікно створення чи відкриття БД (мал. 1).
Мал. 1. Програма Access 7.0
Зазначимо, що це вікно з'явиться тільки на початку завантаження системи. У поточному сеансі роботи із системою вам доведеться неодноразово відкривати чи створювати нові БД. Ці операції можна буде здійснювати, наприклад, за допомогою меню Файл головного меню системи.
Система Аccess має стандартний інтерфейс: меню застосування, яке змінюється залежно від об'єкта редагування, панелі інструментів, панель статусу тощо.
Одна з основних переваг СКБД Аccess 7.0 у тому, що вона має прості та зручні засоби опрацювання кількох таблиць в одній БД.
Всі таблиці, необхідні для роботи, СКБД Аccess 7.0 зберігає в одному файлі. Це дозволяє легко розподіляти дані за таблицями відповідно до їхнього змісту, редагувати дані однієї таблиці, що призведе до автоматичної зміни у інших пов'язаних таблицях.
Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми Access треба виконати таку послідовність команд:
У вікні Microsoft Access увімкнути першу радіо кнопку НОВА (Blank) база даних ОК Вибрати потрібну папку і надати назву файлові СТВОРИТИ В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку ТАБЛИЦІ СТВОРИТИ.
Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: ФАЙЛ СТВОРИТИ БД На закладці ЗАГАЛЬНІ вибрати піктограму НОВА база даних ОК і т. д... СТВОРИТИ.
Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД, а назви таблиць – на закладці ТАБЛИЦІ.
Є декілька способів створення таблиць:
режим таблиці;
конструктор таблиці;
майстер таблиці;
імпорт таблиці.
Режим таблицы видає бланк (форму) абстрактної таблиці. Потім вона може набувати конкретного наповнення і вмісту.
Робота Мастера таблиц заснована на використанні заготовок таблиць, з яких користувач вибирає поля для своєї нової таблиці. Звичайно, передбачувані заготовки полегшують роботу користувача, але вони не вирішують всіх життєвих випадків. Та й навряд чи будь-яка заготовка може повністю задовольнити потреби та запити всіх користувачів.
Спосіб Импорт таблиц дозволяє імпортувати дані у таблицю, яка створюється, з інших файлів, у тому числі і з файлів інших форматів даних.
Спосіб Связь с таблицами дозволяє шляхом установлення зв'язків об'єднати дві інформаційні системи.
З усіх способів створення таблиць найзручнішим є спосіб (режим), який називають Конструктор. Він особливо зручний на етапі початкового вивчення СКБД Access. Саме цим способом ми і користуватимемося.
Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктура і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦІ.
У режимі конструктора користувач задає:
назви полів методом введенням назв;
тип даних методом вибори типу з запропонованого списку;
описи полів, які є необовязковими;
властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей.
Кожне поле таблиці БД має ім'я, тип і властивості. Під час створення структури таблиці обов'язково потрібно вказувати імена і типи полів. Властивості полів можуть прийматися за замовчуванням. Одне або кілька полів можна визначити як ключові.
В Аccess 7.0 використовують такі типи полів:
1. Текстове поле. У текстовому полі можуть записуватися літери, цифри та інші символи. Текстові поля мають властивості, перелік яких наведено на мал. 2.
Мал. 2. Властивості текстового поля
Стисло розглянемо призначення цих властивостей.
Размер поля. Він має межі від 1 до 255 символів та означає кількість символів, що може бути введено в комірку поля.
Формат поля. За допомогою спеціальних символів можна задавати вигляд і розмір рядків, що вводяться. Для того, щоб задати вигляд (формат) тексту, використовують такі кодові символи: @ — може бути введено текстовий символ або пропуск; & — може бути введено текстовий символ; < — введені символи будуть введені у нижньому регістрі; > — введені символи вводитимуться у верхньому регістрі;
Маска ввода. За допомогою спеціальних символів можна визначити тип символу (літера, цифра, пропуск та ін.) у кожній позиції введення. У масці введення можуть використовуватися такі кодові символи: 0 — цифра від 0 до 9; 9 — цифра чи пропуск; # — цифра, пропуск, плюс або мінус; L — буква від А до Z чи від А до Я; ? — буква; А — буква або цифра; а — буква або цифра; & — будь-який символ чи пропуск; С — довільний символ; .,:;-/ — роздільники, які зберігають свій вигляд у рядку даних; < — перетворення символів у нижній регістр; > — перетворення символів у верхній регістр; ! — маска має заповнюватися справа наліво; \ — введення наступного після зворотної похилої лінії символу як символьної константи.
Подпись. Це назва поля, яка демонструватиметься при перегляді таблиці. Звичайно використовується, якщо в назві поля потрібні символи «пропуск», «крапка», «двокрапка» тощо. Разом з тим, ця властивість застосовується дуже рідко.
Значение по умолчанию. Дозволяє автоматично вставляти зразкові значення поля у всі створені поля.
Условие на значение. Дозволяє задавати умови, яким має відповідати значення комірки.
Обязательное поле. Набуває тільки двох значень: «так» або «ні». «Так» означає, що у дане поле обов'язково мають бути введені дані, які відповідають раніше визначеним властивостям.
Пустые строки. Набувають двох значень: «так» або «ні». «Так» означає, що порожні комірки дозволені.
Индексированное поле. Набуває двох значень: «так» або «ні». «Так» означає, що значення поля мають індекс.
2. Числове поле. У числове поле можуть записуватися цілі числа і числа з десятковою крапкою. Числові поля мають властивості, перелік яких зображено на мал. 3. Аналіз цього переліку показує, що вони багато в чому збігаються з переліком властивостей текстових полів.
Мал. 3. Властивості числового поля
Розглянемо детальніше тільки властивість Размер поля, інші властивості схожі на розглянуті. Розмір поля може набувати таких значень:
Байт — цілі числа у межах від 0 до 255.
Целое — цілі числа від −32 768 до 32 767.
Длинное целое — цілі числа від −2 147 483 648 до 2 147 483 647.
С плавающей точкой (4 байт) — числа у межах від −3,402823E+38 до 3,402823Е+38.
С плавающей точкой (8 байт) — числа у межах від −1,79769313486232Е+308 до 1,79769313486232Е+308.
Код репликации — глобально унікальний ідентифікатор (GUID) довжиною 16 байт.
3. Поле Дата/час. Це поле використовують для запису дат і часу. Багато із властивостей цього поля такі самі, як і текстового поля. Властивість Формат поля може набувати таких значень:
Полный формат даты (наприклад, 12.05.97 15:20:21).
Длинный формат даты (наприклад, 13 серпня 1997 р.).
Средний формат даты (наприклад, 13 серп. 97 р.).
Короткий формат даты (наприклад, 13.08.97).
Длинный формат времени (наприклад, 15:20:21).
Средний формат времени (наприклад, 03:21 РМ).
Короткий формат времени (наприклад, 15:20).
Якщо властивість Формат поля набувається за замовчуванням, то у різні записи цього поля можна вводити різну інформацію. Наприклад, в один запис цього поля може бути записано дату у вигляді 02/03/97, а в інший запис поля — як 02-03-97.
4. Логічне поле. У логічному полі може записуватися одне з таких двох значень: «так» або «ні», «хибне» чи «істинне», «ввімкнений» чи «вимкнений». Логічні поля можуть використовуватися з різною метою. Але найчастіше їх використовують в анкетних даних, де є тільки дві можливі відповіді.
5. Поле типу лічильник. Використовують як лічильник записів, також як ключове поле.
6. Поле типу Memo. Це текстове поле, який може містити 64000 символів.
7. Поле об'єкта OLЕ. Це поле вміщує посилання на ім'я застосування або документа, рисунка тощо, тобто іншого файла.
У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки їхні основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.
Структуру будь – коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою ВСТАВКА РЯДКИ. Виокремлене поле вилучають командою ПРАВКА ВИЛУЧИТИ РЯДКИ. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.
Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою.
Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка ТАБЛИЦІ Виберіть назву Виконати подвійний клік на потрібній назві таблиці.
Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури ( або через буфер обміну ). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній.
Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад, списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути майстра підстановки і створити (ввести) список даних. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю
Стовпці можна ховати чи показувати командою ФОРМАТ Заховати стовпець / Показати стовпець.
Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою ФОРМАТ. Зафіксувати чи вивільняють - ФОРМАТ Вивільнити всі стовпці.