"Издательско-консультационная компания "Статус-Кво 97", 2005

Первичные документы

Е.Б.Елгина

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерский учет - это система сбора и обобщения информации об имуществе организаций и ее обязательствах. Основа бухгалтерского учета - первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (последние изменения в него внесены Федеральным законом от 30.06.2003 N 86-ФЗ) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (с изм. от 23 августа 2000 г.).

Согласно этим нормативным актам первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разрабатывает Госкомстат России. В настоящее время утверждены формы для большинства хозяйственных операций, например, при продаже товара оформляются товарная накладная и счет-фактура, при покупке материалов - приходный ордер и т.д.

При необходимости в типовой бланк можно включить дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Нельзя изменять только бланки документов по учету кассовых операций. Это предписано Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ). Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием "Вид операции"), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Документы, форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатывают самостоятельно. Но согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации, главный бухгалтер или лица, уполномоченные на то приказом руководителя организации.

Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем и согласован с главным бухгалтером.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Исправления в других документах должны быть заверены подписями тех же лиц, которые уже расписывались в них, и печатью организации. При этом надо указать дату внесения исправлений.

Если организация покупает или продает имущество, заключив предварительно с контрагентом договор, данные в первичных документах (стоимость товаров, суммы налогов, наименования и т.п.) должны соответствовать данным договора. В случаях, когда какие-то условия договора изменяются (например, снижена или повышена цена товаров (услуг)), нужно заключить соответствующее дополнительное соглашение к договору.

В случае если какой-либо первичный документ не был оформлен, и это обнаружилось при проведении налоговой проверки, на организацию может быть наложен штраф на сумму 5000 руб. Если аналогичные нарушения будут выявлены и в других налоговых периодах, сумма штрафа может возрасти до 15 000 руб. (п. п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ).

На практике часто бухгалтер принимает к учету документы, оформленные с нарушением требований законодательства (например, не все реквизиты в документе заполнены) или составляет в произвольной форме документ, для которого предусмотрена типовая форма. Представитель налоговых органов при проведении проверки, безусловно, обратит на это внимание.

Такие документы налоговые органы могут признать недействительными. Следовательно, будут признаны недействительными все бухгалтерские записи и неправильным расчет налогов с применением сумм, указанных в этом документе. В этом случае штрафы могут быть наложены и на предприятие, и на бухгалтера (п. 4 ст. 108 НК РФ).

Пример. ООО "Аскольд" приобрело и оплатило в сентябре 2002 г. канцелярские товары на сумму 24 000 руб. (в том числе НДС - 4000 руб.). Поставщик выдал счет-фактуру и накладную, выписанную на бланке устаревшей формы.

Бухгалтер ООО "Аскольд" принял документы к учету. Расходы на канцелярские товары согласно пп. 24 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. В связи с этим налоговая база по налогу на прибыль за 2002 г. была уменьшена на 20 000 руб. (стоимость канцелярских товаров за минусом НДС).

В ноябре 2004 г. в ООО "Аскольд" была проведена выездная налоговая проверка. Проверяющий инспектор обратил внимание на неправильно оформленную накладную и посчитал, что организация не имела права признавать расходом данную сумму и соответственно не имела права уменьшать налог на прибыль.

Вследствие этого по результатам проверки были начислены следующие суммы:

1. Налог на прибыль в сумме 4800 руб.

2. Пени по налогу на прибыль в сумме 1010 руб.

3. Штраф за грубое нарушение организацией правил учета расходов, повлекшее занижение налоговой базы, в сумме 15 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Итого - 20 810 руб.

Кроме того, на главного бухгалтера ООО "Аскольд" был наложен административный штраф за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета в размере 2000 руб.

В некоторых случаях организации, не согласившись с решениями налогового органа, отстаивают свои права через суд. Даже известны судебные постановления в пользу налогоплательщиков. Однако сложно предсказать, к каким выводам придет суд в конкретном случае. Поэтому бухгалтер должен обезопасить себя и организацию от подобных ситуаций.

Для этого ему нужно тщательно документировать все хозяйственные операции и, принимая документы от поставщиков, проверять, соответствуют ли они установленной законодательством форме. При этом необходимо соблюдать следующие требования:

- все реквизиты документа должны быть заполнены;

- в документе не должно быть помарок и исправлений; в исключительных случаях исправления должны быть заверены подписями и печатями, с указанием даты внесения исправления (в кассовых и банковских документах исправления не допускаются);

- бухгалтер должен проверить правильность всех расчетов, значений по графам "Итого", "Всего", "Сумма общая" и тому подобные показатели.

Виды налоговых правонарушений, связанных, в том числе, и с неправильным оформлением или отсутствием первичной документации, и предусмотренная законодательством ответственность за них приведены в таблице 1.

Таблица 1

Ситуация (вид правонарушения)	Штраф, который взыскивается с организации	Основание	Административный штраф (накладывается на должностное лицо)	Основание для административного штрафа
1	2	3	4	5
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)	5000 руб.	Пункт 1 ст. 120 НК РФ	От 20 до 30 МРОТ <*>. Штраф накладывается за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Под грубым нарушением в данном случае понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов или искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов	Статья 15.11 КоАП РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более чем одного налогового периода)	15 000 руб.	Пункт 2 ст. 120 НК РФ
Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы	10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.	Пункт 3 ст. 120 НК РФ
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)	20% от неуплаченных сумм налога	Пункт 1 ст. 122 НК РФ

--------------------------------

<*> МРОТ - минимальный размер оплаты труда. Его сумма устанавливается Федеральным законом от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" (ст. ст. 1, 3, 5 Закона). В целях расчета зарплаты и пособий по временной нетрудоспособности Федеральным законом от 29.12.2004 N 198-ФЗ, внесшим изменения в Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ, установлены следующие суммы МРОТ: с 1 января 2005 г. - 720 руб. в месяц, с 1 сентября 2005 г. - 800 руб., с 1 мая 2006 г. - 1100 руб.

Но для исчисления штрафов, налогов, сборов и тому подобных платежей используется сумма МРОТ, равная 100 руб. (ст. 5 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ). То есть в данном случае сумма штрафов составит: для организации - 20 000 - 30 000 руб. (200 (300) х 100 руб.), для должностного лица - 2000 - 3000 руб. (20 (30) х 100 руб.).

Следует обратить внимание на то, что налоговые органы не вправе предъявлять требования об уплате штрафов за одно и то же правонарушение одновременно по ст. ст. 120 и 122 НК РФ, так как это противоречит Конституции РФ (п. 1 ст. 50) и самому Налоговому кодексу РФ (п. 2 ст. 108). На это указал и Конституционный Суд РФ в Определении от 18 января 2001 г. N 6-О.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Учет труда и его оплаты

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты делятся на:

- формы по учету кадров - применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности;

- формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Стоимостные показатели в этих унифицированных формах указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

- объектов административно-территориального деления (ОКАТО) (ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413, в редакции от 1 декабря 2004 г.);

- о населении (ОКИН) (ОК 018-95, утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412);

- профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (ОК 016-94, утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367);

- специальностей по образованию (ОКСО) (ОК 009-2003, утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст);

- предприятий и организаций (ОКПО);

- видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) (ОК 004-93, утвержден Постановлением Госстандарта России от 06.08.1993 N 17, в редакции от 1 января 2002 г.).

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Прием на работу

При поступлении на работу работник должен написать заявление. В нем он указывает дату, с которой приступает к работе, и свою будущую должность.

Типового бланка для такого заявления не предусмотрено. Оно может быть написано в следующей форме.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Генеральному директору│

│ ООО "Аскольд" А.Г. Макарову│

│ от Я.Ю. Ломарина│

│ │

│ Заявление │

│ │

│ Прошу принять меня на работу в ООО "Аскольд" с 11 января│

│2005 г. на должность дизайнера с окладом согласно штатному│

│расписанию. │

│ │

│ 10 января 2005 г.│

│ Ломарин│

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На основании заявления составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме N Т-1 (см. с. 14). Если на работу принимают нескольких работников, приказ составляют по форме N Т-1а. Приказ составляют в одном экземпляре. Печать на нем не ставится.

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301001│

ООО "Аскольд" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 9/кс │ 11.01.2005│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о приеме работника на работу

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Принять на работу │ с │ 11.01.2005 │

├──────┼─────────────┤

│ по │ - │

└──────┴─────────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Ломарина Ярослава Юрьевича │ 115 │

-------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Отдел рекламы

в ----------------------------------------------------------------

структурное подразделение

Дизайнер

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

__________________________________________________________________

квалификации

Основная работа, полная ставка

------------------------------------------------------------------

условия приема на работу, характер работы

10 000 00

с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп.

цифрами

--- ---

надбавкой ----------- руб. -- коп.

цифрами

2 (два)

с испытанием на срок ---------------------------------- месяца(ев)

Основание:

11 января 05 115

Трудовой договор от "--" ----------- 20-- г. N ------

Генеральный

директор Макаров А.Г. Макаров

Руководитель организации ----------- ------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Ломарин 11 января 05

работник ознакомлен ---------------- "--" -------- 20-- г.

личная подпись

В приказе указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.

После того как приказ подписан руководителем (или уполномоченным лицом), работник должен обязательно ознакомиться с приказом и расписаться в нем, указав дату.

Согласно Трудовому кодексу РФ с работником заключают трудовой договор. Его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).

Если работник впервые устраивается на работу, трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель (ст. 66 ТК РФ). Форма трудовой книжки, действующая с 1 января 2004 г., утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены этим же документом (см. приложение 1 к данной книге). Министерством труда и социального развития РФ утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление от 10.10.2003 N 69, см. приложение 2 к данной книге).

После составления приказа о приеме работника на работу заполняется личная карточка работника (форма N Т-2). Личная карточка заполняется на основании данных следующих документов работника:

- трудовой книжки (других документов, подтверждающих трудовой стаж);

- паспорта (иного документа, удостоверяющего личность);

- военного билета, других документов воинского учета;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- в отдельных случаях (в зависимости от специфики работы) - других документов, предусмотренных законодательством.

Образец личной карточки приведен в приложении 3 к данной книге.

Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС(МС)). Принцип заполнения этой формы несколько отличается от порядка заполнения формы N Т-2 (см. табл. 2).

Таблица 2

Поле формы	Форма N Т-2	Форма N Т-2ГС (МС)
1	2	3
Название	Личная карточка работника	Личная карточка государственного муниципального служащего
Код формы по ОКУД	0301002	0301016
Раздел I "Общие сведения", п. 7	Профессия: основная (код по ОКПДТР), другая (код по ОКПДТР)	Ученая степень: кандидат наук, доктор наук, код по ОКИН
Раздел I "Общие сведения", п. 8	Стаж работы: общий; непрерывный; дающий право на надбавку за выслугу лет	Стаж работы: общий; непрерывный стаж государственной службы: для надбавки за выслугу лет; для доплаты к пенсии
Раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу"	Профессия (должность), разряд класс (категория), квалификация	Должность
Раздел IV	Данного раздела в форме N Т-2 нет, поэтому нумерация всех последующих разделов отличается	Раздел IV "Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания"
Раздел VII (VIII) (название)	VII. Поощрения и награды	VIII. Поощрения, государственные и ведомственные награды

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" разд. I формы N Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Общий стаж рассчитывают как сумму всего отработанного времени, но при этом периоды, в которые работник не работал, не учитываются.

Непрерывный стаж - это период работы в одной организации. При переходе с одного места работы на другое непрерывный стаж сохраняется, если перерыв в работе не превысил одного месяца (в некоторых случаях этот срок может быть больше).

Пример. Дизайнер Ломарин Я.Ю. принят на работу в ООО "Аскольд" 11 января 2005 г. В трудовой книжке Ломарина Я.Ю. ранее были сделаны следующие записи:

1 июля 1999 г. принят на работу в ООО "Престиж";

15 августа 2002 г. уволен по собственному желанию;

24 октября 2002 г. принят на работу в ЗАО "Энергия";

27 декабря 2004 г. уволен по собственному желанию.

Общий стаж работы Ломарина Я.Ю. рассчитывается следующим образом:

3 года 1 месяц 15 дней (с 1 июля 1999 г. по 15 августа 2002 г.) + 2 года 2 месяца 3 дня (с 24 октября 2002 г. по 27 декабря 2004 г.) = 5 лет 3 месяца 18 дней.

Порядок определения стажа, дающего право на получение надбавки за выслугу лет, должен быть установлен в трудовом договоре с работником или в утвержденном на предприятии Положении об оплате труда.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется разд. II "Сведения о воинском учете" личной карточки, являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе, разд. II личной карточки заполняется следующим образом.

Пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется.

Пункт 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.).

В п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А").

Пункт 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А".

В п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

- строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

- строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, раздел II заполняется следующим образом.

Пункт 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются.

В п. 2 "Воинское звание" делается запись "подлежит призыву".

Пункт 5 "Категория годности к военной службе" записывается вышеприведенными буквами. Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Прочие пункты заполняются также на основании документов работника.

В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

С каждой записью, вносимой в разд. III "Прием на работу, переводы на другую работу", администрация обязана ознакомить работника, а работник должен расписаться в графе 6 формы Т-2. Эти записи вносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5).

Разделы IV "Аттестация", V "Повышение квалификации" и VI "Профессиональная переподготовка" заполняют на основании документов об образовании работника.