РГСУ

Кафедра Экономики и информатики

Создание баз данных для сферы социально-культурного сервиса и туризма

средствами СУБД MICROSOFT ACCESS.

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

• добавить в базу данных одну или несколько записей;

• удалить из базы данных одну или несколько записей;

• найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;

• обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

• СУБД полностью русифицирована;

• возможность использования OLE технологии;

• интегрированность с пакетами Microsoft Office;

• поддержка WWW-идеологии (только в Access 97);

• визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;

• широко и наглядно представлена справочная система;

• наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Задачи, стоящие при подготовке студентов, определяют необходимость ознаком­ления с теорией баз данных (БД) и получения навыков использования БД, содержащих справочную, коммерческую, финансовую и экономико-статистическую информацию. Информационные данные в наши дни все чаще рассматриваются как важные стратегические ресурсы, которые важно организовать так, чтобы их цен­ность была максимальной. Перерабатывать большие объемы информации в задан­ные сроки практически невозможно без использования БД.

Рассмотрим пример построения информационно-логической модели для туристской фирмы. Предположим, что турфирма реализует туры по различным направ­лениям (странам), и по каждому направлению работает конкретный менеджер. При этом некоторые менеджеры могут обслуживать несколько направлений. Сформу­лированы следующие основные условия: в одну страну может быть несколько туров, но каждый тур предусматривает посещение только одной страны; один ме­неджер курирует несколько туров, но каждый тур имеет только одного менеджера-куратора. В БД необходимо хранить и обрабатывать информацию по турам, стра­нам, менеджерам.

Здесь можно выделить три информационных объекта (ИО) и назвать их Тур, Страна, Менеджер. Для каждого информационного объекта выделяются ключи, т.е. те реквизиты, которые однозначно идентифицируют записи. Например, для ИО Тур уникальными являются реквизиты Код тура и Название тура. Но в целях оптимизации размера БД и удобства работы с ней в качестве ключа обычно выбира­ются кодовые реквизиты. Таким образом, ключами для указанных ИО будут соответственно: код тура, код страны и код менеджера.

Переход от информационно-логической модели к реляционным таблицам производится следующим образом:

1. Каждый ИО представляется отдельной таблицей.

2. Реквизиты ИО являются полями реляционных таблиц.

3. Ключи ИО становятся ключами таблиц.

4. Далее необходимо установить взаимосвязи между отдельными ИО.

Для рассматриваемой предметной области примеры исходных значений при­ведены в трех следующих таблицах.

Таблица 1. СТРАНА

Код страны*	Наименование	Виза	Валюта
CYP	Кипр	Нет	кипр фунт
FR	Франция	Да	евро
RUS	Россия	Нет	рубль
UK	Англия	Да	фунт
USA	США	Да	доллар

Таблица 2. МЕНЕДЖЕРЫ

Код менеджера*	ФамИмя	Телефон
Ml	Иванов Владимир	68 91 01
М2	Орлова Светлана	68 91 02
МЗ	Соколов Дмитрий	68 91 03
М4	Мельник Ольга	68 91 04

Таблица 3. ТУР

Код тура*	Название тура	Продолжи­тельность тура, дней	Стоимость тура	Код ме­неджера	Код стра­ны
CYP-1	"Отдых"	14	810€	М2	CYP
CYP-2	"Обучение"	14	1 000€	М2	CYP
CYP-3	"Отдых на море"	10	670€	М2	CYP
FR-1	"Рождество в Париже"	7	780€	М4	FR
FR-2	"Париж-Марсель"	7	920€	М4	FR
FR-3	"Обучение"	14	1 800€	М2	FR
RUS-1	"Сочи"	15	400€	Ml	RUS
RUS-2	"Золотое кольцо"	14	350€	Ml	RUS
RUS-3	"Сибирь"	25	500€	Ml	RUS
UK-1	"Обучение"	15	1 100€	М2	UK
LJK-2	"Столица тума­нов"	7	700€	МЗ	UK
USA-1	"Диснейленд"	5	1 200€	МЗ	USA
USA-2	"Долина смерти"	5	900€	МЗ	USA
USA-3	"Отдых"	14	3 000€	МЗ	USA
USA-4	"Обучение"	25	2 500€	М2	USA

Необходимо реализовать БД «Турфирма» средствами СУБД Microsoft Access.

Создание баз данных, экранных форм и организация запросов к базе данных с помощью субд access

В качестве примера рассмотрим создание базы данных Турфирма для описания модели туристского предприятия на основе предложенных выше таблиц.

Ход работы: