Билет 27
Теоретические основы изучения коммуникаций в организации. Классификация коммуникаций. Основные элементы и этапы процесса коммуникаций в организации.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Очевидно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях. Различают следующие виды коммуникаций:
Внешняя коммуникация – получение информации о важных для организации изменениях внешней среды, а также сообщение важной для общественности информации об организации.
Внутренняя коммуникация – передача и обмен информацией между подразделениями, сотрудниками, уровнями власти. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации). С помощью вертикальных коммуникаций информация передается с высших уровней руководства на низшие (сообщения о стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях, изменении правил, инструкций , а также в противоположном направлении – с низших уровней иерархии к высшим (сообщения руководству о реальном положении дел в организации, о результатах деятельности, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешении.).Можно выделить также неформальные коммуникации – передача неофициальной информации, слухов.
Элементы коммуникационного процесса: отправитель, сообщение, канал (средство передачи информации), получатель.
Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных искажений в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения каналы связи между работниками и/или подразделениями организации могут быть сгруппированы в три основные системы связей: последовательную сеть (а), веерную (б) и круговую (в) сети.
Минимальное число каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Официальная сеть коммуникации часто относительно стабильна, но быстро устаревает и люди ищут пути, как сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. Поэтому на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации представляет собой не последовательную или веерную, а скорее всего круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными коммуникациями (руководитель-подчиненный), существует большое число неформальных.
Основные причины возникновения коммуникационных проблем: психологические различия людей в восприятии информации; семантические барьеры (смысловые искажения, двузначные слова-символы имеющие разные значения для разных людей); перегрузка каналов связи, связанная с нехваткой технических средств связи; нерациональная структура организации (если структура организации продумана плохо, это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, приводит к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения). Причем, чем больше уровней управления на предприятии, тем более вероятны информационные искажения, поскольку каждый последующий уровень управления склонен корректировать и отфильтровывать сообщения.
Хорошая коммуникация достигается при помощи: разговоров с сотрудниками об их нуждах и заботах; регулярных совещаний между ключевыми фигурами коллектива; круглых столов; системы отчетности и т.п. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, и вне ее, что должно уменьшить неиссякаемый поток телефонных разговоров.
Барьеры бывают:
- языковые
- организационные
- личностные
- физические
- временные
- культурные
Типы коммуникаций:
- вербальный (речь, письмо)
- невербальный (жесты, мимика, поза, паузы)
- формальные (нисходящие, восходящие, горизонтальные)
- неформальные (друзья)
Источники невербальной коммуникации:
как люди одеваются
2. как они проводят время
как они обращаются с пространством – размер производства занимаемого человеком говорит о его профессиональном статусе.