53. Назначение, режимы создания и структура объекта «отчет» системы управления базами данных Microsoft Access.

Программа Microsoft Office Access помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Режимы:

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Создание отчета с помощью мастера отчетов

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

54. Технология создания вычисляемых полей в отчете системы управления базами данных Microsoft Access.

Для создания вычисляемого поля в отчете Успеваемость, необходимо выполнить следующие действия:

нажать кнопку "ab" (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в "Области данных" в том месте, где планируется вставить свободное (вычисляемое) поле;

удалить метку (в нашем случае Поле 30), которая вставляется вместе со свободным полем (слева от свободного поля), а затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 2) и ввести выражение (для отображения 100-бальной оценки в отчете): =([Оценка])*20. В этом случае Свободное поле стало вычисляемым. Для ввода функций или выражений можно также использовать построитель выражений (кнопка "Построитель" на панели инструментов);

нажать кнопку "Aa" (Надпись) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в области "Верхний колонтитул " в том месте, где планируется вставить метку "Надпись": 100-бальная оценка;

установить курсор в метку и ввести текст: 100-бал. оценка (рис. 3);

перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке "Просмотр" (рис. 4), в отчете БД Access 2003 появились оценки по 100-бальной системе.

Для создания в области нижнего колонтитула отчета Access вычисляемого поля, отображающего текущее время, необходимо выполнить следующие действия:

нажать кнопку "ab" (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете в области "Нижний колонтитул" в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле для функции "Текущее время";

удалить метку, а затем установить курсор в поле "Свободный" и ввести функцию: =Time();

для ввода функции =Time() в поле "Свободный" можно также использовать построитель выражений (вместо выполнения операции в предыдущем пункте), для этого необходимо щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме "Построитель", откроется окно Построитель, в котором надо выделить "выражение" (рисунок 6), и щелкнуть ОК;

откроется окно "Построитель выражений", в котором надо выбрать Встроенные функции, Дата/время, Time, затем выделить формулу и сохранить ее в буфере обмена, нажав клавиши Ctrl+C;

закрыть окно "Построитель выражений", установить курсор в поле "Свободный" и вставить формулу, нажав клавиши Ctrl+V. В результате получим вычисляемое поле;

перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке "Просмотр", в отчете БД Access появилось текущее время.