35.Использование автотекста и автозамены в среде ms Word.

При подготовке различных документов иногда приходится вводить одинаковые участки текста. В этих случаях MS Word позволяет не набирать каждый раз заново такие фрагменты, а использовать функции автотекста. Для этого следует ввести повторяющийся фрагмент только один раз, потом сделать его элементом автотекста с определенным кратким именем, а затем вставлять в требуемые места документа любое число раз, используя имя элемента автотекста.

Создание элемента автотекста производится следующим образом:

Вводится, редактируется, форматируется и выделяется фрагмент текста, который затем будет часто повторяться. Выбирается меню: Вставка/Текст/Экспресс блоки/Сохранить выделенный элемент, в результате чего появляется окно диалога Создание нового стандартного блока, в котором показан выделенный фрагмент. В открывшемся окне в поле Имя вводится уникальное название создаваемого элемента автотекста, в поле Коллекция можно выбрать опцию Автотекст. Для сохранения автотекста нажимается кнопка ОК. Затем в списке элементов автотекста появляется новый элемент.

Вставка элементов автотекста в документ может быть выполнена различными способами. Рассмотрим ввод автотекста с помощью ленты, а также с помощью клавиши [F3].

При использовании ленты:

Текстовый курсор устанавливается в месте вставки элемента автотекста. Выбирается цепочка команд: Вставка/Текст/Экспресс блоки/Организатор стандартных блоков. В поле Стандартные блоки из предложенного списка выбирается имя вставляемого элемента автотекста. Нажимается кнопка Вставить.

При использовании клавиши [F3]:

Текстовый курсор устанавливается в месте вставки элемента автотекста. Здесь же вводится имя элемента автотекста. Нажимается клавиша [F3]. Очевидно, что этот способ ввода элементов автотекста является более быстрым, но он требует запоминания имен элементов.

При вводе текста некоторые ошибки являются типичными для многих пользователей, другие ошибки характерны для отдельного пользователя. Для исправления таких ошибок в процессе набора текста в MS Word имеется функция автоматической коррекции текста, с помощью которой зарегистрированные ошибки проверяются и исправляются после ввода слова, набранного с ошибкой.

Регистрация типичных ошибок, подлежащих автоматической коррекции при вводе текста, производится с помощью цепочки команд: «Office»/Параметры Word/Правописание/Параметры автозамены

. При этом появляется окно Автозамена, где следует выбрать вкладку Автозамена. В верхней части открывшегося окна можно установить переключатели для автоматического исправления ошибок, типичных для многих пользователей, например, таких: исправлять две прописные буквы в начале слова; делать первые буквы предложения прописными; устранять последствия случайного нажатия CapsLock; заменять при вводе. Последняя опция предполагает использование списка ошибок, типичных для конкретного пользователя, например:

лудше лучше

очепятка опечатка

тк т.к.

Для того чтобы замена была зарегистрирована в словаре, после ввода ошибочного и правильно написанного слова следует нажать кнопку Добавить. Автозамена может использоваться как для обычного, так и для форматированного текста с помощью установки соответствующего переключателя в окне диалога Автозамена.

Если в зарегистрированном перечне типичных ошибок, подлежащих автоматическому исправлению, требуется сделать некоторые исключения, то в окне диалога Автозамена нажимается кнопка Исключения, после чего в новом диалоговом окне регистрируются случаи, в которых не следует исправлять две приписные буквы в начале слова или делать первые буквы предложения прописными.