Команды для работы с файлами

Команды для работы с файлами собраны в пункте меню – Файл.

Чтобы созданный документ использовать в дальнейшей работе с электронной таблицей, его нужно сохранить, записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружать файлы в окна электронной таблицы (команды Открыть и Сохранить). Каждый файл при этом открывается в отдельном окне. Специальные команды дают возможность пользователю открывать и закрывать определенные окна. При запуске программы, как правило, открывается новое, пустое окно. Если нужно создать новую книгу, необходимо выбрать команду - Создать.

При большом количестве информации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицы может стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных для работы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поиска необходимых файлов без выхода из программы электронной таблицы (Команда – Найти).

Печать

Команды печати также собраны в меню Файл.

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необходим свой драйвер.

Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, ориентации страницы, полей, формировании колонтитулов. При необходимости можно задать диапазон для печати и сквозные строки и столбцы. Которые будут проходить через все страницы печатного документа. Эти установки делаются в пункте Параметры страницы.

Команда просмотра страницы позволяет получить представление о ее общем виде еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.

Далее в пункте Печать следует установить число копий, качество печати и количество или номера печатаемых страниц документа.

Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любого диапазона ячеек осуществляются с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление. Пункт меню – Правка.

Наряду с изменением и удалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуется вставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удаление) ячеек связана с изменением структуры таблицы. Команды Вставки (удаления) собраны в одноименном пункте меню Вставка. При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. В электронной таблице Excel имеются также команды вставки нового рабочего листа, макроса, диаграммы, рисунка и т. п., включая объекты, созданные в других программных средах.

Среди команд редактирования особое место занимают команды поиска и замены определенного контекста в рамках всего документа или выделенной его части (команда Найти – меню Правка), а также отмена последних введенных команд (откатка).

Функции автоматизации.

В ряде случаев при создании нового рабочего листа требуется использовать группу столбцов или строк, например, даты, дни недели, месяцы года или кварталы. Функции Автозаполнение и Ряд значений помогают экономить время при вводе серий данных. Например, введя в ячейку A1 понедельник, в A2 - вторник, выделив их, а затем установив указатель мыши в правый нижний угол (манипулятор автозаполнения, черный знак плюс) и перетащив манипулятор до ячейки А7, ячейки автоматически заполнятся днями недели. Функция Ряд значений действует аналогично, но при нажатой правой кнопке мыши. Это дает возможность выбрать из контекстного меню шаг, тип и другие параметы заполняемых данных. Аналогичным образом можно заполнить данные в ячейках, воспользовавшись командой Прогрессия из меню Правка.

Функции Автозавершение и Выбор из списка сокращают объем вводимой информации и увеличивают точность введенных данных. Функция Автозавершение просматривает все данные в столбце, в котором в данный момент вводятся данные, для проверки их на соответствие. Если соответствие обнаружено, то функция автоматически дополняет данные до тех данных, с которыми обнаружено соответствие. Функция Выбор из списка по щелчку правой кнопкой мыши позволяет выбирать вводимые данные из ниспадающего списка, сформированного для того столбца, в который вводятся данные.

Для быстрого ввода одинаковых значений в группу ячеек необходимо их выделить, затем ввести данные в активную ячейку и нажать CTRL+Enter.