Организация контроля за закупками материально-технических ресурсов

1.2 Процесс закупки материально-технических ресурсов

В рыночной экономики существует целый ряд методов осуществления закупок, которые имеют свои преимущества и недостатки, поэтому для фармацевтических предприятий важной задачей является выбор метода закупки субстанций и материалов.

2 этап: Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков субстанций и материалов. Составляется список всех будущих закупок субстанций и материалов для проекта, а также график закупок каждого вида материальных ресурсов. В графике предусматривается время:

• на подготовку спецификаций;

• на запросы продавцу субстанций и материалов;

• на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;

• на утверждение проектной документации поставщика;

• на изготовление и отгрузку к месту получения.

3 этап: Разработка предварительного графика закупки субстанций и материалов на основании известной требуемой даты их поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок субстанций и материалов, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации. [18]

Рассмотрев выше основные этапы процесса закупки, необходимо также рассмотреть и основные требования, предъявляемые к системе снабжения фармацевтических предприятий.

К основным требованиям системы снабжения фармацевтических предприятий относится:

Обеспечение непрерывного потока материальных ресурсов: обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для обеспечения непрерывной жизнедеятельности фармацевтического предприятия.

Управление запасами: сведение уровня инвестиций, связанных с запасами субстанций и материалов, и затрат на их поддержание к минимуму.

Поддержание уровня качества обслуживания потребителей.

Работа с поставщиками материальных ресурсов: поиск компетентных поставщиков.

Стандартизация: покупка стандартных субстанций и материалов там, где это возможно.

Достижение минимальной общей стоимости обслуживания: процесс закупки субстанций и материалов требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости.

Обеспечение конкурентного преимущества фармацевтического предприятия.

Развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений фармацевтического предприятия.

Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов.[19]

Из приведённых выше требований, предъявляемых системе снабжения фармацевтического предприятия, можно выделить типовой подход к снабжению.

На рис.1.3. в общем виде показана схема шагов, подробный анализ типового цикла закупок (procurement cycle) разбивает его на следующие шаги (выделены основные документы, сопровождающие данный шаг).

1. Подразделение пользователя фармацевтического предприятия:

• определяет потребности в закупаемых материалах;

• изучает имеющиеся материалы и готовит спецификации;

• изучает сметы подразделений и получает разрешения на закупку;

• готовит и отправляет запрос на закупку в отдел материально-технического снабжения.

2. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

• получает и проверяет данные запроса на закупку материальных ресурсов.

Отдел использования Отдел снабжения Поставщики материальных ресурсов

определение потребности.

Запрос на закупку материальных ресурсов

Обсуждение

Получение и проверка, выдача разрешения на оплату Получение запроса, обработка, запрос на расценки

Получение расценок, обсуждение и обработка, отправка заказа на закупку

Получение и проверка, передача

Организация платежа Получение запроса, обработка, отправка запроса

Получение заказа, обработка, отправка субстанций и материалов и счета-фактуры

Получение платежа

• изучает запрашиваемые материалы, анализирует текущие запасы, продукты-субституты, варианты производства и т.д., и после обсуждения с представителем подразделения пользователей принимает решение о закупке материальных ресурсов;

• составляет короткий список возможных поставщиков материальных ресурсов из числа регулярных, перечисляет предпочитаемых поставщиков и тех, которые, удовлетворяют предъявляемым требованиям;

• отправляет запрос на цены (request for quotation) поставщикам из короткого списка.

3. Каждый поставщик:

• анализирует запрос на расценки;

• проверяет статус заказчика, его кредитную историю и т.д.; анализирует, как лучше всего выполнить заказ; отправляет расценки (quotation) на фармацевтическое предприятие, которое их запросило, указывая характеристики субстанций и материалов, цены и условия их поставки.

4. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

• изучает расценки и проводит коммерческую оценку поступивших предложений; обсуждает технические характеристики с подразделением пользователей;

• проверяет сметные характеристики и дает разрешение на закупку материальных ресурсов;

• выбирает лучшего поставщика на основе предложенных вариантов;

• договаривается об окончательных пунктах и условиях (terms and conditions) выполнения заказа с поставщиком материальных ресурсов;

• отправляет заказ на закупку (purchase order) материалов (с приложением требуемых условий).

5. Выбранный поставщик материальных ресурсов:

• получает заказ на закупку, подтверждает его получение и обрабатывает его;

• организует выполнение всех необходимых операций для поставок заказанных материалов;

• отгружает материалы вместе с извещением об отгрузке (shipping advice);

• отправляет счет-фактуру (invoice).

6. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

• отправляет подтверждение заказа;

• выполняет любые необходимые последующие действия и занимается экспедированием;

• получает, проверяет и принимает материалы;

• извещает отдел пользователя о получении материалов (material received).

7. Отдел использования:

• получает и проверяет материалы;

• подтверждает списание расходов;

• уточняет данные по запасам материальных ресурсов;

• использует материалы по мере необходимости.

8. Отдел материально-технического снабжения: организует выплату по счету-фактуре поставщика материальных ресурсов.

Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь фармацевтическое предприятие соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.). Заказ на закупку — это часть юридического контракта между фармацевтическим предприятием и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки.[20]

Осуществление закупок включает в себя разработку условий поставки и оплаты, организацию транспортировки материальных ресурсов, а также методов закупок субстанций и материалов, которые приведены ниже:

• прямые закупки—закупки субстанций и материалов непосредственно у производителей;

• встречные закупки—закупки у поставщиков материальных ресурсов, одновременно являющихся и потребителями;

• лизинг — аренда, например, складского оборудования;

• новая закупка — ситуация осуществления закупки фармацевтическим предприятием, при которой покупатель совершает покупку данного вида субстанций или материла впервые, это может потребовать проведения серьезных исследований;

• обычная повторная закупка;

• измененная повторная закупка — ситуация осуществления закупки, при которой фармацевтическое предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика субстанции и материалов, что также требует проведения небольших исследований;

• комплексная закупка — осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. [21]

В последнее время разработан ряд систем снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

• система Канбан (в переводе с японского «карточка») — метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного вида готовой продукции;

• система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) — метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором — распределение материалов, на третьем — управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

• система «Точно в срок» — метод снабжения, с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасов материальных ресурсов;

• система запросов — метод снабжения, при котором с поставщиками материальных ресурсов заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

• система прогнозных показателей — система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок материальных ресурсов приводится в соответствие со спросом;

• система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика — метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.[22]

Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения фармацевтических предприятий материальными ресурсами является система «Точно в срок».

Система поставки "точно в срок" — система производства и поставки субстанций и материалов к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в требуемом количестве и в нужное время.

Закупки «точно вовремя» (JIТ) прямо ведут к снижению потерь, которые проявляются при получении заказов и входном контроле; они также снижают избыток запасов материальных ресурсов (заделов всех видов), исключают плохое качество и задержки во времени различного вида. Эти потери присутствуют на всем протяжении производственного процесса, и поставки являются критической функцией, снижающей потери и позволяющей осуществлять работу точно в срок. Как материал, поданный на рабочее место (на производственную операцию), должен приобрести дополнительную ценность, так и каждое продвижение материала (комплектующих) должно добавлять ценность.

Основные характеристики закупок «точно в срок»: