Лекция 3

3. Общие сведения о ms access

В настоящее время очень широко используется СУБД Microsoft Access, которая интегрирована в популярный программный продукт Microsoft Office. СУБД Access дает широкие возможности создания баз данных, как для начинающих пользователей, так и для профессионалов создающих реальные базы данных для организаций.

MS Access - это система управления реляционными базами данных под управлением Windows.

Она служит для:

1. Проектирования двумерных таблиц с разными типами данных.

2. Установления связей между таблицами с поддержкой целостности данных.

3. Ввода, хранения, просмотра, сортировки, модификации и выборки данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц.

4. Создания, модификации и использования форм, запросов и отчетов.

5.Соединения данных из различных таблиц, отбора данных с применением аппарата логической алгебры(запросы).

6. Составления печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД (диаграммы, почтовые наклейки).

1. Запуск ms Access

MS Access создает файл с расширением .mdb.

Создание БД. После выбора команды Файл/Создать на экране появляется окно, в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных

Открытие БД. После выбора команды Файл/Открыть, на экране появляется окно, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. При этом в окне приложения раскрывается окно базы данных, которое обеспечивает вам доступ к уже созданным объектам БД и возможность создавать новые объекты.

В окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов, и т. д. С окном любого объекта можно работать либо в оперативном режиме, либо в режиме конструктора.

Оперативный режим - работа ведется непосредственно с информацией, т. е. просматриваем, изменяем, выбираем информацию.

Режим конструктора используется для создания или изменения макета объекта.

2. Порядок работы при создании объекта:

Объект Таблица.

В окне БД выберите вкладку Таблица и нажмите кнопку Создать. При этом появляется диалоговое окно, в котором для создания макета таблицы выберем пункт меню Конструктор.

При этом появляется окно таблицы в режиме конструктора. В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. В столбце Имя поля вы набираете произвольное имя поля, а в следующем столбце указываете Тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Чаще всего используются следующие типы данных:

• Текстовый (любой текст, включая цифры, знаки препинания и т.д.)

• Числовой (только числа)

• Дата/время

• Логический (Да, Нет)

• Счетчик

• Денежный

• Мастер подстановок

В Свойствах поля можно задать маску ввода, подпись поля, значение по умолчанию, условие на значение, можно задать выборку (либо выбором Типа данных – Мастер подстановок, либо Свойства поля, вкладка Подстановки, строка Источник строк – указать нужную таблицу, строка Присоединенный столбец – 1, строка Число столбцов – в зависимости от таблицы).

Укажите ключевое поле или подтвердите при сохранении автоматическое назначение индекса.

Завершив создание макета таблицы, выберите команду Файл/Сохранить и присвойте имя новой таблице.

После создания всех запланированных таблиц БД необходимо установить связи между таблицами. Эта операция осуществляется командой Вид \ Схема данных. Добавьте последовательно в окно все необходимые таблицы и установите необходимые связи по одноименным полям, отбуксировав поле из одной таблицы на одноименное поле из другой. В появившемся окне установите флажок «Соблюдать целостность таблиц» и далее «каскадное удаление записей» и «каскадное обновление записей».

При создании связей система сама позаботиться об распределении подчиненности таблиц при построении Форм и Отчетов с помощью Мастера.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов ведется по той же схеме, но необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект. Объекты Форма и Отчет целесообразнее строить с использованием Мастера.

Закончив создание таблиц, их следует открыть и заполнить.

Объект Форма.

ФОРМА – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы. Создается для конкретной таблицы или для нескольких таблиц.

• позволяет активнее влиять на внешний вид данных, нежели таблица, представляя больше возможностей по использованию различных шрифтов, цвета и графики

• позволяет менять местами поля и включать поля из нескольких таблиц

Перейдите во вкладку ФОРМА и нажмите на кнопку СОЗДАТЬ.

В диалоговом окне НОВАЯ ФОРМА в раскрывающемся списке выберите в качестве источника данных конкретную таблицу или запрос; далее выберите режим создания формы: Конструктор – самостоятельное создание новой формы или Мастер форм – автоматическое создание формы на основе выбранных полей или выбранных таблиц.

При создании формы в режиме Конструктора проследите, чтобы в пункте Горизонтального меню Вид были активизированы кнопки: Список полей, Заголовок / Примечание формы, Панели элементов и в Панели инструментов включить пункты Конструктор форм, Панель элементов, Форма.

При создании Формы с помощью Мастера форм на первом шаге нужно выбрать из соответствующих Таблиц соответствующие поля. Во втором окне необходимо выбрать Тип представления данных и включить при необходимости один из Переключателей «Подчиненные формы» или «Связные формы». Если в Схеме данных присутствуют связи «один-ко-многим», то целесообразнее выбрать метод построения Формы «Подчиненные формы». На третьем шаге выбирается Стиль представления данных. На четвертом шаге задается Имя Формы. Далее можно приступить к заполнению Формы данными, либо к изменению Макета Формы с помощью Конструктора.

При открытии Подчиненной Формы открывается сперва Форма1, на ней должна располагаться кнопка для открытия Формы2.

Объект Запрос.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. С помощью запроса можно сортировать данные, сводить вместе данные из нескольких таблиц. При выполнении запроса Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Access размещает результаты действия запроса в динамическую таблицу, в которой можно вносить данные и редактировать их, после чего Access автоматически обновит данные в связанных таблицах.

Основные типы Запросов:

1. Сортировка записей таблицы: в Таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу, чтобы изменить порядок сортировки, необходимо указать Поле, по которому необходимо отсортировать записи и установить Флажок Сортировка по возрастанию или по убыванию;

2. Запросы с критериями поиска: в строке Условие отбора – Условие, н-ер: «<10»;

3. Запросы с параметрами: в строке Условие отбора [Имя поля], в пункте меню Запрос \ Параметры – Имя поля и Тип поля, н-ер: в строке Условие отбора [Plo], в меню Запрос \ Параметры – Plo и Целое;

4. Вычисляемые поля в запросах: в строке Поле указать новое имя, двоеточие и далее арифметическое выражение, н-ер: в строке Поле – Сумма:[Цена]*[На_складе];

5. Итоговые запросы: в пункте меню Вид включается Флажок Групповые операции – в Бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция; из предъявленных вариантов (Группировка, Sum - сумма, Count – подсчет числа записей, Avg – среднеарифметическое значение, Var - переменная, Last - последний, Выражение, Условие и т.д.) выбираем одну.

6. Запросы к связным таблицам: при создании Запроса отображается Схема данных; укажите на соединительную линию и выберите команду Вид \ Параметры объединения; в результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются три опции для параметров связи; выберите одну из опций и нажмите ОК.

7. Перекрестные запросы: создайте сперва Итоговый запрос, затем превратите его в перекрестную таблицу, выбрав пункт меню Запрос \ Перекрестный; в появившейся строке «Перекрестная таблица» для одного столбца выберите «Заголовок строк», для другого – «Заголовок столбцов», для третьего – «Значение». Результатом будет двумерная таблица.

Объект Отчёт.

Отчёт - это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Отчёт строится на основании Таблиц, либо для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, условиями отбора.

Отчёт позволяет:

• представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

• сгруппировать записи с вычислением итоговых значений;

• включить в отчет и напечатать графические объекты.

Информация, которая должна быть помещена в начале и в конце отчета один раз, помещается в Заголовок / Примечание отчета, информация, которая повторяется на каждом листе (шапка вверху таблицы, номер страницы, дата - внизу), помещается в верхний и нижний колонтитул соответственно. Включить данные области печати можно выбором соответствующих строк в пункте Горизонтального меню Вид.

Можно определить несколько полей, по которым будет производиться группировка данных исходной таблицы или запроса. Для каждого Поля, по которому производится группировка данных, Access в качестве областей отчета формирует заголовок группы и примечание группы.

Чтобы создавать Главные и подчиненные отчеты, необходимо на первом шаге создать стандартный отчет для подчиненного отчета и сохранить его с именем «Подчиненный», на втором шаге создать главный отчет и сохранить его под именем «Главный», на третьем шаге объедините оба отчета. Для этого в окне БД в режиме Конструктора отбуксируйте подчиненный отчет в область данных главного отчета.