12 _Управл решения коммуникации

КОММУНИКАЦИИ

Коммуникации (от латинского слова «делаю общим, связываю) -процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение

Функции коммуникации в организации или в группе :

• информативная— передача сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;

• мотивационная — побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

• контрольная— отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

• экспрессивная- способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Процесс коммуникации

Отправитель—лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение — непосредственно информация, закодированная с помощью символов

Получатель (адресат) — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Канал — средство передачи информации

• устная передача,

• совещания,

• телефонные переговоры,

• письменная передача,

• служебные записки,

• отчеты,

• электронная почта,

• компьютерные сети

Каналом передачи может выступать сама среда, а также технические устройства и приспособления.

Коммуникационный процесс включает :

• Формирование идеи (отбирает информацию)

• Кодирование (формирование) и выбор канала

• Передача идей

• Декодирование идеи

Виды коммуникаций

По месту возникновения и направленности:

1. Внешние коммуникации:

• государство,

• другие регулирующие агентства,

• потребители,

• конкуренты

• профессиональные ассоциации,

• общественные и иные организации

2. Внутриорганизационные коммуникации:

это взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками

2.1 Вертикальные коммуникации —это обмен информацией между иерархическими уровнями организации

• Коммуникации вида «руководитель —подчиненный»

• Коммуникации вида «руководитель —руководитель»

2.2. Горизонтальные коммуникации— обмен в пределах иерархических уровней

• коммуникации между подразделениями организации (в том числе — между группами)

• коммуникации между исполнителями

• коммуникации между руководителями подразделений внутри организации

Внутриорганизационные коммуникации по способу возникновения делятся на:

• формальные (определяются структурой организации, ее ведущими функциональными целями и задачами)

• неформальные (контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов)

  • неформальные контакты между рядовыми членами организации;

  • неформальные связи между руководителем и подчиненными;

  • неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

Каналы передачи информации

• вербальные (речевые)

• невербальные (неречевые).

Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения.

Источники шума:

• язык (вербальный и невербальный);

• различия восприятия, из-за которых может изменяться смысл;

• низкая профессиональная пригодность;

• фильтрация, т.е. суммирование обобщение, в ходе которого возможно искажение;

• сознательное искажение;

• несовпадение статусов (стремление формировать только положительную информацию с целью получения одобрения);

• страх перед наказанием.

ИНФОРМАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ

Информация - это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления ею

Виды информации:

•  по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;

•  по масштабам отражаемого объекта — федеральная (общегосударственная), региональная, местная;

• по структурированности — систематизированная и несистематизированная;

• по характеру носителя — документированная и вербальная.

• по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.

•  по источнику - внутренняя и внешняя.

Информация в управлении должна удовлетворять требованиям

•  своевременность, оперативность

•  быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;

• надежность (достоверность, объективность, полнота);

•  оптимальность (соотношение необходимой и достаточной информации);

• доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока);

•  логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагруз­ка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);

•  комплексность, системность;

•  соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта управления;

• ориентированность на машинную обработку

Информационный менеджмент – управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации.

Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. В российской практике понятие ECM часто подменяется на «системы электронного документооборота» (СЭД).

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ

Управленческие решения - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

Основные признаки управленческих решений

• наличие альтернатив;

• существование цели (иногда формализованной в виде критерия);

• волевой акт

Основные проблемы при разработке управленческих решений:

• давление сроков

• быстрая смена условий и возникающих проблем и задач

• недостаток квалификации ЛПР(лиц принимающих решение)

• нехватка информации, ее дороговизна и низкое качество

• необходимость сочетания интересов различных групп в рамках одного решения и разногласия между ЛПР

• засилье рутины и др.

Классификация управленческих решений:

по надежности исходной информации

• на основе надежной информации,

• в условиях риска,

• на базе неполной и неточной информации)

по длительности последствий

• долгосрочные

• среднесрочные

• Краткосрочные

по уровням планирования

• стратегические,

• тактические

• оперативные

по числу лиц принимающих решение

• единоличные,

• индивидуальные

• групповые, коллективные

по сложности

• простые

• сложные

Требования к решениям

• эффективность решения;

• обоснованность решения;

• своевременность решения;

• реализуемость (выполнимость) решения.

Модели принятия управленческих решений

1. РАЦИОНАЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ или модель «сначала думать»

Этапы рационального решения проблемы. Этапы:

1. Диагностика проблемы

• проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты.

• проблемы рассматриваются также как потенциальную возможность

2. Формулировка ограничений и критериев принятия решения

Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей.

3. Определение альтернатив.

В идеале желательно выявить все возможные действия, которые могли бы устранить причины проблемы

4. Оценка альтернатив.

5. Выбор альтернативы.

следует выбрать альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями.

Модель рационального мышления или модель «сначала думать» эффективно работает при следующих условиях:

• проблема очевидна

• данные надежны

• дисциплина налажена

2. МОДЕЛЬ «СНАЧАЛА ДЕЛАТЬ», состоит из следующих ступеней:

постановка – выбор – фиксация

Модель «сначала делать» предпочтительна в случае, когда:

• ситуация нова и запутана

• сложные детали можно прояснить лишь в ходе реализации

3. МОДЕЛЬ “СНАЧАЛА ВИЖУ” (по Г.Минцбергу).

Стадии принятия решений:

1. Подготовка

2. Инкубирование (вынашивание)

3. Озарение

4. Верификация (подтверждение)

Модель «сначала видеть» необходима при следующих обстоятельствах:

• множество различных элементов необходимо свести в творческое решение

• существует возможность следовать такому решению

Неопределенность — это неполнота или недостоверность информации об условиях реализации решения, наличие фактора случайности или противодействия .

По степени неопределенности решения бывают:

• решения, принимаемые в условиях определенности (детерминированные)

• решения, принимаемые в условиях риска (стохастические или вероятностные)

• решения принимаемые в условиях неопределенности (недетминированные)

Психологические механизмы, влияющие на принятие управленческих решений

1.      Особенности мышления (творческие способности, логика, скорость мышления, пространственное мышление и пр.);

2.      Мотивация ( степень заинтересованности в принятии тех или иных решений);

3.      Личностные особенности (тревожность, уровень самооценки и пр.);

4.      Деловые качества (ответственность, настойчивость, самостоятельность, коммуникабельность и пр.);

5.      Ценности и установки, лежащие в основе приоритетов, и предрасположенность к конкретным действиям.

6.      Этические принципы, которых придерживается руководитель (справедливость, честность, внимание к людям и пр.)

Реализация решения

• Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления.

• Уровень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет принято теми, кого оно затрагивает.