Документирование ФХЖ и организация первичного учета

1 Сущность документирования как способа первичного наблюдения в БУ

2. Первичные документ как материальные носители информации

2.1 Соотношение понятий «материальный носитель информации» и «первичный документ» для целей БУ.

2.2 Требования к содержанию первичных документов

2.3 Требования к порядку составления первичных документов

2.4 Функции первичных документов

3 Классификация первичных документов.

1.Метод приема осуществления сбора и регистрации данных, подлежащих обработке в системе БУ является документация.

При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение ФХЖ.

В процессе первичного наблюдения описывают ФХЖ, фиксируют и сохраняют полученные данные и передают их для дальнейшей обработки в системе БУ. При этом под ФХЖ понимается любая хоз. операция, событие, явление, которые привели к изменениям в составе актива, капитала, обязательства или деятельности предприятия. Единицей первичного наблюдения является конкретный ФХЖ.

Согласно принципу непрерывности БУ осуществляется непрерывно с момента создания до ликвидации хозяйствующего субъекта. Достигается непрерывное сплошное наблюдение путем документирования.

Документирование – организованный процесс наблюдения, измерения и записи данных об ФХЖ в документах установленной формы.

При осуществлении документирования руководствуются 2-мя законами:

1. ФХЖ подлежат регистрации в обмене, который позволяет осуществлять управленческое влияние на хоз. процессы;

2. Затраты на регистрацию ФХЖ но при каких условиях не должны превышать экономический эффект от управленческих решений, полученных на основании новых данных.

Поэтому документирование ведется не произвольно, а по программе, которая определяется:

- задачами и целями БУ;

- системой обработки и обобщения данных;

- требуемой характеристикой учетной информации.

2.1 Чтобы полученная в процессе первичного наблюдения информация могла храниться, существовать, обрабатываться и передаваться она должна быть зафиксирована.

Материальный предмет или способ с помощью которого зафиксированы данные называют материальным носителем информации.

Информационное сообщение регистрируется и передаются в виде первичных документов, регистрационных приборов, телефаксных сообщений, машинных носителей.

Однако не всякое информационное сообщение и не на всяком материальном носителе является основанием для отражения в БУ.

Бухгалтерским документом считается должным образом составленная и оформленная бумага, которая письменно подтверждает право осуществления и реальный факт осуществления хоз. операции, содержит его характеристики и показатели, которые подлежат отражению в учете.

Наиболее распространённая форма первичного документа – это бумажный носитель информации. Допускаются документы созданные с помощью вычислительной техники.

Порядок создания и составления первичных документов, принятия их и отражение в БУ, а также хранение , регламентируется следующими нормативными актами:

_ст 9 ЗУ «О БУ и Фин. Отчетности»;

- Положения о документальном обеспечении записи в БУ, утвержденным приказом Министерства финансов №88 от 24 мая 1995г.;

- Перечень документов и сроки их хранения, утвержденные главным, архивным управлением Украины.

Согласно названым документам первичные документы составляются в момент совершения операции или сразу после него на бланках типовых форм, утвержденных Госкомитетом по статистике, а также на бланках специализированых форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины, документирование может осуществляется на самостоятельно разработанных бланках с соблюдением требований к их содержанию.

2. Определенный элемент первичного документа называется реквизит.

Независимо от вида и назначения первичные документы для придания им юридической силы и доказательности согласно нормативным документам должна содержать следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- название документа;

- дата и место составления;

- содержание операции и ее объем(количественные показатели операции);ее измерители;

- должности, фамилии и подписи лиц ответственных за разрешение и свершение ФХЖ и составление документа.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

- номер документа;

- название, идентификационный код, адреса, номера текущих счетов в банках, сторон участвующих в операции отраженных в документе;

- основание для совершения операции;

- данные р документе, который удостоверяет личность участников операции;

- номенклатурный номер.

Заполнение в документе всех его реквизитов называется составлением документа, а получение всех разрешительных надписей (резолюций, виз, печатей и штампов) называется его оформлением.

Документ должен быть правильно составленным и оформленным, содержать точно, ясно, без исправлений и искажений полностью записанные показатели и иметь все санкционированные данные(подписи, печати, штампы).

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов форма документа может быть:

- зональной;

- анкетной;

- табельной;

- комбинированной.

Документ зональной формы разграфлен на отдельные зоны, каждый реквизит размещен в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документа.

Анкетная форм предполагает размещение реквизитов в левой стороне документа и размещение их один под другим сверху вниз.

Табельная форма является продолжением зональной. В ней реквизиты расположено по вертикале и горизонтали, с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельною таблицу-матриц.

2. Требования к порядку составления первичных документов:

- первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее совершения.

- записи в документы делается четко, разборчиво, на гос. языке, чернилами черного цвета, пастами шариковых ручек, ч помощью компьютерной техники, без ошибок.

- свободные строки подлежать прочеркиванию.

Допущенные ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), которые созданы вручную, исправляются корректурным способом.

-зачеркивание одной чертой неверных данных и надписи над зачеркнутыми правильных данных, далее ставится надпись «Исправлено», дата и подпись исправившего.

Первичный документ может быть подписан лично либо с использованием штампа, символа, факсимиля.

Состав лиц имеющих право подписывать документы утверждается руководителем предприятия и известен всем участникам хоз. процесса.

Первичные документы подлежат обязательной проверки работниками бухгалтерии , которые принимают их к учету.

Документы, не выдержавшие проверки, не принимаются к учету, а передаются бухгалтеру для принятия решения; которые прошли проверку и были приняты к учету подлежат специальной отметке, которая исключает их повторное использование.

Документы, которые прикладываются к приходным и расходным ордерам, и также документы, которые стали основанием для начисления з/п подлежат обязательному погашению штампом «Получено», «Оплачено».

2. Функции первичных документов

ПД используются и выполняют следующие функции:

1. Руководство и управление хоз. деятельностью.

2. Контрольно-аналитическая – создавая возможность, оперативного контроля за совершения хоз. операции.

3. Текущего анализа хоз.деятельности с установлением тех или иных хоз.нарушений.

4. Информационная

Документ – это зафиксированное определенным образом и зафиксированное на спец. Носителе информационное сообщение, которое свидетельствует, что факт хоз.жизни существует или совершается.

Значение ПД:

1. Главный и наиболее достоверный источник эк. Информации.

2. Является первоисточником дополнительных данных необходимых для выявления резервов.

3. Подтверждает факт свершения хоз. операции.

4. Является основой для отображения хоз.операциии в учете.

5. Обеспечивают точность и достоверность учета данных.

6. Выступают средствами контроля за объектами хоз. и фин. деятельности.

Функции ПД:

Доказательная – бух.документы подтверждают факт осуществления хоз. операции.

Информационная – данные документов используются для получения информации, формирование показателей.

Контрольная – бух.документы дают возможность контролировать хоз. и технологические процессы, работы отдельных лиц фин. операции.

Накопление и хранение данных

Проверка ПД:

1. Формальная проверка – установление полноты и правильности оформления документа, заполнение реквизитов, соответствия подписей лиц, составивших документ, проверка соответствия бланка.

2. Проверка содержания – проверка законности задокументированных операций, логической связи м/у отдельными показателями.

3. Арифметическая проверка – проверка всех арифметических подсчетов и расчетных показателей, которые содержатся в документе.

4. Нормативно-правовая – устанавливает соответствие свершенной операции действующим законом, правилам, требованием уставных документов

Этапы бухой обработки документов:

- талсирование – перевод натуральных и трудовых измерителей в единый денежный измеритель.

- группировка документов - объединения однородных по содержанию и за определенный период ПД в группы, и регистрация их накопительной или группировальной ведомостях для определения и определение общего … по каждой группе.

- расценка – расчет цены (в случае ее отсутствия);

- погашение – проставление на документе отметки о его исполнении путем проставления штампа: «Получено», «Оплачено», «Погашено»;

- контирование документов – определения в документе корреспондирующих счетов (составление бухгалтерских записей) должностных и материально –ответственных лиц (МОЛ).