Minutes Team

Two people in charge of taking note of every intervention without a written plan. In the case of consensus resolutions they could ask the repetition of the agreed ideas or points to be ratified by the Assembly in order to write them properly. Normally, one person takes notes by hand while the other types it (on a computer) in order to be able to contrast both documents if required.

If the Minute Taking Volunteers were directly under the sun or rain, the Logistics team will place two volunteers with umbrellas/sunshades at the back of the interpreters to provide them with proper shadow/shelter.

The main consensus points should be read at the end of the assembly to make them clear.

PROPUESTA- MAPA DE LOCALIZACIÓN PARA LOS EQUIPOS DE DINAMIZACIÓN DE CADA ASAMBLEA

PROPOSAL- LOCATION MAP FOR THE DYNAMISATION TEAMS OF EACH ASSEMBLY

Logística

Su objetivo es organizar el Espacio de la Asamblea previamente a su celebración para hacerlo funcional y eficiente. Será la encargada de acordarlo y delimitarlo (según sus posibilidades) en acuerdo con los demás Equipos. // El espacio de moderación es un rectángulo-perímetro delimitado con tiza (o cinta de color pegada al suelo) frente a las Personas Asamblearias, a modo de “escenario”. Entre éstas (Personas Asamblearias) se dispondrán las TURNOS DE PALABRA lo mejor repartidas y visibles que sea posible entre las personas asistentes. Así, en el espacio de moderación se dispondrán: MODERADORA + ORADORA DE TURNO en el centro, flanqueados por las INTÉRPRETES. //

A su alrededor (procurando en todo momento no tapar con sus movimientos) se encuentran las FACILITADORAS, normalmente en cuclillas o sentadas en el suelo mientras no actúan, y siempre al alcance del EQUIPO ROTATIVO DE MODERACIÓN y COORDINACIÓN DE TURNO DE PALABRA. A un lado del espacio de moderación se sitúan los Portavoces de Comisiones y/o Grupos de Trabajo que intervendrán en las distintas partes del “Orden del día”, al otro lado se habilitará un perímetro para la COORDINACIÓN DE TURNO DE PALABRA, siempre al alcance de las (personas) facilitadoras y lo más alejado del Equipo de ACTAS (siempre cerca del espacio de moderación para poder solicitar una repetición, una síntesis o un texto presentado) para NO distraer su concentración con las conversaciones que se generen antes de cada intervención, facilitando así su labor.

Logistics

Its main goal is to organise the Assembly Space before meetings to make it functional and efficient. It is in charge of establishing and marking the space (according to its possibilities) in agreement with the other teams. The Moderation Space is a rectangle-perimeter marked with chalk (or tape on the floor) facing the Assembly People in the form of a ‘stage’. Speaking order will be distributed amongst the Assembly People as evenly and visible as possible. In the moderation space there will be: MODERATOR+ CURRENT SPEAKER at the centre, flanked by the INTERPRETERS.

Around them (always trying not to cover their movements) there are the FACILITATORS, normally squatting or sitting down on the floor when they are not performing, and always close to the ROTATIVE MODERATION TEAM and SPEAKING TIME COORDINATORS. To one side of the moderation area there are the spokespersons of the commissions and working groups who will talk throughout the different points of the agenda. On the other side there will be a perimeter for the SPEAKING TIME COORDINATION, always at reach of the facilitators and as far as possible from the MINUTES team (always close to the moderation area to be able to ask for a repetition, a synthesis or a presented text) to AVOID distracting them from the conversations generated by each intervention, hence making easier their work.

LENGUAJE SIMBÓLICO ACORDADO PARA LA EXPRESIÓN COLECTIVA DE LA TODA LA ASAMBLEA

AGREED SYMBOLIC LANGUAGE FOR THE COLLECTIVE EXPRESSION OF THE WHOLE ASSEMBLY

Con el fin de agilizar los procesos de expresión colectiva en la Asambleas se han acordado los siguientes gestos corporales para expresar los siguientes factores:

1. APLAUSOS/CONFORMIDAD: Se alzan las manos abiertas moviéndolas sobre las muñecas.

2. DISCONFORMIDAD: Se cruzan los antebrazos formando una especie de X sobre la cabeza.

3. “ESO YA SE HA DICHO”/”TE ESTÁS ENROLLANDO”: Se mueven los brazos haciendo girar las manos sobre sí mismas al modo de petición de “cambio” que se emplean en deportes.

4. “TE ESTÁS ALARGANDO DEMASIADO EN TU INTERVENCIÓN”: Los brazos extendidos en cruz se van cerrando despacio como si fueran unas agujas de reloj que van a encontrarse sobre la cabeza, una vez se unan las palmas de las manos.

5. “NO SE TE ESCUCHA BIEN”: Se señalan las orejas de cada cual o se mueve la mano arriba-abajo para indicar que se “suba el volumen” de voz.

***Se recomienda informar a la Asamblea de éste lenguaje al comienzo de la misma. También se recomienda informar a las asamblearias de la conveniencia de NO expresar los signos de aprobación o disconformidad hasta que la oradora de turno termine su intervención, para no condicionar la misma. Siempre en la medida que sea posible.

In order to speed the processes of collective expression in the Assembly the following body language has been agreed to express different factors:

1. APPLAUSE /CONSENT: Raising the hands open while moving the wrists.

2. DISSATISFACTION: Crossing forearms in an X shape over the head.

3. "IT HAS ALREADY BEEN SAID" / "YOU ARE GOING IN CIRCLES”: Rolling the arms by turning the hands around themselves in a similar way a change is requested in sports.

4. "YOUR SPEECH IS GETTING TOO LONG": Extending the arms in a cross shape slowly closing towards the head and finally joining the palms. Similar to the movement of the hands of a clock.

5. "WE CAN NOT HEAR YOU" Pointing your ears or moving hands from bottom-up indicating to raise their voice.

*** It is recommended informing the Assembly about this symbolic language at the commencement. It is also recommended informing the Assembly People not to use consent and dissatisfaction signs until the end of the speaker’s intervention to avoid conditioning them as far as this is possible.

PAUTAS DE EXPRESIÓN VERBAL COMÚN RECOMENDADAS PARA MODERADORAS Y ORADORAS

RECOMMENDED COMMON VERBAL EXPRESSION GUIDELINES FOR MODERATORS AND SPEAKERS

Emplearemos un “Lenguaje Positivo” evitando enunciados negativos que cierren la posibilidad de seguir debatiendo constructivamente. Es una forma de comunicación menos agresiva y más conciliadora. Es conveniente debatir partiendo de los puntos que unen antes de apoyar a la intervención en los puntos que diferencian.

Ejemplos:

1. “No toques a este perro o te va a morder” puede expresarse como “Presta atención a este perro porque podría morderte, y eso no lo deseamos ninguno de los dos”

2. “Si no llegamos a un consenso en este punto, todo se irá al garete” puede expresarse como “Es importante que lleguemos a consensuar este punto o podríamos llegar a perder fuerza como grupo y eso a nadie le interesa”.

Emplearemos un “Lenguaje Inclusivo” que no haga diferencias de género. Está claro que la costumbre juega malas pasadas pero es conveniente que entre todAs (las personas) nos ayudemos mutuamente en recordar este aspecto.

We will use a “positive language” avoiding negative wording that impede the option of a continued constructive debate. This is a less aggressive and more conciliatory type of communication. It is convenient to start debating from the common points instead of the opposed ones.

Examples:

1. “Do not touch that dog or it will bite you” can be expressed as “Watch out for the dog as it could bite you and neither of us would want that”.

2. “If we do not get to a consensus on that point, everything will be lost” can be expressed as “It is important us reaching a consensus as we are at risk of losing strength as a group and no one of us is interested in that to happen”.

We will use an “Inclusive Language” which does not make gender differentiations. This is particularly important in Spanish as there is a “masculinisation” of the language.

CLAVES PARA LA ELABORACIÓN DE UN “ORDEN DEL DÍA” DINÁMICO KEYS FOR THE CREATION OF A DYNAMIC AGENDA

¿Qué es el “Orden del Día” de una Asamblea? ¿Para qué sirve?

El Orden del Día es el Sumario de los temas que va a tratar la Asamblea. Sirve para no dejar ningún tema importante sin tratar, para mantener un orden en la naturaleza de las intervenciones y para poder calcular más o menos el tiempo que puede durar como máximo cada bloque. Lo redacta y organiza el Equipo de Dinamización y debe quedarle bien claro a la moderadora de turno pues será su guía de contenidos básica. La comisión de dinamización de asambleas en ningún caso valora y decide los contenidos del orden del día, únicamente los ordena en consenso con los representantes de cada comisión y grupo de trabajo que habrá asistido en cada reunión preparatoria.

Es el guión con las líneas fundamentales que van a tratarse en la Asamblea en cuanto a temas a tratar y es conveniente que sea leído al inicio de la Asamblea para mantener informadas a las asistentes-participantes haciéndoles partícipes. Con la experiencia cada asamblea irá mejorando el diseño de este listado atendiendo a los aspectos que considere más o menos importantes.

Recomendamos que al elaborarlo se establezca un tiempo límite de duración de la asamblea en función de los temas a tratar y el número de participantes, si se alarga demasiado perderemos concentración y no será productiva.